Zelfanalyse risico's
Hoewel resultaten ten aanzien van de control van inhoud, proces en financiën
zeker geboekt zijn, moet worden geconstateerd dat dienstcontrollers en
concerncontrollers sterk in beslag worden genomen door dagelijkse
uitvoeringsvraagstukken. Hierdoor krijgt de control onvoldoende aandacht,
waardoor leemten in de organisatie te traag worden opgelost.
De meer dualistische verhouding die in de nieuwe beleidsperiode tussen
gemeenteraad en college gaat ontstaat, verlangt een versterking van het
instrumentarium waarover de gemeenteraad kan beschikken, zowel in zijn
sturende taak (uitspraken doen over de door hem verlangde hoofdrichting) als in
zijn controlerende taak ten aanzien van de uitvoering van het bestuurs-
programma van het college. Dit vraagt een nadere analyse van het
sturingsconcept en onderdelen van de planning controlcyclus.
Informatie- en communicatietechnologie (ICT)
De toepassing van informatie- en communicatietechnologie vormt een
geweldig hulpmiddel en vergroot de productiviteit van de organisatie. Het
heeft in korte tijd een hoge vlucht genomen. Met het benutten van deze
technologie zijn er evenwel nieuwe afhankelijkheden gaan ontstaan,
waardoor opnieuw naar waarborgen moet worden gezocht.
In technische zin zijn al de nodige maatregelen getroffen om b.v. uitval te
voorkomen (stroomvoorziening, uitwijkmogelijkheden). Maar er zijn meer
risico's. Geautomatiseerde gegevensverwerking vergt een juiste en volledige
invoer van basisgegevens, zorg voor gegevensbeheer, voortgangssignalering
(termijnkalender), toegankelijkheid van het systeem, afstemming op andere
programma's. Ook het vraagstuk van beveiliging vraagt bijzondere aandacht.
Bij de dienst Algemene Zaken worden risico's onderkend bij de
postregistratie door onvolkomenheden in registratie en bewaking van de
inkomende post.
Aan de bedrijfsvoering van Sociale Zaken zijn financiële risico's verbonden.
Bij overschrijding van kritische grenswaarden van het rijk kunnen boetes
worden opgelegd. Onderkend wordt dat grenswaardenoverschrijding dreigt
vanwege productieverlies en kwaliteitsterugval bij de implementatie van een
nieuw softwaresysteem, de invoering van de Euro en doorvoeren van een
reorganisatie.
De dienst Stadsontwikkeling en -beheer onderkent een aantal risico's ten
aanzien van ICT binnen de projectorganisatie (systematiek van het huidige
financiële systeem versus behoefte vanuit de projectorganisatie) en bij
diverse andere bedrijfsprocessen.
Personeel
Kwantitatieve bezetting
Het management signaleert dat er in aantal sectoren te weinig personeel is
en dat de werkdruk te hoog is (ziekteverzuim). In de werkplanningen op
individueel-, sector- en dienstniveau is het nodig een nadrukkelijke relatie te
Zelfanalyse risico's
leggen tussen de ambities en de beschikbare menskracht. Op dit moment
gebeurt dit onvoldoende.
Bij de afhandeling van bezwaarschriften bij Algemene Zaken wordt een knelpunt
in de verwerkingscapaciteit geconstateerd. Het werkaanbod is dusdanig hoog,
dat spanning blijft bestaan. Het met voldoen aan wettelijke afhandelingtermijnen
brengt risico's met zich mee. De reorganisatie van de bedrijfsvoering van de
dienst Welzijn moet bijdragen aan het onderdrukken van het risico van de
kwantitatieve bezetting in relatie tot de hoeveelheid taken en de kwetsbaarheid.
De werkdruk wordt over het algemeen als 'te hoog' ervaren. Bij de sector
Sociale Zaken is het ziekteverzuim hoog, waardoor het werkproces stagneert.
Binnen de dienst Stadsontwikkeling en -beheer is als risico aangegeven dat
door werkdruk en personeelstekort de zorgvuldigheid van het werk in gevaar
kan komen.
Kwalitatieve bezetting
De ontwikkeling van de regisserende overheid in een snel veranderende
omgeving stelt andere eisen aan de kwaliteit van onze medewerkers. Het
gaat nu om externe oriëntatie, samenwerking met partners, integraal en
vraag georiënteerd werken. In de huidige organisatie zijn de vereiste
competenties nog onvoldoende aanwezig of ontwikkeld. Ook zijn er in de
organisatie een aantal kwetsbare éénmansfuncties.
Bij de bedoelde eenmansfuncties zoals in het geval van treasury, belastingen
(één applicatiebeheerder, één fiscaal jurist)5, verzekeringen, leerplichtregister
(één applicatiebeheerder) zit de kwetsbaarheid, vooral voor juridische kennis,
vaak in één persoon. Wanneer deze persoon uitvalt, ontstaan hoge kosten voor
tijdelijke inhuur. De dienst Stadsontwikkeling en -beheer heeft diverse
kwetsbare functies en/of specialismen aangegeven, zoals de regiefunctionaris
afval en op het gebied van geluid en energie. Deze kwetsbare functies kunnen
in geval van ziekte of uitval leiden tot een onzorgvuldige uitvoering van de
werkzaamheden of een onjuiste besluitvorming, omdat de kennis te veel in één
persoon is geconcentreerd.
Gemeentebreed wordt inhuur van derden als risicovol benoemd. Betrokkenheid
en verantwoordelijkheid van de eigen organisatie kan hierdoor verminderen. Als
risico wordt onvoldoende interactie tussen met externen bemenste project
organisatie en de lijnorganisatie aangegeven. Dit risico kan leiden tot een
ondoelmatig procesverloop.
Tot slot kan worden vastgesteld dat een geactualiseerd (concernbreed) beleid
op het terrein van integriteit ontbreekt. Gelet op het grotere verloop in het
personeelsbestand de afgelopen jaren, neemt de behoefte aan een vastgelegd
integriteitsbeleid toe.
5 Inmiddels zijn beide functies naar 2 fte's opgehoogd.
18
