De gemeente als bedrijf
Inleiding
Terugblik
Economische pijler
Fysieke pijler
Sociale pijler
6.1 Algemeen
De gemeente wil een transparante en slagvaardige organisatie worden, die in staat is adequaat en snel in te springen
op ontwikkelingen in de omgeving en die herkenbaar is voor burgers en bedrijven. Daarnaast is een gezonde financië
le gemeentelijke huishouding van belang, onder gelijktijdige realisatie van lastenbeheersing.
Het jaar 2001 heeft aangetoond hoe belangrijk het is om als organisatie de bedrijfsvoering op orde te hebben. Voor de
burger zijn dit de minder zichtbare aspecten van de gemeente, maar daarom zijn ze niet minder essentieel. Naar aan
leiding van een aantal gebeurtenissen in 2001 is een interne risicoanalyse gestart, die verbeterpunten naar voren heeft
gebracht. De gemeente grijpt deze analyse dan ook aan als kans om grote kwaliteitsverbeteringen in de bedrijfsvoering
tot stand te brengen, zodat het niveau van de dienstverlening aan de burger uiteindelijk alleen maar verhoogd wordt.
6.2 Organisatie en Informatie
6.2.1 EEN VISIE OM TE KUNNEN STUREN
Vanuit de overtuiging dat effectief investeren in ICT een kritische succesfactor is in het bereiken van de bestuurlijke ambi
ties en organisatiedoelen, was het algemene streven in 2001 de regie op de activiteiten en projecten op het gebied van
De gewenste
informatiearchitectuur
Balie, call-centre, intranet, internet
Frontoffice
S
3
Financiën
Personeel
Operational
Datastore
co
O
Adres Persoon Coördi
naten
g-5
O
N
N
<U
O
ms
DO
5
Toepassingen
(componenten)
Meta
informatie
catalogus
Horizontale
systemen
Proces
systemen
Basis
registraties
3=
o
"O
ntf iPFiiwapnrM
Inleiding
Terugblik
Economische pijler
Fysieke pijler
Sociale pijler
Organisatie en Informatie (O&l) te versterken. Een gezamenlijke planning voor alle activiteiten is dan een eerste stap in
de goede richting. Een tweede stap is een richtinggevend, inhoudelijk kader waaraan plannen getoetst kunnen worden.
Het inhoudelijk kader heeft vorm gekregen in een ICT-visie getiteld 'Stroom', te zien op www.leeuwarden.nl/ictvisie. Een
concrete blauwdruk voor de verschillende elementen in de interne informatiehuishouding is te vinden in de nota 'Onder
Architectuur'. Die blauwdruk is al tijdens zijn ontwikkeling als communicatiemodel gaan werken en als belangrijke lei
draad bij de aanschaf van nieuwe applicaties, de vervanging van oude en het ontwikkelen van verbeterplannen voor de
informatievoorziening.
6.2.2 PLANNING EN CONTROL, BEDRIJFSPLAN O&l
Naast het bepalen van inhoudelijke kaders is gewerkt aan het verbeteren van de planning en control van het terrein van
Organisatie en Informatie. Er is één bedrijfsplan voor de hele O&l-functie opgesteld, waarin een integrale jaarplanning
voor 2002 is opgenomen, alsmede een systeem voor monitoring van projecten en een model om projecten te kunnen
prioriteren.
Ook is in samenhang met de O&l-planning een bedrijfsplan voor het team IT opgesteld. Alle O&l-projecten hebben in
de capaciteitsplanning van IT voor het jaar 2002 een plek gekregen. Ondertussen werden in 2001 circa 50 projecten
door het O&l-platform gemonitord en vaak ook uitgevoerd.
6.2.3 SERVICE LEVEL AGREEMENT
Voor het eerst is een gemeentebreed Service Level Agreement (SLA) voor de IT-dienstverlening en de IT-werkplek tot
stand gekomen. Dit is een belangrijke mijlpaal in het verder professionaliseren van de werkwijze van het team IT en in
het verbeteren van de afstemming tussen organisatiewensen en ICT-investeringen. Ook zijn afspraken gemaakt over
hoe, waarover en wanneer gerapporteerd zal worden door het team IT. Er is een regiegroep SLA in het leven geroepen
die als arena voor de discussie tussen klant en leverancier van IT-voorzieningen fungeert. Hier kunnen essentiële ope
rationele afspraken gemaakt worden.
6.2.4 VERVANGEN VAN BEDRIJFSKRITISCH E SYSTEMEN
Twee grote vervangingen zijn succesvol afgerond: het systeem van de sociale dienst en het systeem van de belastingen.
Deze door wet- en regelgeving en leveranciersbeleid noodzakelijke vervangingen hebben veel van de beschikbare O&l-
capaciteit gevraagd. Daarnaast is een verkenning uitgevoerd naar de mogelijkheden voor de vervanging van het finan
ciële systeem.
6.2.5 VERBETERING INFORMATIEVOORZIENING
Om de informatievoorziening ter ondersteuning van management, strategie en beleid op een hoger plan te tillen is een
reeks activiteiten uitgevoerd.
Het verloop van de deelprojecten Proeftuin Geografische Informatievoorziening (voor Leeuwarden-Zuid) en de woning
marktmonitor hebben duidelijk gemaakt dat basisgegevens versnipperd en lastig toegankelijk zijn. Die basisgegevens
zijn de grondstof voor de informatievoorziening.
Uit de verschillende trajecten is duidelijk gebleken dat het gegevensbeheer sterk verbeterd zal moeten worden. In 2001
is hieraan weinig aandacht besteed. Duidelijk is geworden dat wanneer hiervoor geen financiële middelen of mens
kracht vrijgemaakt worden, dit niet van de grond getrokken kan worden.
De ontwikkeling van financiële managementinformatie heeft op verschillende plaatsen in de organisatie plaatsgevon
den. Voornamelijk bij Stadsontwikkeling is er veel geïnvesteerd in het creëren van overzichten. Deze worden periodiek
verspreid aan de managers.
Voor de ontwikkeling van personeelsinformatie is bij de dienst Algemene Zaken een nieuwe informatiebeheerder aan
gesteld.
Vanuit de Dienst Welzijn is hard gewerkt aan de introductie van een tijdregistratiesysteem waarmee ook aan
