Jaarverslag gemeente Leeuwarden
Vermeldenswaardig in dit kader is, dat als gevolg van de invoering van de
productenbegroting/-rekening de methodiek van integrale kostentoerekening is
ingevoerd. Hiertoe is in 1998 voor de gehele gemeentelijke organisatie een uniform
systeem van tijdschrijven ontwikkeld om indirecte kosten aan de producten toe te
rekenen. Tijdschrijven dient binnen de organisatie voorts als middel om goede
planningen te maken en te bewaken.
Daarnaast zijn in het kader van doelmatigheid alle reserves en voorzieningen in 1998
getoetst. Daarbij is bezien of werd voldaan aan beleidsuitgangspunten om een reserve
danwel een voorziening in stand te houden. Over de resultaten van deze
opschoning/toetsing is de gemeenteraad in november 1998 geïnformeerd.
8.1.3 Eagle
In 1998 heeft de werkgroep Eagle belangrijke vorderingen gemaakt met de herinrichting
van het financiële systeem. Hoofddoel van deze herinrichting is te komen tot een
kwalitatief hoogwaardig financieel informatiesysteem, dat dagelijks inzicht kan geven
in de ontwikkeling van de financiële positie van de gemeente overeenkomstig het
principe van de 'permanente balans'.
Het structureren van de gegevensverzameling, het tijdig definiëren van de (financiële)
informatiebehoefte, maar bovenal het frequent, idealiter dagelijks vastleggen van de
financiële gegevens in de administratie, zijn daarvoor absolute randvoorwaarden.
Voorwaarden waaraan in 1998 nog niet konden worden voldaan.
De herinrichtingwerkzaamheden rond Eagle zijn dan ook niet zonder (aanloop)
problemen verlopen. De informatievoorziening liet op onderdelen te wensen over en de
planning van de oplevering van de jaarrekening kon niet worden gehaald. Dit laatste
overigens mede als gevolg van het feit dat voor het eerst een productenrekening moest
worden gemaakt. Bij het verschijnen van de jaarrekening zullen veel van de problemen
opgelost zijn. Belangrijk punt van aandacht blijft evenwel het frequent (dagelijks)
bijwerken van de administratie alsmede het meer toekomstgericht denken en werken,
ook van de financiële medewerkers.
8.1.4 Treasury
In het streven naar een gezonde financiële huishouding is het treasurybeleid ook in 1998
als topprioriteit aangemerkt. Met betrekking tot de inzichtelijkheid van de geldstromen
zijn belangrijke verbeteringen tot stand gekomen. Echter, de gewenste systematische
(maandelijkse) aanleveringen van betrouwbare informatie over de geplande
investeringen is nog steeds niet gerealiseerd.
Met de betrokken diensten zijn afspraken gemaakt hieraan in 1999 te voldoen.
8.2 Organisatie
In de tweede helft van het jaar is het organisatieontwikkelingsproces LIS afgerond. De
eindrapportage wordt in de eerste helft van 1999 uitgebracht. De laatste fase van LIS
betrof het op gang brengen van een gewenste cultuurverandering. Daartoe zijn voor alle
managers een aantal workshops gehouden rondom thema's als besturingsvraagstukken,
integraal management, productverantwoordelijkheid en externe oriëntatie. Alhoewel de
workshops geslaagd mogen worden genoemd, voldoen de effecten daarvan nog niet
geheel aan de verwachting. Het uitgedragen en bediscussieerde gedachtegoed rond de
wijze van management en beheer van de organisatie is in 1998 nog in onvoldoende mate
doorgedrongen tot alle delen van de organisatie. Daaraan zal in 1999 middels ORION
(Organisatie In Ontwikkeling) aansluitend bij de normale dienstactiviteiten, volop
aandacht worden besteed. Het belangrijkste doel van ORION is drieërlei:
V de verdere verbetering van de productbegroting;
V de bevordering van het integraal management;
de ontwikkeling van een meer interactieve stijl van werken.
48
Jaarverslag gemeente Leeuwarden
Voorts is in 1998 een aantal organisatiewijzigingen gerealiseerd of in gang gezet. De
meest in het oog springende hiervan zijn:
de voorbereiding van de verzelfstandiging van RTO;
de voorbereiding van de verzelfstandiging van Sport;
de voorbereiding van de verzelfstandiging van het CBB;
het voornemen om te komen tot verzelfstandiging en fusie van de dienst Stedelijke
Werkvoorziening;
het voornemen om te komen tot verzelfstandiging en fusie van het museum Het
Princessehof en het Fries Museum.
Hiermee wordt invulling gegeven aan de algemene lijn dat waar mogelijk uitvoerende
taken op afstand worden gezet.
Het voornemen om over te gaan tot concentratie van de zgn. middelenfuncties, te
beginnen met P&O, is van cruciaal belang voor de kwaliteitsslag die op deze terreinen
de komende jaren zal worden gemaakt.
Verder is de vorming van de Concernstaf per 1 januari 1998 en het feit dat met name bij
Algemene Zaken hard gewerkt is aan de afronding van een LIS-conforme organisatie,
zeker het vermelden waard.
8.3 Informatie en automatisering
Veel aandacht is in 1998 uitgegaan naar de oplossing van het Millenniumvraagstuk.
Leeuwarden heeft in vergelijking met andere steden relatief vroegtijdig een projectplan
opgesteld en in uitvoering genomen. Zoals het er nu uitziet zijn voor december 1999 de
meest relevante risico's op het terrein van de vitale informatievoorziening opgelost.
Tegelijkertijd is het project EURO gestart, om de overgang van de gulden naar de euro
per 1 januari 2002 zo goed mogelijk te laten verlopen. Ook dit project is zeer
omvangrijk en ingrijpend. Het gaat niet alleen om aanpassing van informatiesystemen,
maar ook om ombouw van apparaten, drukwerk, tarieven etc..
In 1998 is ook een aanvang gemaakt met het 'upgraden' van de
netwerkwerkvoorzieningen, de werkplekapparatuur en de programmatuur. Onder de
werknaam Mi Ka (migratie kantoorautomatisering) wordt een verregaande
standaardisatie van werkplekapparatuur en kantoorsoftware doorgevoerd. Dit project
loopt door tot de zomer van 1999. Door opwaardering van de netwerkvoorziening en
standaardisatie van de werkplekken is het netwerk voorbereid op de toekomstige
ontwikkelingen (zoals internet en de toename van externe data-uitwisseling), is het
beheer aanmerkelijk vereenvoudigd en kan er optimalisatie van het gebruik van het
netwerk plaatsvinden.
Tot slot is gewerkt aan een samenstelling van een 'strategisch informatieoverzicht
waarin in een schema een relatief klein aantal harde kerngegevens is opgenomen die
zicht geven op de 'toestand van de gemeente'. Het gaat daarbij om robuuste gegevens,
veelal ongevoelig voor trends, die de kenmerken van de gemeente weergeven
(inwoners, bedrijvigheid, werkloosheid, verkeer, woningen etc.). Dat overzicht dient ter
ondersteuning van de strategische besluitvorming. Naar verwachting wordt het schema
in de loop van 1999 ter vaststelling aangeboden.
8.4 Personeel
Projectmatig werken blijkt een nuttige en hanteerbare methode om complexe
vraagstukken te lijf te gaan. Om tegemoet te komen aan de toenemende behoefte aan
projectleiders en projectmedewerkers is gemeentebreed een opleiding gestart waaraan
naast eigen talent, ook extern aangetrokken medewerkers hebben deelgenomen.
49
