Blad 10
meer plaats te vinden. De tijdwinst bedraagt hierdoor
zo'n 2 maanden.
b) opstellen communicatieplan
Een belangrijk onderdeel van het proces (en de
startnotitie) is de communicatie. De eventuele aanleg
van een nieuwe weg zal de nodige gevolgen hebben.
Enerzijds voor direct betrokkenen zoals bewoners op en
langs het tracé en gemeenten waar het tracé overheen zou
kunnen gaan, anderzijds voor indirect betrokkenen als
milieuorganisaties en omliggende gemeenten. Reeds bij de
start van het formele proces zal bekend moeten zijn wat
wordt gecommuniceerd, hoe dit plaatsvindt en op welke
momenten dit het beste kan gebeuren. Daarbij zal
onderscheidt gemaakt worden naar verschillende
doelgroepen. Uitgangspunt voor de communicatie is dat
gewerkt zal worden volgens een open plar.proces.
Naast de communicatie die met de feitelij ke aanleg en
studie te maken heeft zal veel belangstelling van
allerlei overheden en dergelijke zijn naar het proces.
Dit omdat het proces (versnelling e.d.),
initiatiefnemerschap, samenwerking met private partijen
en verdeling van kosten en risico's etcetera een unicum
is in Nederland. De resultaten van deze 'pilot' vormen
een belangrijke basis voor het al dan niet vaker
uitvoeren van werken op de 'Leeuwardense' manier. Ook
hier zal in de communicatie apart aandacht moeten worden
besteed.
c) organisatieschema
In een organisatieschema zal duidelijk gemaakt worden
hoe de gehele organisatie van de Randweg is opgebouwd en
hoe deze in verhouding staat tot de rest van de
werkzaamheden in Leeuwarden-Zuid en de relatie met de
staande organisatie. Tevens zullen de relaties tussen de
verschillende actoren inzichtelijk worden gemaakt en
besluitvormingslijnen en besluitvormingsmomenten worden
aangegeven. Dit organisatieschema vormt de basis voor
het gehele proces, tot en met de eventuele aanleg van
een Randweg. Gezien de complexiteit van het geheel zal
het opstellen van een organisatiemodel worden uitbesteed
aan een specialist op dit gebied.
d) risicoanalyse
De gemeente en provincie hebben aangegeven de risico's
van zowel studie als realisatie op zich zullen nemen. Om
inzichtelijk te maken welke risico er exact zijn, hoe
groot de risico's zijn, wat de effecten zijn en hoe de
risico's beheersbaar gemaakt kunnen worden zal een
uitgebreide risicoanalyse gemaakt worden. Deze zal zo
spoedig mogelijk opgestart moeten worden. De
Blad 11
risicoanalyse zal z.s.m. aan de gemeenteraad worden
voorgelegd voor definitieve besluitvorming.
e) Opstellen samenwerkingsovereenkomst met provincie
Om de mondeling gemaakte afspraken met de provincie vast
te leggen zal een samenwerkingsovereenkomst o.i.d.
gesloten moeten worden. Dit document regelt de
onderlinge verhoudingen en verplichtingen voor de duur
van het gehele proces. Uitgangspunten voor de te maken
overeenkomst zijn daarbij dat:
de gemeente is initiatiefnemer;
de gemeente en de provincie dragen ieder 50% van de
kosten en het risico van alle verplichtingen die
worden aangegaan ten behoeve van de problematiek
Rijksweg 31;
de gemeente en provincie dragen zelf de
apparaatskosten die gemaakt moeten worden.
De overeenkomst zal ter goedkeuring aan de gemeenteraad
en het college van GS worden voorgelegd.
Uitgaande van de verwachting dat een formeel besluit
door de ministers in november zal worden genomen, worden
de kosten van de hiervoor beschreven voorbereidende
werkzaamheden geraamd op f 800.000,- 363.024,-). Dit
is inclusief de gemaakte kosten vanaf 19 april
jongstleden. Deze kosten maken onderdeel uit van de
totale planstudiekosten en worden derhalve in eerste
instantie door de gemeente gedekt. Voorgesteld wordt om
ook voor deze kosten een aanspraak te doen op SIOF-
gelden en het Fonds Stadsregio Leeuwarden. Ook deze
kosten zullen bij realisering worden ingebracht in de
totale projectkosten.
ad 10. Mandatering aan burgemeester en wethouders
Voorgesteld wordt om het college van burgemeester en
wethouders te mandateren om namens de gemeente als
initiatiefnemer op te treden in het kader van de
problematiek Rijksweg 31. Dit om interne
besluitvormingsprocedures zo snel mogelijk te kunnen
doorlopen waardoor maximaal tijdwinst kan worden geboekt.
Voorbehoud voor de mandatering is dat binnen de in dit
besluit gereserveerde budgetten niet worden overschreden.
Om inzicht te houden in de voortgang van het proces en de
stand van zaken met betrekken tot financiën zal de
gemeenteraad halfjaarlijks op de hoogte worden gehouden
middels een halfjaarrapportage. IJkpunten voor de
rapportage zijn de maanden juli en december van elk jaar.
