3.3 Risico's gerubriceerd
3.3.1 Interne risico's
Zelfanalyse risico's
Interne risico's
Procesbeheersing
Juridische risico's
Planning control
ICT Informatie en communicatietechnologie
Personeel
Financiële positie
Externe risico's
Economische ontwikkeling
Rijksbeleid
Maatschappelijke ontwikkelingen
Interne risico's vloeien voort uit onvolkomenheden in de beleids- en
bedrijfsvoering van bestuur en ambtelijke organisatie.
Procesbeheersing
Er wordt veel tijd en energie van bestuur en ambtenaren gestoken in het
ontwikkelen van beleid en in het besluitvormingsproces. Daarvoor worden
beleidsnota's geproduceerd, wordt gewerkt aan draagvlak, het openen van
mogelijkheden voor inspraak en het ruimte geven aan procedures. De
feitelijke uitvoering van het beleid is waar het de burgers uiteindelijk om
gaat. Daarom is het van cruciale betekenis om strategisch beleid om te
zetten in programma's en vervolgens programma's te vertalen in uitgewerkte
producten en projecten. De operationele uitvoering vindt vervolgens plaats
in een organisatie die in staat is om de benodigde stappen op de juiste
manier, parallel aan elkaar en in de juiste snelheid af te leggen.
Er wordt naar verhouding te weinig tijd gestoken in de bedrijfsvoering en de
juiste middelenmix, die nodig is voor het realiseren van het nieuwe beleid
waartoe is besloten2.
Uit de inventarisatie wordt duidelijk dat procesbeheersing een zwak
onderdeel in de organisatie is. Door procesbeschrijvingen in de
administratieve organisatie (AO) en door het inbouwen van interne
controlemomenten (IC) kunnen veel risico's worden beheerst.
Uit de zelfanalyse zijn de volgende aandachtsgebieden af te leiden waarop een
sterkere mate van procesbeheersing moet worden toegepast:
2 Deze vaststelling is ook gedaan in het kader een interne doorlichting (2001) van onderdelen
van de organisatie met behulp van het INK-kwaliteitsmodel.
13
Zelfanalyse risico's
Administratieve organisatie en controle
De dienst Algemene Zaken heeft inmiddels diverse onderzoeken gestart
waarvan AO IC deel uitmaken. Het gaat om: treasury, belastingen, facilitair
bedrijf en salarisadministratie3 De risico's in deze processen zijn hoog.
Binnen de dienst Welzijn hebben risico's in AO IC met name te maken met
termijnbewaking van formele behandelingstermijnen bij verschillende processen
en van aanvragen en afrekenen (financiële verantwoording) van
rijksvergoedingen. Risico's die hierdoor ontstaan zijn bijvoorbeeld juridische
procedures, het moeten honoreren van aanvragen (die anders moesten/konden
worden afgewezen) en het niet ontvangen of terug moeten betalen van
rijksvergoedingen.
De dienst Stadsontwikkeling en -beheer signaleert dat voor diverse onderdelen
van de AO IC in het proces van investeringen en grondexploitatie verdere
verbeteringen noodzakelijk zijn. Het uitblijven van deze verbeteringen kan
immers leiden tot kredietoverschrijding, terugvordering of korting van middelen,
juridische procedures, grondverwerving zonder dekking, fiscale risico's en
inkomstenderving. Ook signaleert de dienst in dit verband risico's voor het
product parkeren.
Rampenbestrijding
Om adequaat te kunnen reageren op calamiteiten die zich voor kunnen doen op
het grondgebied van de gemeente is een organisatie voor rampenbestrijding
geformeerd en is een gemeentelijk rampenplan opgesteld (coördinatie: dienst
Algemene Zaken). Dit plan is actueel en jaarlijks wordt twee tot drie keer
geoefend. Op basis van landelijke adviezen, die naar aanleiding van de
gebeurtenissen in Volendam en Enschede zijn uitgebracht, worden de
gemeentelijke draaiboeken nog op onderdelen geactualiseerd.
De tekortkoming die als risico is gesignaleerd schuilt in het ontbreken van
structurele capaciteit bij de diensten Welzijn en Stadsontwikkeling en -beheer
voor het beheer van de deelplannen en draaiboeken. Een voorstel voor
formatieuitbreiding is inmiddels in procedure gebracht.
Hoewel de bedrijfsvoering bij de Brandweer met een beperkte vergroting van de
formatie is verbeterd om gebruiksvergunningen (brandbeveiliging van publieks
ruimten) te verlenen, leidt dit slechts in beperkte mate tot een risico-reductie
omdat nog een substantieel deel van de objecten moet worden gecontroleerd.
Het gaat in Leeuwarden om ongeveer 1350 gebruiksvergunningplichtige
inrichtingen (theaters, tentoonstellingsruimten, horecabedrijven, etc.), die zijn
ingedeeld in vier prioriteiten, zoals het ministerie van Binnenlandse Zaken die
aangeeft. De prioriteitsklassen zijn ingedeeld op basis van het aantal bezoekers.
Van categorie 1 (direct noodzakelijk) is 82% van de vergunningen afgegeven,
het overblijvende deel betreft kantoorgebouwen in verbouw. Van categorie 2
(noodzakelijk) is 70% verleend. Van categorie 3 (zeer gewenst) is 30% van de
vergunningen verleend en voor categorie 4 is nog geen inspanning gepleegd.
In een tussentijdse accountantscontrole is de salarisadministratie getoetst en deze blijkt -
evenals het grondbedrijf - inmiddels op orde te zijn.
14
