Het Handboek wordt in 2002 herzien en geactualiseerd. Waar nodig worden beschreven onderdelen en
brieven gewijzigd of geheel vervangen.
Informatie en informatiesystemen
Om goede en betrouwbare rapportages te kunnen leveren is en voor een effectieve wijze van werken is
het noodzakelijk de gegevenshuishouding op peil te hebben.
Deze "huishouding" kan worden onderscheiden in drie elementen:
Gegevens registreren in een geautomatiseerd systeem
Aanvullende gegevens in feitelijke dossier
Financiële gegevens.
In beperkte mate zijn er bij de Gemeente Leeuwarden systemen operationeel, die de mogelijkheid
hebben zaakgegevens snel en correct te genereren.
Er zijn diverse systemen in gebruik bij de individuele sectoren en het gebruik m.b.t. handhavingzaken
is zeer beperkt.
De systemen worden gebruikt ter ondersteuning van het primaire proces van handhaving. Ook
termijnbewaking is hierbij een onderdeel, terwijl procesbegeleiding, en registreren van outputgegevens
ook onderdelen zijn die hierbij horen. Deze systemen zijn niet toepasbaar voor integrale analyse en
gegevensuitwisseling.
Opgemerkt dient te worden dat in de jaarverslagen in geringe mate verslag inzake handhaving wordt
gegeven en dat voor milieu het wettelijk verplichte milieujaarverslag wordt gemaakt.
In het feitelijke dossier dienen alle brieven, foto's, processen-verbaal en interne memo's opgenomen te
zijn, volgens een vaste volgorde. Het dossier en het geautomatiseerde systeem zorgen gezamenlijk
voor het totaal van de beschikbare gegevens.
De financiële gegevens hebben betrekking op ureninzet, opgelegde dwangsommen e.d. en zijn
vastgelegd in het financiële informatiesysteem.
Voor het periodiek in kennis stellen van het bestuur van de bevindingen uit het toezicht is. met
uitzondering voor milieu, nog geen vaste werkwijze ontwikkeld. Incidenteel en afhankelijk van de
"grootte" van de overtreding is wel sprake van ad hoe informatievoorziening. Dit dient echter beter te
worden gestructureerd.
Zoals vermeld wordt er gestreefd om twee per jaar een tussenrapportage handhaving te maken waarin
het college wordt geïnformeerd over handhaving binnen de gemeente. Daarnaast is op een
gedetailleerder niveau managementinformatie nodig. Indien gewenst kunnen vakwethouders
regelmatig - bijvoorbeeld 1 x in de 2 maanden - een rapportage ontvangen met gegevens over hun
beleidsveld.
Wij zullen de gewenste management- en bestuursinformatie vaststellen in overleg met het bestuur en
op basis hiervan onderzoek doen naar de mogelijkheden om dit in een geautomatiseerd systeem op een
snelle en eenvoudige wijze te kunnen genereren. Hierbij dient voorkomen te worden dat zaken 2 keer
in een systeem moeten worden ingevoerd. De informatie uit dit systeem dient zo mogelijk toegankelijk
te zijn voor al het personeel dat betrokken is bij handhaving
Organisatie-audit.
De kwaliteit van de gekozen werkwijze moet gewaarborgd zijn. Het bestuur moet erop aan kunnen dat
de gekozen werkwijze op de juiste wijze geschiedt maar ook op het juiste kwaliteitsniveau.
We willen actief werken aan de bewaking en bevordering van de kwaliteit van de organisatie door
zelfanalyse en door externe toetsing en vergelijking met andere gemeenten. Hiervoor maken we
gebruik van benchmarking (daar waar mogelijk) of collegiale visitatie.
Binnen de Gemeente Leeuwarden wordt gewerkt aan een introductie van het IN K-kwaliteitssysteem
(Instituut Nederlandse Kwaliteit). Handhaving zal daarin opgenomen worden
12
