ïemeente eeuwarden
Oldehoofsterkerkhof 2
Postbus 21000
8900 JA Leeuwarden
Telefoon 058 233 88 33
Aanschaf Documentair Informatie- en Workflowmanagement-
systeem (DIS WFM-systeem)
Bijlage nr. 26
Aan de gemeenteraad.
Inleiding
De gemeente Leeuwarden heeft PriceWaterhouseCoopers (PWC)
een verkennend onderzoek uit laten voeren naar een
gemeentebreed Documentair Informatiesysteem (DIS)Het
eindrapport van dit onderzoek is samen met de Startnotitie
DIS op 3 april 2001 door het college van burgemeester en
wethouders vastgesteld. Met de vaststelling van deze
notitie heeft het college ingestemd met het voorgestelde
plan van aanpak om te komen tot de selectie en implemen
tatie van een systeem voor documentaire informatie (DIS) en
werkstroombesturing (workflowraanagement of WFM) voor de
gemeente Leeuwarden.
Hiertoe heeft het college op 4 september 2001 het project
plan "selectie en le implementatie Documentair informatie-
en workflowmanagement-systeem DIS/WFM-systeem)
vastgesteld
In deze raadsbrief treft u achtereenvolgens aan:
Reden voor aanschaf DIS/WFM-systeem;
verloop en uitkomst Europees aanbestedingstraject;
overzicht van de kosten en het dekkingsvoorstel
Reden voor aanschaf van een DIS/WFM-systeem
Een Documentair Informatie Systeem is een systeem dat het
mogelijk maakt om documenten en gegevens over documenten
digitaal vast te leggen, te bewerken, te raadplegen en op
zodanige wijze te beheren dat er een logische structuur
tussen de documenten kan worden opgezet en onderhouden.
Een systeem voor werkstroombesturing of workflowmanagement
(WFM) biedt ondersteuning bij het inrichten, besturen en
bewaken van handmatige en/of geautomatiseerde (werk)proces
sen en de daarbijbehorende taken.
De invoering van een DIS is een noodzakelijke randvoor
waarde voor het op grote schaal en gestructureerd beschik
baar stellen van informatie aan zowel interne als externe
partijen door middel van internet- en/of intranettoepas-
singen (elektronische overheid)Ook biedt zowel een DIS
als een WFM-systeem diverse mogelijkheden om te komen tot
verbetering op het gebied van effectiviteit, efficiency,
kwaliteit en klantvriendelijkheid van gemeentelijke
processen.
Sjoch dizze stêd; sjoch wat der rirnom bart - It aide spegelet him yn wat de takomst hat - Piter Terpstra
13
