Blad 3
De problemen hierbij zijn voornamelijk financieel van aard.
Het standpunt van de VNG is dat de kosten van een externe klachtenvoorziening door
het rijk betaald moet worden, zeker als dit voor gemeenten verplicht wordt. Het
ministerie van Biza vindt dat gemeenten deze kosten zelf moeten betalen.
In een informatieve brief (d.d. 22-1-98) van de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken
aan de Tweede Kamer staat dat zowel de Nationale Ombudsman, de VNG en de
staatssecretaris van mening zijn dat alle gemeenten over een externe klachtenvoorziening
als sluitstuk op de interne klachtenbehandeling behoren te beschikken. Er wordt niet
uitgesloten dat er op termijn een wettelijke plicht tot een externe klachtenvoorziening
komt. Momenteel wordt uitgegaan van een ontwikkeling van onderaf: gemeenten
kunnen en behoren op vrijwillige basis te voorzien in een externe klachtenvoorziening.
Indien na een redelijke termijn blijkt dat er nog gemeenten zijn die geen voorziening
hebben getroffen, dan zal de staatssecretaris zich beraden over de wenselijkheid en
noodzaak van een wettelijke verplichting.
In deze brief worden ook eisen beschreven die aan een externe klachtenvoorziening
gesteld zouden moeten worden. Het gaat hier niet om wettelijk eisen maar om aan te
geven hoe het wenselijk zou zijn volgens de VNG, de Nationale Ombudsman en het
ministerie van Binnenlandse zaken. Dit vraagstuk is nu voorgelegd aan de Commissie
Scheltema (wetgeving Awb) die dit jaar met een advies zal komen. Deze eisen zijn:
a. basis in een wettelijk voorschrift
b. benoeming door een vertegenwoordigend lichaam
c. rechtspositionele onafhankelijkheid
d. benoeming voor een bepaalde duur
e. tussentijds ontslag alleen op bepaalde gronden
f. bevoegdheid een eigen oordeel over de klacht te geven
g. bevoegdheid aanbevelingen te doen
h. bevoegdheid onderzoek te doen op eigen initiatief
i. onderzoeksbevoegdheden vergelijkbaar met die van de Nationale ombudsman
j. voldoende materiele en personele ondersteuning
k. benoeming van de ondersteuning op voordracht van de externe klachtenvoorziening
1. medewerkers van de klachtinstantie dienen niet tevens deel uit te maken van de
ambtelijke ondersteuning van het bestuursorgaan, over wiens gedraging de
klachtinstantie oordeelt.
Met name het laatste punt staat er aan in de weg om de bezwarencommissie tevens als
klachtencommissie te laten fungeren, aangezien de ambtelijke ondersteuning hiervan
deel uit maakt van de ambtelijke ondersteuning van het bestuursorgaan. De aard van een
bezwarenprocedure (bestuurlijke heroverweging) verschilt in haar aard ook duidelijk van
de aard van een klachtenprocedure (eindoordeel over klacht).
4. Beschrijving van de verschillende mogelijkheden
Hieronder volgt een beschrijving van de verschillende mogelijkheden die bestaan voor
de gemeente om te voorzien in een externe klachtvoorziening.
De keuzes zijn: als gemeente zelfstandig voorzien in een externe klachtvoorzieing, met
andere Friese gemeenten gezamenlijk een klachtvoorziening treffen, of aan sluiten bij de
Nationale ombudsman.
Hieronder worden deze opties besproken.
Blad 4
4.a. Aantal te verwachten klachten
Over het aantal te verwachten klachten lopen de ervaringen uiteen van 0,14 per 1.000
inwoners (Nationale ombudsman), 0,36 per 1.000 inwoners (Zeeuwse gemeenten) en
0,79 per 1.000 inwoners (Ombudsvrouw Groningen).
Uitgaande van deze cijfers zal dit voor de gemeente Leeuwarden dan een klachtenaantal
opleveren van globaal minimaal 13 (0,14 x 88)en maximaal 70 (0,79x 88)klachten.
De klachtencommissie zoals die nu functioneert in de gemeente Leeuwarden behandelt 2
a 3 klachten per jaar. In 1999 zijn er in de gemeente Leeuwarden in totaal ongeveer 200
klachten ingediend.
Zoals hierboven al aangegeven, lopen de cijfers van de verschillende instanties nogal
uiteen. De cijfers van de Nationale ombudsman zijn gebaseerd op ervaringen met
meerdere gemeenten vanaf 1 juli 1996. De cijfers van de Ombudsvrouw Groningen zijn
gebaseerd op haar jaarverslag. Een verklaring voor deze uiteenlopende cijfers is niet te
vinden. Uit haar jaarverslag blijkt dat de Ombudsvrouw al snel een klacht in behandeling
neemt terwijl de gemeente deze klacht nog niet eerst intern heeft kunnen behandelen.
Tevens blijkt uit het jaarverslag dat de enkele diensten van de gemeente Groningen zeer
laks met klachten omgaat.
Daarom kan de conclusie getrokken worden dat de te verwachten klachten voor de
gemeente Leeuwarden gemiddeld 20 per jaar zullen zijn. Dit is een schatting, gebaseerd
op de hierboven genoemde cijfers.
Aangezien een externe klachtvoorziening dient als tweede-lijnsvoorziening, is het
redelijk te verwachten dat het aantal externe klachten laag blijft indien de interne
klachtenregeling goed functioneert. Ook de Nationale ombudsman benadrukt het belang
van een goed werkende interne klachtenregeling.
4.b. Zelf een externe klachtvoorziening treffen.
Het hierboven genoemde aantal aantal klachten rechtvaardigt vanuit een kostenoogpunt
niet om een zelf externe klachtvoorziening in het leven te roepen. Tevens zal bij de
externe klachtvoorziening, door het geringe aantal klachten, niet de vereiste
professionaliteit en expertise kunnen worden opgebouwd.
Enkele gemeenten hebben hun onafhankelijke bezwarencommissie bevoegd gemaakt om
ook over klachten te oordelen. Probleem hierbij is echter dat op grond van de
bovengenoemde eisen (onder 1) de ambtelijke ondersteuning van de externe
klachtvoorziening geen deel uit mag maken van de ambtelijke ondersteuning van het
betreffende bestuursorgaan. De secretaris van de commissie mag dan dus niet in dienst
zijn van de gemeente. Als een gemeente hieraan niet voldoet dan wordt deze
mogelijkheid niet als externe klachtvoorziening beschouwd.
4.c. Samen een externe klachtvoorziening treffen met andere Friese gemeenten.
Hierover is in opdracht van het bestuur van de VFG een onzerzoek verricht. In de notitie
wordt uitgegaan van een ombudscommissie. In de bijgaande brief wordt echter de
mogelijkheid van een ombudsman niet uitgesloten, mits een aantal gemeenten zich
hiervoor uitspreekt.
Voordeel van een commissie is dat het als instituut minder kwetsbaar is. Nadeel is echter
de lagere herkenbaarheid. Voor een adequate klachtenbehandeling is immers vereist dat
de klachtvoorziening gezag, professionaliteit en expertise opbouwt. Een
klachtencommissie zal een sterke ondersteuning nodig hebben, bijvoorbeeld voor het
beantwoorden van telefoon, organiseren van zittingen, het maken en verspreiden van
voorlichtingsmateriaal, het geven van voorlichting, het voorbereiden en uitwerken van
adviezen. Hierbij is dan vereist een 'stevige' secretaris. Over het algemeen is het zo dat
een secretaris de commissie draagt. De werkwijze van een commissie is al snel ook
