Beleid en doelen
Economische pijler
Fysieke pijler
Sociale pijler
In 2001 begint ook een onderzoek naar de vraag hoe de O&l-functie, in de meest brede zin, opti
maal ingevuld kan worden. De huidige praktijk belemmert het streven naar integraal en pro
jectmatig werken
AANPASSINGEN IN DE ORGANISATIE
In vergelijking met voorgaande jaren bleef het aantal organisatorische aanpassingen beperkt. De
nadruk lag op kwaliteitszorg en -verbetering. Deze onderwerpen stonden centraal in het kwali
teitstraject Organisatie In Ontwikkeling. Veel aandacht werd besteed aan verbetering van
bedrijfsvoeringsprocessen.
Het projectmatig werken is de afgelopen jaren sterk toegenomen. Om de voortgang in de ver
schillende projecten te begeleiden en de onderlinge samenhang te versterken is in het verslag
jaar een Projectenbureau gevormd. Dit droeg sterk bij tot een beter overzicht.
Deze en andere processen worden meegenomen in de verdere ontwikkeling van de visie op de
gemeentelijke organisatie in de komende jaren.
Mobiliteitscentrum - Alle activiteiten voor P(ersoneel) en O(rganisatie) zijn ondergebracht bij
het P&O-Advies en het Mobiliteitscentrum binnen de Dienst Algemene Zaken. Deze situatie trad
per 1 januari 2001 formeel in werking als voorloper van de concentratie van Financiën en ICT.
Deze ingrijpende organisatieverandering heeft voor een aantal activiteiten achterstanden ver
oorzaakt, die in de eerste maanden van 2001 worden weggewerkt.
Facilitair bedrijf - Bezinning vond plaats op de gewenste toekomstige ontwikkeling van het faci
litair bedrijf. Doelmatigheid en effectiviteit van de eigen bedrijfsvoering is een eerste eis. Daar
naast draagt een goed functionerend Facilitair Bedrijf bij tot een slagvaardig werkende en open
gemeentelijke organisatie.
Een rode draad in de 'professionalisering' van het Facilitair Bedrijf is dat het accent verschuift
van uitvoerder naar professioneel adviseur in facilitaire diensten. Kwaliteit, flexibiliteit en maat
werk zijn de ijkpunten. Veel diensten zullen niet in eigen beheer worden geleverd als ze met
vergelijkbare kwaliteit en kosten ook in te kopen zijn. De beoogde stroomlijning en herinrich
ting van de organisatie kan in 2004 een efficiency-winst opleveren van 1,25 miljoen gulden.
Het nodige voorwerk is verricht om de nieuwe doelstellingen de komende jaren te kunnen
bereiken.
Uitbesteding salarisadministratie - Vanuit een vergelijkbare overweging is nagegaan of de sala
risadministratie kon worden uitbesteed. Op basis van de ervaringen die tijdens een experiment
zijn opgedaan is in december besloten de salarisverwerking uit te besteden en onder te bren
gen bij een private onderneming.
Gemeentearchief - In het voorjaar werden de gesprekken met provincie en Rijk over samen
werking tussen Ryksargyf, Provinsjale Bibleteek, FLMD en het Gemeentearchief heropend. Dit
leidde in het najaar tot de conclusie dat samenwerking belangrijk blijft, maar dat op dit moment
een totale fusie niet gewenst is. Het Gemeentearchief heeft namelijk een eigen functie als cul
turele voorziening voor Leeuwarden. Deze komt tot uitdrukking in het concept van het Histo
risch Centrum Leeuwarden, de nieuwe benaming voor het Gemeentearchief. Versterking van de
publieksfunctie staat centraal en het bereiken van nieuwe doelgroepen, onder meer via inter
net, wordt nagestreefd. Samenwerking op lokaal gebied vindt al plaats met de gemeentelijke
GEMEENTE LEEUWARDEN IAARVERSLAC 2000
|nl8iding Beleid en doelen Economische pijler Fysieke pijler Sociale pijler
Monumentenzorg en de Historische Vereniging Aed Levwerd. In het verslagjaar is deze koers
voorbereid, waarbij ook de gewenste verbetering van de huisvesting aan de orde kwam.
INFORMATIE EN COMMUNICATIE: ICT
Het jaar begon met grote onzekerheid over de gevolgen van de zogenaamde millenniumbug.
Gelukkig hebben zich niet of nauwelijks problemen voorgedaan. De gemeentelijke bedrijfsvoe
ring is geen moment in gevaar geweest. Dit was vooral te danken aan de voorbereidingen die
in 1998 en 1999 zijn getroffen.
Door deze aanpak van de millenniumproblematiek konden de ICT-voorzieningen en de hieraan
gekoppelde beheersorganisatie sterk worden verbeterd. Mede daardoor heeft de gemeente
Leeuwarden nu een uitstekende basis om de komende jaren in te spelen op allerlei organisa
tie- en ICT-ontwikkelingen.
Vervanging van systemen - Met enkele maanden vertraging is het gelukt om in oktober 2000
over te gaan naar een nieuw geautomatiseerd informatiesysteem voor de Gemeentelijke Basis
Administratie GBA. De vertraging was voornamelijk het gevolg van conversie- en koppelings
problemen.
In verband met de overgang naar de euro wordt het bestaande belastingsysteem vervangen.
Een werkgroep hield zich bezig met de selectie en aanschaf van het nieuwe systeem. Hiervoor
is een uitgebreid bestek opgesteld. Na Europese aanbesteding is voorlopig één aanbieder uit
gezocht.
Aanschaf en invoering van het nieuwe systeem vindt in de loop van 2001 plaats.
Vooruitlopend op de aanschaf en/of ontwikkeling van een Documentair Informatie Systeem
(DIS) is gewerkt aan een programma van eisen en wensen. De verkenning wordt in 2001 afge
rond tot een advies.
In verband met deze verkenning is de vervanging van het systeem voor postregistratie uitgesteld.
Dit systeem is sterk verouderd en het beheer levert problemen op. Daarom zal het met voor
rang worden vervangen.
INFORMATIEVOORZIENING
Op verschillende terreinen is hard gewerkt aan het verbeteren van de informatie voor het mana
gement. Dit was nog vooral gericht op het maken van maandelijkse overzichten met betrekking
tot financiën, personeel en faciliteiten.
Voorbereidingen zijn getroffen voor aanschaf en invoering van een applicatie waarmee het pro
ces van urenplanning en -verantwoording binnen de gemeentelijke organisatie effectiever en
efficiënter kan plaatsvinden. Daartoe is een pakket van eisen samengesteld.
Stuurinformatie - Voor alle doelen in het Meerjaren Ontwikkelingsprogramma zijn indicatoren
geformuleerd en wordt jaarlijks stuurinformatie verzameld in het zogenoemde informatieraster.
De inhoud en leesbaarheid van dit raster is sterk verbeterd.
Als eerste is een 'woningmarktmonitor' opgezet, die informatie voor een van de belangrijkste
bestuurlijke prioriteiten, verbetering en groei van de woningvoorraad, bijhoudt en zichtbaar
maakt.
GEMEENTE LEEUWARDEN
