het bereiken van de gemeentelijke ambities. Immers: Om te kunnen (blijven) sturen, een
netwerkspeler van betekenis te zijn, is steeds meer, kwalitatief hoge, informatie nodig. Om
snel te kunnen reageren en adequate beslissingen te kunnen nemen is het nodig dat
management- en beleidsinformatie makkelijk en snel voor bestuur en management toe
gankelijk is.
Om adequaat projectmatig en wijkgericht te kunnen werken moet informatie over sector
en dienstgrenzen heen door de hele organisatie gedeeld kunnen worden.
Om de dienstverlening aan burgers en bedrijven efficiënter, beter, sneller en goedkoper te
maken worden loketten fysiek en virtueel geïntegreerd (gemeentewinkel, internet). Steeds
meer dienstverlening (het kabinetsbeleid is gericht op 25% in het jaar 2002) zal elektronisch
moeten verlopen, via het internet.
Om dat in de (digitale) frontoffice mogelijk te maken moet er ook in de backoffice (de syste
men die de primaire processen ondersteunen en communicatiesystemen) veel gebeuren.
Integratie, ontsluiting en digitalisering zijn hierbij de komende jaren de drie sleutelwoor
den.
1. Integratie van processen, gegevens (databanken) en systemen
2. Ontsluiting extern van systemen via het internet en ontsluiting intern van informatie
uit die systemen ten behoeve van beleids- en besluitvorming
3. Digitalisering van correspondentie, dossiers, documenten (brieven, formulieren, nota's,
memo's)
De gemeente heeft de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in standaardisatie van de kantoor
automatisering en het netwerk. Hiermee heeft zij voor zichzelf grote kansen tot integratie
en ontsluiting neergelegd. Het komt er nu op aan die kansen te verzilveren. Hiertoe zijn
onontkoombaar aanvullende investeringen noodzakelijk. De backoffice, de systemen die de
primaire processen ondersteunen, is mede door de stand van de techniek tot nu toe, secto
raal ingericht. Dit staat integratie en ontsluiting in de weg en daarmee ook aansluiting van
de gemeente op de netwerk of internetsamenleving.
In i£9s> is een aantal projecten uitgevoerd resp. gestart die tot doel hebben de basis van de
informatie-infrastructuur te verbeteren en projecten die de voorgestelde integratie, ont
sluiting en digitalisering mogelijk moeten maken.
Standaardisatie werkplekken
Alle werkplekken zijn gestandaardiseerd en met elkaar verbonden via een intranet op basis
van Windows NT. Alle medewerkers zijn opgeleid voor het gebruik van de nieuwe Kan-
toor(KA)-software.
Aansluiting van de Raadsleden op het intranet
Alle raadsleden zijn door middel van een z.g. thuisaansluiting aangesloten op het intranet
van de gemeente. Alle raads- en commissiestukken zijn daardoor voor hen online beschik
baar. Door de interne e-mail faciliteiten verloopt de communicatie tussen raadsleden
onderling en met de gemeentelijke organisatie zeer efficiënt. Tevens hebben de raadsleden
toegang tot het Internet.
Internet
Onder de naam "www.leeuwarden.nl" is een project gestart dat moet leiden tot een inter
netsite van de Gemeente Leeuwarden in februari 2000. In eerste instantie wordt gestreefd
naar een basissite waarop zoveel mogelijk informatie over en van de gemeente beschikbaar
JAARVERSLAG 1999 GEMEENTE LEEUWARDEN
54
is. Daartoe worden ook databanken als de raadsinformatiebank en een algemene informa
tiebank in de site geïntegreerd
Het ligt in de bedoeling om na de realisatie van de basissite, deze verder uit te bouwen tot
een virtueel loket waarlangs transactionele dienstverlening plaats kan vinden. Bijvoorbeeld
het aanvragen en afgeven van vergunningen etc. Tevens zullen de mogelijkheden van Inter
net in relatie tot interactieve beleidsontwikkeling onderzocht en waar mogelijk benut gaan
worden, evenals het aansluiten op externe databanken.
Afstemming Bedrijfskritische Systemen
De komende jaren staat de vervanging van de meeste van de grotere bedrijfskritische syste
men (GBA, Belastingen, Sociale Zaken, Financiën, Post en Archief) op de planning. Deze op
handen zijnde vervangingen bieden, mits integraal benaderd, prachtige kansen om een
kwaliteitsslag te maken in integratie en ontsluiting, met andere woorden een vergroting
van de efficiëntie en een verbetering van de dienstverlening. In 1999 is een project gestart
dat de mogelijkheden tot integratie van processen, gegevens, applicaties en informatie in
beeld moet brengen.
Daarnaast hebben twee (overbekende) algemene projecten in 1999 de nodige aandacht en
capaciteit gevraagd:
Millennium
Het Millennium vraagstuk is voortvarend aangepakt en heeft tijdens en na de jaarwisseling
niet tot problemen geleid. Apparatuur, applicaties, netwerken, en databanken zijn gecon
troleerd en getest op de aanwezigheid van de millenniumbug. De z.g. vitale bedrijfsproces
sen, zoals uitkeringen en persoonsadministratie hebben daarbij voorrang gekregen. Een
aantal applicaties is voortijdig vervangen door nieuwe versies. Voor het testen is een eigen
teststraat en zijn testplannen ontwikkeld, die ook gebruikt kunnen worden voor de accep
tatie en implementatie van nieuwe versie van bestaande programmatuur. Tevens is het
beveiligingsvraagstuk van gegevens, applicaties en het netwerk weer opnieuw onder de
aandacht gebracht.
Euro
Er is een integraal projectplan voor de invoering van de Euro per 1 januari 2002 vastgesteld
en in uitvoering genomenOok dit project is zeer omvangrijk en ingrijpend voor de gehe
le organisatie. Het gaat niet alleen om aanpassing van informatiesystemen, maar ook om
ombouw van apparaten, drukwerk, tarieven etc.
Vanwege de organisatiebrede aard van beiden hebben deze projecten veel informatie opge
leverd die goed bruikbaar is als input voor het project Afstemming Bedrijfskritische Syste
men.
DE GEMEENTE ALS BEDRIJF JAARVERSLAG 1 999 GEMEENTE LEEUWARDEN
