2. DIS&WMS
FORMULIER PROJECTEN DIENST ALGEMENE ZAKEN
SECTOR: Middelen
Datum:
PROJECTNAAM: DIGI-PRO
Aanschaf en le implementatie documentair informatie- en
workflowmanagementsysteem (DIS WMS)
Projectcode:
PROJECTLEIDER: Tjerk van Dijk
CONTACTPERSOON: Karine Rodenburg
KORTE OMSCHRIJVING: Dit project moet het digitaliseren van bedrijfsprocessen op een
verantwoorde en gestructureerde manier mogelijk maken. Met dit project wordt middels een Europese
aanbestedingstraject een documentair informatie systeem (DIS) en een workflowmanagementsysteem
(WMS) aangeschaft. Het DIS en WMS worden als generieke, infrastructurele voorziening bij de gemeente
Leeuwarden geïmplementeerd. Bedrijfsprocessen kunnen vervolgens geoptimaliseerd worden door ze te
(her)inrichten met gebruikmaking van gemeentebrede DIS WMS-toepassingen. Via de perspectiefnota
2001-2004 is voor de ontwikkeling van een DIS in totaal NLG 4,5 miljoen gereserveerd. Op 14 februari
2002 heeft de raad een krediet van 940.000 beschikbaar gesteld (nr. 25141). Hieronder zijn de jaarlijkse
exploitatielasten weergegeven van 2001 tot en met 2003. In 2004 en 2005 komt daar respectievelijk
262.000 en 75.000 bij. Hiervoor zullen nog afzonderlijke raadsvoorstellen worden gedaan.
STARTJAAR: 2ÖÖÏ
FINANCIEN
2001
2002
2003
2004
2005
Budget (exploitatielasten in
355.000
355.000
355.000
617.000
692.000
DOELSTELLINGEN
1het selecteren en deels implementeren van een generieke DIS/WMS infrastructuur;
2. het inrichten van een bijbehorende beheersorganisatie;
3. het opdoen en verankeren van kennis en ervaringen door middel van een tweetal
implementatieprojecten.
TIJDSPAD
2001-2004
BUDGETTAIRE STAND VAN ZAKEN
Toelichting: Geen bijzonderheden te melden
STAND VAN ZAKEN (inhoudelijke voortgang project)
Gereed volgens de oorspronkelijke planning:
Europese aanbestedingstraject is volgens planning gestart en verlopen (einde 14 februari 2002).
Implementatietraject (2 projecten: digitalisering facturen en digitalisering besluitvormingsproces) is in
februari 2002 gestart. De werkzaamheden voor het project digitalisering facturen lopen op schema. De
werkzaamheden voor het project digitalisering besluitvormingsproces gaat 1 tot 3 maanden uit de pas
met de oorspronkelijke planning (einddatum 15 november).
Eventueel oorzaak van afwijkingen:
De werkzaamheden voor het project digitalisering besluitvormingsproces lopen uit de pas met de
oorspronkelijke planning. Oorzaak hiervan is dat de DR de invoering van de systemen wil aangrijpen
om een extra impuls te geven aan de inhoudelijke kwaliteit van de beleidsnota's in het
besluitvormingsproces.
