Terugblik
Economische pijler
Fysieke pijler
Sociale pijler
capaciteitsplanning kan worden gedaan. Dit project, dat een gemeentebrede uitrol moet krijgen, is in 2001 niet hele
maal afgerond maar ligt inhoudelijk wel op koers.
6.2.6 VERBETERING DOCUMENTBEHEER
Met de vaststelling van de beleidsnota postregistratie en archivering zijn taken en verantwoordelijkheden op het gebied
van documentaire informatievoorziening helder afgebakend. Met de uitvoering van het beleid is een start gemaakt door
het 'schouwen' van de organisatieonderdelen Juridische Zaken en Veiligheid en het Facilitair Bedrijf en de aanschaf van
een nieuw postregistratiesysteem. Het schouwen krijgt in 2002 een vervolg.
In het najaar is een Europees aanbestedingstraject gestart voor de aanschaf van een documentair informatiesysteem en
een workflowmanagement systeem. Uit vijf kandidaten is volgens planning een leverancierskeuze gemaakt. Start van de
installatie is afhankelijk van goedkeuring van de kredietaanvraag door de raad, gepland in februari 2002.
6.2.7 DIENSTVERLENING
Vanuit het ministerie van Binnenlandse zaken is de richtlijn 'Overheidsloket 2000' ontwikkeld voor het klantvriendelij
ker werken van gemeenten. Daaraan ten grondslag ligt de 'één loket-gedachte', die inhoudt dat de burger op één cen
trale plek met vragen bij de gemeente terecht moet kunnen. Voor de gemeente Leeuwarden is besloten tot de ontwik
keling van een gemeentewinkel, hetgeen beschreven staat in de beleidsnotitie 'Werken aan de winkel'. Als concreet
resultaat hiervan is op 1 januari 2001 het Service Meldpunt geopend in de stadshal. Dit Service Meldpunt fungeert als
centraal punt voor de inwoners van Leeuwarden. Hier worden alle eerste contacten met de burger (zowel fysiek als tele
fonisch) beantwoord.
Voor de realisatie van het Service Meldpunt zijn alle recepties die voorheen verspreid zaten over verschillende ver
diepingen samengebracht op één plek. De receptiemedewerkers hebben trainingen gevolgd die hen breed inzetbaar
maken: zo kunnen mensen met de meest uiteenlopende vragen aan dit ene loket geholpen worden. Tegelijkertijd kan
een medewerker van het Service Meldpunt ook ingezet worden bij de telefooncentrale of achter het loket Welzijn,
Burgerzaken of Stadsontwikkeling. Doel van het instellen van het Service Meldpunt is om burgers direct te helpen of
maximaal één keer door te verwijzen. Als norm geldt dat een burger binnen twee minuten geholpen moet zijn.
De effecten van deze nieuwe werkwijze zijn legio. Voor de burger betekent het Service Meldpunt een snellere en effi
ciëntere afhandeling van zijn of haar vraag.
De gemiddelde wachttijd in het Stadskantoor is gehalveerd: van 25 minuten in januari naar 12 minuten in december.
De organisatie profiteert optimaal van het feit dat de medewerkers breed inzetbaar zijn: ze kunnen elkaar gemakkelij
ker vervangen. Ook is de piek- en dalbeheersing daarmee vereenvoudigd. Er is een efficiencyverbetering bereikt van zo'n
30%.
Er is tevens geëxperimenteerd met een wijkservicecentrum op lokatie in Bilgaard, genaamd 'De Brander'. De balie wordt
vanaf 1 januari 2001 deels bemensd door medewerkers van het Service Meldpunt. Politieke besluitvorming over struc
turele 'service op lokatie' vindt naar verwachting in 2002 plaats.
6.2.8 ORGANISATIEONTWIKKELING
De gemeentelijke organisatie ondersteunt het bestuur en verleent diensten aan burgers. Veranderingen in de samenle
ving en bestuurlijke ambities zijn richtinggevend voor het functioneren en de ontwikkeling van de organisatie.
De organisatie van Leeuwarden bestaat uit vier diensten en een Concernstaf. Na de fusie van de dienst Stedelijke Werkvoor
ziening Leeuwarden met de Woudengroep in Drachten per 1 januari 2002, resteren nog drie diensten en een Concernstaf.
In 2001 is in eigen beheer een risicoinventarisatie uitgevoerd, waarna een vijftal risicogebieden is geselecteerd die via
extern uitgevoerde audits nader worden onderzocht.
Daarnaast is op diverse plaatsen in de organisatie INK (een instrument voor de meting en ontwikkeling van de kwali
teit) ingevoerd.
Inleiding
Terugblik
Economische pijler Fysieke pijler
Sociale pijler
Organogram gemeente Leeuwarden
Ook dit jaar bleken diverse aanpassingen van de gemeentelijke organisatie noodzakelijk om te kunnen blijven voldoen
aan de eisen die bestuur en samenleving stellen. Dat heeft geleid tot de vraag of het vigerende besturingsmodel nog
adequaat is. Naar aanleiding van deze vraag en het gestelde in het bestuursprogramma 1998-2002 is een organisatie
visie ontwikkeld die in 2002 ook op bestuurlijk niveau in discussie wordt gebracht en op basis waarvan zonodig een
nieuw besturingsmodel wordt ontworpen.
6.2.9 DE EURO
Het jaar 2001 was wat betreft de eurovoorbereidingen het jaar van de waarheid. In de praktijk moest blijken of de
gemeente op 31 december klaar zou zijn voor omschakeling naar de nieuwe munteenheid.
De meest cruciale aanpassingen - denk hierbij aan formulieren, verordeningen, tarieven en software - konden centraal
(concernbreed) worden aangepakt. Het enige knelpunt dat zich voordeed had betrekking op de aanpak van software.
Doordat de europroof versie van de verschillende pakketten veel later werd geleverd dan de leveranciers vooraf hadden
aangegeven, kwam het testen van de verschillende pakketten onder druk te staan. Maar omdat vooraf was geïnvesteerd
in testcapaciteit van voldoende omvang, gaf het in korte tijd testen van alle applicaties geen problemen. Hetzelfde geldt
voor de uiteindelijke conversies.
Door het opstellen van draaiboeken en continuïteitsmaatregelen waren de bij de daadwerkelijke euro-overgang betrok
ken medewerkers goed op de hoogte van de te nemen acties. Door de grondige voorbereiding is de gehele euro
omschakeling soepel verlopen.
6.3 Communicatie
Ook op het terrein van communicatie was 2001 een bewogen jaar. De advisering en begeleiding van het college van
burgemeester en wethouders tijdens de spraakmakende zaken als de OZB, homohuwelijk en de bestuurscrisis vergden
gedurende vele maanden langdurige en permanente aandacht. Daarnaast is met betrekking tot beleidsontwikkeling en
projecten (zoals onder andere Stedelijke Vernieuwing, Lokaal Sociaal Beleid en Leeuwarden-Zuid) meermalen een
beroep gedaan op het advies van de communicatieadviseurs van de gemeente.
Na een afwezigheid van enige jaren is in oktober 2001 het vernieuwde maandelijkse personeelsblad 'Us Leeuw' ver
schenen. Met het verschijnen van het blad is een belangrijke stap gezet in de verbetering van de interne communicatie.
De werkzaamheden van de sector Communicatie hebben daarnaast in 2001 vooral in het teken gestaan van
