ca
oa
Bedrijfsvoering in Beeld
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Coördinerend programmawethouder is wethouder Krol. Deze wordt regelmatig
tijdens het portefeuilleoverleg door de directeur concernstaf geïnformeerd over de
voortgang. Belangrijke beslissingen zullen aan de orde komen in bijeenkomsten
van college en directieraad samen.
De gemeentesecretaris, daarbij ondersteund door de directieraad, fungeert als
opdrachtgever voor de diverse ontwikkelsporen en stelt daartoe (jaarlijks) het
bedrijfsvoeringprogramma vast, met daarbij behorende kaders en
allocatiebeslissingen. De gemeentesecretaris is, ondersteund door de
concerncontroller, verantwoordelijk voor het budget en hij beslist over
verschuivingen tussen de deelbudgetten binnen het kader van het totale budget.
De concerncontroller, ondersteund door het controllersoverleg, eventueel versterkt
met andere functionarissen, wordt belast met de daadwerkelijke aansturing van de
realisatie van de diverse maatregelen. Geleidelijk aan zou een versmelting met
andere platforms kunnen optreden (regiegroep P&O. O&Iplatform).
De directeur concernstaf treedt op als linking pin tussen CO en DR en is eerst
verantwoordelijke vanuit de DR voor de voortgang van het totale traject. Daartoe
geeft hij de dienstcontrollers functioneel leiding. De inzet vanuit de diensten is
gewaarborgd bij de vaststelling van het bedrijfsvoeringsprogramma en de diverse
deelprojectplannen. Eventueel noodzakelijke wijzigingen op die inzet vanuit de
diensten worden in overleg met de directeur concernstaf geëffectueerd. In geval van
strijdige belangen, komt de betrokken kwestie aan de orde in de directieraad,
waarbij de gemeentesecretaris bij het uitblijven van consensus een definitieve en
bindende beslissing kan nemen.
Het totale pakket aan verbetermaatregelen wordt verdeeld over de deelnemers van
het CO zodat een ieder een verantwoordelijkheidsgebied voor zijn rekening neemt.
De verdeling hoeft niet perse 1 op 1 te lopen met het werkterrein van de dienst van
herkomst. De betrokken controller is eerst verantwoordelijke voor een goede
voortgang van het aan hem toegewezen verantwoordelijkheidsgebied en de tijdige
totstandkoming van de daarbij behorende resultaten. Onder verantwoordelijkheid
van de betrokken controller kunnen voor de verschillende deelprojecten
procesmanagers worden aangewezen die worden belast met de
uitvoeringsverantwoordelijkheid van de diverse projecten.
De (deel-) projectleider is verantwoordelijk voor het realiseren van het
projectresultaat binnen de daarvoor gestelde termijn, capaciteit en budget.
De (deel-)projectleider informeert via de controller in het kernteam de stuurgroep
over de voortgang. Budget wordt door de concerncontroller aan een project
toegewezen, eerst nadat een duidelijk (concreet) projectresultaat omschreven is.
De dienstdirecteuren blijven verantwoordelijk voor de implementatie binnen hun
dienst.
Besluitvormingsprocessen
De directieraad wordt periodiek geïnformeerd over de voortgang van de diverse (deel-)
projecten. Beslissingen die op het niveau van directie of college genomen dienen te
worden, dit ter beoordeling van de directeur concernstaf (opdrachtnemer namens de
DR), zullen daar worden voorgelegd.
Regelmatig kunnen bijeenkomsten van directieraad en college gewijd worden aan
specifieke onderwerpen uit het bedrijfsvoeringprogramma.
Directeuren worden in geval van knelpunten zo spoedig mogelijk geïnformeerd,
andersom informeren directeuren de directeur cocnernstaf zo snel mogelijk bij
voorziene capaciteitsknelpunten.
Overleg van het kernteam kan plaats vinden tijdens of aansluitend aan het reguliere
controllersoverleg, afhankelijk van de agenda.
De controllers vertegenwoordigen in het kernteam diverse (deel-)projectleiders en
hebben met hen bilaterale contacten. Wanneer zinvol, kunnen deze projectleiders op ad
hoe basis aanschuiven bij het kernteam.
19
