4.4 Externe doorlichting
Zelfanalyse risico's
Het college is opdrachtgever voor het verbeteringstraject. De
eindverantwoordelijkheid berust bij een stuurgroep, die bestaat uit de
directieleden, een interne projectleider en een externe adviseur. De stuurgroep
is opdrachtnemer en is verantwoordelijk voor de voortgang van het traject. De
stuurgroep stuurt twee projectgroepen aan.
De eerste projectgroep wordt gevormd door de concern- en dienstcontrollers. De
leiding komt te berusten bij een nog aan te stellen interne projectleider. Hieraan
wordt als procesbegeleider een externe adviseur toegevoegd die met name
beschikt over deskundigheid op het gebied van risicomanagement. De
projectgroep zorgt voor de uitvoering van het programma, introduceert het
risicomanagement in de staande organisatie zoals hiervoor is geschetst en
draagt er zorg voor dat als eerste de actiepunten ter hand worden genomen die
prioriteit hebben gekregen. Als taken gelden verder:
leveren van een inhoudelijke bijdrage gericht op de kwaliteit van
verbeteringsvoorstellen en de planning,
toetsen aanvaardbaarheid van het tijdstip van effectuering van maatregelen
toetsen effectiviteit van voorgestelde maatregelen
tezamen met de sectoren implementeren en evalueren verbetervoorstellen
doen van voorstellen met betrekking tot de in te zetten capaciteit.
De implementatie is een sectorverantwoordelijkheid. De sector wordt hierbij
ondersteund en begeleid door de projectgroep. Het projectteam momtort de
daadwerkelijke invoering van de maatregelen. Controle en actualisatie van de
administratieve organisatie is een structurele aangelegenheid voor de
controllers.
Er wordt tweemaandelijks gerapporteerd aan de directieraad, het college van B.
en W. en de raadscommissie Bestuur en Middelen.
De tweede projectgroep zal worden aangestuurd door een extern adviseur, de
samenstelling daarvan moet nog nader bepaald worden. De taken van deze
projectgroep bestaan uit het ten uitvoer brengen van de in paragraaf 4.4
genoemde audits.
Voor enkele risicogebieden stellen wij voor een externe toetsing van de risico
inventarisatie te doen plaatsvinden en wel voor de volgende onderdelen:
Grondexploitatie en de daarmee verbonden projecten
De grootste investeringsbedragen gaan de komende jaren om in de
grondexploitatie en de daarbijbehorende projecten. Hiermee worden zowel de
projecten die door de gemeente zelf worden uitgevoerd bedoeld, als de
projecten die in "publiek-private-samenwerking" (de zgn. PPS-constructies)
worden uitgevoerd. Het betreft in het algemeen projecten die zich uitstrekken
over een langere tijdsperiode.
25
Zelfanalyse risico's
De kans dat zich daarbij na verloop van tijd afwijkingen gaan voordoen ten
opzichte van de voorgenomen planning is groot. Markten zijn voortdurend in
beweging. Dit betekent dat hoge eisen worden gesteld aan de interne
organisatie ter beheersing van de projecten en ter monitoring van economische
en marktontwikkelingen. Hoewel voor belangrijke grote projecten met een hoog
risicoprofiel reeds een 'second opinion' wordt gevraagd bij een extern adviseur,
lijkt gezien het omvangrijke karakter van de risico's in deze processen van
belang om externe doorlichting aan te bevelen.
Belastingen
Bekend is dat de risico's bij het team Belastingen zeer ernstig en acuut zijn. Uit
externe onderzoeken door PriceWaterhouseCoopers en bureau Monsma zijn
een aantal verbeterpunten voortgekomen. Gezien het grote financiële belang dat
met het goed functioneren van het team gemoeid is, zijn we er voorstander van
om extern te toetsen of de verbetermaatregelen goed zijn ingevoerd en
doorgevoerd Tevens zal nagegaan moeten worden of de organisatie rond
heffingen en belastingen die door andere sectoren uitgevoerd wordt aan de
eisen voldoet.
Regiefunctie
Het gemeentelijk beleid is gericht op het waar mogelijk op afstand plaatsen van
de uitvoering. Dit betekent dat de directe mogelijkheden van de gemeente om te
sturen en in te grijpen van karakter verandert. Het is van groot belang de
regiefunctie goed te definiëren. De regiefunctie betreft niet alleen het
ontwikkelen van beleid, maar ook controle op de uitvoering, contractbeheer, enz.
Formeel blijft de verantwoordelijkheid voor de uitvoering bij de gemeente Uit de
inventarisaties komt naar voren dat de risico's op dit gebied in potentie ernstig
van aard kunnen zijn. Gelet op het gemeentelijk beleid en toekomstige
ontwikkelingen stellen wij voor de invulling van de regiefunctie bij diverse
organisaties en/of instellingen met een verschillende juridische structuur door te
lichten (bv. in de vorm van een BV, Stichting, Bestuurscommissie), en de
uitkomsten en aanbevelingen als voorbeeld te laten dienen voor andere
soortgelijke projecten.
Juridische audit
Gebrek aan juridische kennis komt op meerdere plaatsen naar voren in de
inventarisatie. De risico's zijn in potentie aanwezig, en kunnen ernstige gevolgen
hebben. Dit bevestigt het eerder genomen besluit tot het uitvoeren van juridische
audits in het kader van de invoering van een juridisch kwaliteitszorgsysteem. De
uitvoering van dit project is opgeschort en ingebracht in dit onderzoek.
Juridische kwaliteitszorg vereist nadere aandacht. Hiermee kan gestart worden
door de processen bij de hiervoor genoemde aandachtspunten aan een
juridische audit te onderwerpen. Verbeteringsvoorstellen met betrekking tot de
overige gemelde processen waarin juridische risico's schuilen worden aan het
projectteam Risicomanagement voorgelegd.
26
