Blad 2
minder aandacht besteed aan de versterking van de
ambtelijke organisatie en de bedrijfsvoering. Door het
vinden van een nieuwe balans moet dit risico worden
teruggebracht tot een aanvaardbaar en vastgesteld niveau.
Inhoud
Voor de feitelijke inventarisatie van risicogebieden, de
analyse en de voorstelde aanpak verwijzen wij u naar de
inhoud van het rapport. Daarin is een voorstel uitgewerkt
(hoofdstuk 4) om aan de hand van categorisering en weging
van de risico's een prioritering door te voeren. Verder
stellen wij voor om het beheersen van risico's op een
herkenbare wijze te verankeren in de gemeentelijke
organisatie en - om een versnelling in de aanpak door te
voeren - een project-organisatie in te stellen die wordt
aangevuld met externe know-how op het gebied van risico
management. Bovendien vinden wij het van belang om een
'second opinion' te verkrijgen over de risico
inventarisatie en externe doorlichting van enkele bedrijfs
voeringsprocessen. De volgende processen zullen daarom,
overeenkomstig de zelfanalyse, extern worden doorgelicht:
grondexploitatie en de daarmee verbonden projecten;
belastingen;
regiefunctie in het kader van het op afstand plaatsen
van de uitvoering;
juridische audit.
Daarnaast wordt voorgesteld, gezien de ontwikkelingen in de
bouwwereld, ook de het proces rond aanbestedingen
(inclusief integriteit) aan een externe audit te
onderwerpen
In de eerste helft van volgend jaar zullen de uitkomsten en
het vervolgtraject worden vervat in een plan van aanpak en
ter besluitvorming aan u worden voorgelegd.
In de aansturing van deze activiteiten van de project
organisatie is voorzien door het instellen van een
stuurgroep waarin de directie zitting neemt. De stuurgroep
is verantwoordelijk voor de voortgang van het programma. De
projectgroep zorgt voor de uitvoering van het programma,
introduceert het risicomanagement in de staande organisatie
en draagt er zorg voor dat als eerste de actiepunten ter
hand worden genomen die prioriteit hebben gekregen. Over de
resultaten van de projectorganisatie en de daaruit
voortvloeiende verbeteringsvoorstellen zullen wij de
commissie Bestuur en Middelen periodiek informeren.
Vervolg
Met het oog op toekomstige en reeds in gang gezette
organisatieontwikkelingen blijven wij inzetten op de
vernieuwing en verbetering van de gemeentelijke
organisatie. Door de dualisering in het lokaal bestuur
zullen de rollen tussen de bestuurslagen in de komende
Blad 3
beleidsperiode ingrijpend gaan veranderen, waarmee het
managementconcept en het besturingsmodel in een ander licht
komen te staan. Over de doorwerking hiervan willen wij in
het voorjaar van 2002 nadere voorstellen aan uw raad
voorleggen
Communicatie
De afgelopen periode heeft uitgewezen dat de vele
veranderingen en verbeteringen die in de gemeentelijke
organisatie hebben plaatsgevonden niet door alle geledingen
in het apparaat op dezelfde wijze zijn gevolgd en
dienovereenkomstig worden beleefd. Daarom zal er in het
vervolg nog sterker moeten worden ingezet op communicatie
en informatie teneinde het draagvlak voor veranderingen te
verbreden, de motivatie te verhogen en om risicobewustzijn
in alle geledingen tot stand te brengen.
Financiën
De externe en interne kosten in de tweede fase worden
geraamd op respectievelijk 190.995,- en 255.000,-. Voor
de externe kosten wordt voorgesteld een bedrag van
105.000,- ten laste te brengen van het de post
"juridische kaders en kwaliteitszorg" en het bedrag van
85.995,- alsmede de interne kosten te dekken door
herallocatie van middelen dan wel herprioritering van
taken
Tot slot
Onder vermelding dat de commissie Bestuur en Middelen om
advies is gevraagd en deze u in haar vergadering van 14
januari 2002 heeft geadviseerd in te stemmen met ons
voorstel, stellen wij u voor te besluiten overeenkomstig
bijgevoegd conceptbesluit.
Leeuwarden, 15 januari 2002.
Burgemeester en wethouders van Leeuwarden,
M. de Boer, burgemeester,
dr. A.J. Hofman, secretaris.
