Inleiding
In deze werknotitie /al Boer Croon een reactie geven op de nota
'hoeus op risieoC Opmerkingen uit de bijeenkomst met College en
ambtelijke leiding \an 14 november /uilen hierbij tevens betrokken
worden. De nota "Focus op risico's" is de neerslag van de opdracht
van het College aan de gemeentesecretaris om een bredere
inventarisatie naar risicogebieden binnen de organisatie op te zetten.
Dit naar aanleiding van de kwestie met de onroerend/aakbelasting.
Hike directeur heelt aan de hand van een format de risico's binnen de
eigen dienst in beeld gebracht.
De doelstelling van het onderzoek is het in/iehtelijk krijgen van de
majeure risico's in het apparaat alsmede goed te implementeren
voorstellen tot verbetering van de kwaliteit van de ambtelijke
organisatie in brede zin.
De rol van Boer Croon is hierbij beperkt gebleven tot het
ondersteunen van de concerncontroller bij de formulering van
aanvullende vragen en het opstellen van een bondige werknotitie.
Zoals afgesproken /al hierin aandacht besteed worden aan een
analyse van de resultaten en aan de aanbevelingen voor de verdere
voortgang van het onderzoek.
Hen aantal van on/e opmerkingen is ook reeds aan bod geweest in de
bovengenoemde bijeenkomst.
1. Commentaar op de nota 'focus op risico's'
Hr heeft een grondig zoekproces plaatsgevonden naar de risico's
binnen de Gemeente Leeuwarden. Dit heeft geleid tot een niet-
geeategoriseerd totaaloverzicht van mogelijke risico's. Over de
volledigheid van de door het ambtelijk apparaat geconstateerde
risico's kan Boer Croon geen oordeel geven. Bij de aanpak van het
onderzoek is niet gekozen voor het op basis van feitelijke en
gewenste output van het apparaat (voor burgers en voor politiek
bestuur) bepalen van de mogelijke risico's. Hr is geen gebruik
gemaakt van een helder toetsingskader, noch is gekozen voor
duidelijke criteria om tot een oordeel te komen over de ernst van het
risico. Dit leidt tot de constatering dat op basis van de inventarisatie
veel risicogebieden zijn ontdekt, maar of de lijst volledig is en of het
gaat over majeure risico's is niet vast te stellen.
BOERe CROON
Hr is niet gekozen voor een organisatiebrede aanpak waarbij
mogelijke.risicogebieden in relatie worden gebracht met de
strategische uitgangspunten van de Gemeente Leeuwarden als geheel.
De sectorgewij/e aanpak, waarbij elk seetorhoold/directeur op zijn
eigen manier inventariseert, leidt tot eigen inschattingen en
conclusies. De geïnventariseerde risico's zijn moeilijk in verband te
brengen met een ambtelijke strategie als uitwerking van een politiek
programma. Bij gebrek aan een duidelijke ambtelijke strategie
constateren wij gebrek aan samenhang, pnoriieringen en focus in
keu/e en werkwijze.
Als voorbeeld kan hierbij gedacht worden aan de investeringen in een
stadsvernieuwingsproject. waarbij alleen beoordeeld wordt dat
financiële risico's in het spel zijn Alle daarmee samenhangende
risico's op het gebied van welzijn, volkshuisvesting en economische
zaken komen niet in beeld.
Er is al met al sprake van onvoldoende samenhang en eenduidigheid
doordat de inventarisatie van de risico s binnen elke dienst
afzonderlijk is gedaan. Tevens is voorafgaand aan het onderzoek niet
gekozen vooreen categorisering of prioniering. Hierdoor zijn
resultaten moeilijk te vergelijken
Voor bijna alle risico's die geïnventariseerd zijn blijkt men de
verbetering v an de administratieve organisatie en tie interne control
als belangrijkste oplossing te zien In het onderzoek is niet gekeken
naar de werkprocessen en eventuele knelpunten die in schakels
(overdrachtsmomenten tussen medewerkers, seetoren. diensten) van
de werkprocessen zitten. De inventarisatiefase is te snel gevolgd door
het zoeken van oplossingen van problemen zonder dat een integrale
en volledige analyse van de resultaten heeft plaatsgevonden. Goede
'control' op werkprocessen betekent:
Hen volledige beschrijving van werkprocessen dwars door
sectoren en diensten heen
Het definiëren van de wijze van overdracht tussen de schakels
Het bewaken van de doorlooptijden en doelmatigheid
De tijdigheid en kwaliteit van de bijdragen aan de schakels
De mate van effectiviteit, gerelateerd aan politieke
doelstellingen
BOE Re" CROON
Toevalstreffers
Een grondig zoekproces
naar risico 's geeft geen
garantie voor volledigheid
De risico 's zijn moeilijk
in verhand te brengen
met een ambtelijke
strategie als uitwerking
van een politiek
programma
Fragmentatie
Instrumentele oplossing
Voor een goede 'control
op werkprocessen is
meer nodig dan admini
stratieve organisatie en
'financial control'
