HOOFDSTUK 6
COMMUNICATIE
BIJLAGE: TIJDPAD BESLUITVORMING
6.1 Rapportage
De inhoud wordt bepaald door de stand van zaken betreffende de ontwikkeling en de
implementatie van de Zorgmonitor. Tevens wordt de kwaliteit van het project in de rapportages
aan de orde gesteld aan de hand van de volgende criteria:
tijdige oplevering van de producten;
verloop van het proces;
budgetbeheer;
satisfactie van de leden van de projectgroep en werkgroepen (schriftelijke evaluatie);
satisfactie van de gebruikers van de Zorgmonitor (schriftelijke evaluatie).
6.2 Frequentie projectrapportage
Een tussenrapport verschijnt aan het eind van iedere projectfase, tevens aan het eind van een
schooljaar.
6.3 Communicatie-en overlegstructuur
De projectgroep komt in principe op de eerste en derde dinsdag van de maand bijeen. Mevrouw
J.J. van der Kamp functioneert als vast aanspreekpunt voor de gemeente. De schriftelijke
informatieverspreiding verloopt via de gemeente. De gemeente zorgt voor de dossiervorming.
Pers en publicaties verlopen via de aanspreekpersonen op de gemeente. Driemaal per jaar
verschijnt een nieuwsbrief namens de projectgroep. De verslagen van de werkgroepen,
projectgroep en bestuurlijke regiegroep liggen ter inzage in het projectdossier. Tenminste
eenmaal per jaar vindt een informatieve bijeenkomst voor alle betrokkenen plaats. Er wordt
zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de mogelijk informatie mondeling over te brengen.
Hierbij wordt aangesloten bij bestaande overlegvormen en communicatiekanalen. De leden van
de projectgroep hebben hierbij een sleutel- en ontsluitende rol
26
Fase
Product
Wie
Welk besluit
Datum
Oriëntatie-
Fase
Projectplan
en project
organisatie
Projectgroep
Besturenoverleg
College
Voorstel naar
besturenoverleg
ter advisering
aan het College.
College neemt
besluit
13 november 2001
27 november 2001
februari 2002
Voorberei
dingsfase
Concept-
zorgmonitor
Invoerings-
niodule
Projectgroep
Besturenoverleg
Rapportage naar
besturenoverleg
12 maart 2002
9 april 2002
Experimen
teerfase
Bijgestelde
zorgmonitor
en Invoerings
module
Projectgroep
Besturenoverleg
College
Voorstel naar
besturenoverleg
ter advisering
aan het College
College neemt
besluit
September 2002
24 september 2002
oktober 2002
Implemen
tatiefase
Bijgestelde
zorgmonitor
en Invoerings
module
Projectgroep
Besturenoverleg
College
Voorstel naar
besturenoverleg
Voorgenomen
besluit naar
college
College neemt
besluit
Borgings-
fase
Definitieve
Zorgmonitor
Projectgroep
Besturenoverleg
College
Voorstel naar
besturenoverleg
Voorgenomen
besluit naar
college
College neemt
besluit
Het tijdpad voor de fasen na de experimenteerfase wordt medio 2002 v astgesteld.
27
