Verordening op de ambtelijke bijstand en de
fractie-ondersteuning
ARTIKELGE WIJZE TOELICHTING
Artikel 1
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van
bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie
van feitelijke aard. dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een
raadslid contact opnemen met de secretaris die het verzoek kan neerleggen bij een
ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier
overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wel openbaarheid bestuur heeft. Met
openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur.
Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86
van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor
de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de
raadscommissies.
Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het
instituut grijfte en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de
dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel
ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere
ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten
aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een
verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening
hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang
van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang
blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen lussen
ambtenaren en medewerkers van de grijjie. Als er over ambtenaren gesproken wordt,
worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag
van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet
weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de
Ambtenarenwet zijn.
Op grond van hel tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze
zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in hel eerste lid, onderdeel a en b
betreft.
Artikelen 2 en 3
Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt
in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere
10
Verordening op de ambtelijke bijstand en de
fractie-ondersteuning
ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over
het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt
in de rede dal hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig
ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de
burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Artikel 4
Ook indien - naar de mening van het raadslid- op onvoldoende wijze aan zijn of haar
verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden
voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het
gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de
secretaris.
Artikel 5
Door het verlenen van ambtelijke bijstand via het tijdsschrijfsysteem te registreren
ontstaat inzicht over hel gebruik van hel recht. Het biedt de ambtelijke organisatie
bovendien de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de
werkzaamheden. Het tijdschrijven geldt niet voor eenvoudige
informatieverschaffing als bedoeld in artikel I, eerste lid, onderdeel a en b. Deze
hulp kan onbeperkt verleend worden.
Artikel 6
In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de griffier en de betrokken
portefeuillehouder op de hoogte zijn van het feit hoeveel bijstand is verleend. Gezien de
vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is
het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke
bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan
melding wordt gemaakt.
Artikel 7
Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat
de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van hel
college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting
van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeef t dat de
inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een
ambtenaar met door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te
verschaffen over het verzoek van een raadslid is in hel tweede lid bepaald dal
collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet lot de
behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de
onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de
reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de
normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak met goed
uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te
spreken.
