Blad 2
Het geselecteerde DIS en WFM-systeem zal als een generieke,
infrastructurele voorziening worden geïmplementeerd. Als
onderdeel van het project zullen een tweetal concrete
toepassingen worden gerealiseerd, te weten:
1. digitaliseren en verbeteren van het beleidsbesluit
vormingsproces (van het opstellen van nota's tot en met
het doorlopen van het besluitvormingstraject);
2. digitaal archiveren en beschikbaar stellen van facturen
Het daarna op grotere schaal gebruiken van de generieke,
infrastructurele voorziening zal door middel van toepas
singen, gedragen en geïnitieerd vanuit de verschillende
diensten, moeten leiden tot het verder realiseren van de
beoogde verbeteringen en voordelen.
Verloop en uitkomst Europees aanbestedingstraject
Met inachtneming van alle daarvoor geldende procedure
voorschriften en het opgestelde programma van eisen, is in
september 2001 overgegaan tot openbare Europese
Aanbesteding. Er zijn in totaal 8 aanbiedingen ontvangen.
Omdat een zorgvuldige afweging op prijsstelling in de
eerste ronde niet mogelijk bleek, is besloten om op dit
punt af te wijken van de procedure. Het aantal te selec
teren leveranciers voor de tweede ronde is uitgebreid van
drie naar vijf. Tevens is de tweede ronde, naast een
praktische beoordeling, gebruikt om van de geselecteerde
leveranciers nadere informatie te verzamelen over de
aannames en gehanteerde uitgangspunten bij de prijsstelling
om zo alsnog een zorgvuldige afweging op dit punt mogelijk
te maken.
Genoemde wijzigingen zijn doorgevoerd met in achtneming van
de belangen van alle betrokken partijen en de procedure
voorschriften aangaande Europese aanbestedingen.
Na zowel de theoretische als de praktische beoordeling is
uiteindelijk de keuze van de samengestelde beoordelings
commissie en het programmamanagement DIS gevallen op de
aanbieding van de firma Circle Software Group BV.
Doorslaggevend voor deze keuze waren de geboden functiona
liteit, de toekomstvastheid en mate van integratie van de
aangeboden producten, het vertrouwen in de leverancier, de
prijs/kwaliteit verhouding, de onderkende risico's en de in
aansluiting daarop geboden garanties.
Blad 3
Kosten
Investerinq
De aanschaf en invoering van het nieuwe DIS/WFM-systeem
vragen in het eerste jaar een totale investering van
882.611,- inclBTW.
Dit bedrag is als volgt opgebouwd:
Investering
Aanschafkosten software
337.365
Apparatuur
102.101
Projectkosten
353.062
Projectleiding
75.328
Opleiding
24.948
Korting
- 19.980
Totale investering 872.824
Specificatie aanschaf programmatuur en apparatuur:
aanschafkosten software betreffen licentiekosten
DIS/WFM-systeem ad 333.200,- en 1 scanstation ad
4.165,-;
apparatuur betreft server, opslagcapaciteit ad
90.756,- en 1 scanapparaat ad 11.345,-.
Specificatie projectkosten:
De projectkosten ad 353.062,- betreffen diensten van de
leverancier, te weten consultancy, projectbegeleiding,
realiseren implementatieprojecten, installeren DIS en WFM-
systeem, analyse en hulp bij de bouw van het procesmodel
beleidsbesluitvormingsproces, integratie agendering en
publicatie in procesmodel, testen en conversie informatie
uit ons huidige RIS.
Jaarlijkse exploitatielast
De totale jaarlijkse exploitatielast van de investering
bedraagt 337.240,-. Dit bedrag is als volgt opgebouwd:
Jaarlijkse exploitatielast
Afschrijving 20%
174.565
Rente 5,5%
48.005
Onderhoud
55.679
Informatie/applicatiebeheer
45.378
Werkplekkosten
13.613
Totale exploitatie
337.240
