Blad 18
Daarnaast loopt een aantal andere trajecten, rondom
managementinformatie en telewerken, die in 2001
binnen bestaande middelen zullen worden gerealiseerd.
Post- en archiefsysteem - Invoering Documentair
Informatie Systeem
In 2001 start de invoering van een Documentair
Informatie Systeem (DIS), waarbij de vervanging van
het huidige, verouderde postregistratie systeem en
het digitaal maken van dossiers hoogste prioriteit
krij gen
In dit kader zullen ook maatregelen worden getroffen
om de toenemende stroom van elektronische
communicatie via de website en via e-mail in goede
banen te leiden, zodat voldaan kan worden aan de
wettelijke eisen ten aanzien van archivering en
verantwoording en de gemeente als gevolg van deze
snelle vorm van communiceren geen onaanvaardbare
risico's loopt. Ook het bewaken van
afhandelingtermijnen zal door het DIS ondersteund
worden
Daarnaast wordt, ter voorbereiding op de invoering
van het Centrum voor Werk en Inkomen, aandacht
besteed aan het digitaliseren van de dossiers van de
Sector Sociale Zaken.
Het DIS zal in de loop der jaren uitgebouwd worden
tot een gemeentebreed beheerssysteem voor
registratie, verwerking (workflow) en opslag van alle
inkomende, uitgaande en interne documenten.
De directeur Concernstaf treedt op als opdrachtgever
voor dit project. Invoering van een DIS is een zeer
complex en omvangrijk traject. Het zal 3 tot 4 jaar
bestrij ken
In relatie tot het DIS krijgt het huidige Intranet
van de gemeente een nieuwe impuls, zodat voor de
medewerkers en de raadsleden nieuwe, zeer gewenste,
informatiediensten beschikbaar komen.
Geografisch Informatie Systeem
Binnen het project Leeuwarden Zuid, waarin het
makkelijk en zorgvuldig kunnen uitwisselen van
informatie (digitale tekeningen, plannen,
kaartmateriaal) met de lijnorganisatie en met externe
partners van groot belang is, krijgt een Geografisch
Informatiesysteem (GIS) vorm. Van dit GIS kunnen in
de toekomst ook andere (stadsontwikkelings)projecten
profiteren
6.5 Internet
De in 2000 gelanceerde website van de gemeente zal in
2001 middels een aantal projecten uitbreidingen
krijgen. Hierbij wordt aansluiting gezocht met de
verdere ontwikkeling van de gemeentewinkel en in
Blad 19
verband daarmee weer landelijke projecten zoals
Overheidsloket 2000.
De website heeft conform de ambities in eerste
instantie een informatief karakter gekregen.
Transacties zijn nog niet mogelijk en de
interactiviteit is beperkt tot het kunnen versturen
van een e-mail naar een centrale elektronische
postbus of rechtstreeks naar een raadslid. In 2001
wordt het voor de inwoners van Leeuwarden mogelijk om
een aantal gemeentelijke producten aan te vragen via
de website. Ook zal geëxperimenteerd worden met
interactieve beleidsontwikkeling rondom nog nader
vast te stellen thema's.
6.6 Financiële Informatiesysteem (EAGLE)
Naar de eventuele vervanging van EAGLE, waarvan de
economische levensduur is verstreken, start in 2001
een verkenningsonderzoek. Hierbij wordt tevens
onderzocht of het wenselijk is een nieuw financieel
systeem te integreren met een
(projeetplanningssysteem en/of met een HRMsysteem.
De in het jaar 2000 ontworpen informatiearchitectuur
van de toekomst, waarin duidelijk wordt hoe de
verschillende systemen met elkaar (zouden moeten
gaan) samenhangen, zal hieraan richting geven.
6.7 Managementinformatie
In 2000 is een start gemaakt met het treffen van
voorzieningen (rudimentair datawarehouseom uit de
verschillende bedrijfskritische systemen
geïntegreerde managementinformatie te genereren. In
2001 krijgt dit zijn vervolg. Voor zover op het
moment van opstellen van de begroting is te voorzien,
kan een en ander binnen bestaande middelen worden
gerealiseerd
6.8 Thuis-/telewerken
De in 2000 gestarte pilot thuistelewerken bij de
Dienst Welzijn, waarbij ons intranet via een
internetverbinding ontsloten wordt voor medewerkers
die minimaal twee dagen per week thuis werken, wordt
medio 2001 geëvalueerd. Op basis hiervan zal het
concernbrede beleid ten aanzien van thuiswerkplekken
en telewerken worden ontwikkeld en vastgesteld.
Vooralsnog wordt als uitgangspunt aangehouden dat dit
nieuwe beleid gefinancierd moet worden uit de
besparingen die het inleveren van werkruimte in het
Stadskantoor opleveren.
69 Euro
Het zwaartepunt van de acties om Leeuwarden europroof
te maken ligt in 2001. Verordeningen en tarieven
worden aangepast en vastgesteld, software wordt