k p mg
k p mg
Variant
Kenmerken
Variant A:
De basisvariant
Een grondige zelfevaluatie waarbij burgers, maatschappelijke
partners, het college, het managementteam en de gemeenteraad zijn
betrokken. De uitkomsten zijn niet alleen gebaseerd op interne
beelden, maar ook op de meningen van maatschappelijke partners
en burgers. Een telefonische enquête kan deel uitmaken van het
onderzoek. Deze variant is met name geschikt wanneer de
gemeente een nog slechts een beperkt of gefragmenteerd beeld
heeft van de eigen bestuurskwaliteit. Op basis van de gemeten
bestuurskwaliteit wordt discussie gevoerd over verklarende factoren
en gewenste oplossingsrichtingen.
Variant B:
De beperkte variant
In deze variant worden maatschappelijke partners en burgers niet
betrokken bij de zelfevaluatie. Het zwaartepunt ligt bij het college,
het managementteam en de gemeenteraad. Deze variant is met
name geschikt wanneer de gemeente al een goed beeld heeft van het
oordeel dat externe partners en burgers hebben over de
bestuurskwaliteit van de gemeente. De discussie concentreert zich
op de verklarende factoren voor de gemeten bestuurskwaliteit en op
de gewenste oplossingsrichtingen.
Variant C:
De minimale variant
De zelfevaluatie wordt in deze variant uitgevoerd door de leden van
het college en het managementteam. De gemeenteraad, burgers en
maatschappelijke partners worden niet in het proces betrokken.
Deze variant is met name geschikt wanneer de gemeente een goed
en volledig beeld heeft van de bestuurskwaliteit, de verklarende
factoren en van de gewenste oplossingsrichtingen maar deze
gegevens nog eens tegen het licht wil houden.
Nadat een keuze is gemaakt voor één van de varianten kan een concrete planning voor de
uitvoering van de zelfevaluatie worden opgesteld. Ook moeten de gemeenteraad en de lokale
samenleving worden geïnformeerd over het onderzoek en over de rol die zij daarin spelen. In
alle varianten dient de gemeente voorafgaande aan stap 2 een 'opgavenprofiel' vast te stellen.
Hiermee wordt gedoeld op het benoemen van de belangrijkste maatschappelijke opgaven en
problemen waarvoor de gemeente staat. Wij achten het van groot belang dat het oordeel over
de bestuurskwaliteit wordt gerelateerd aan de specifieke opgaven en ambities van gemeenten.
De tweede stap in het zelfevaluatieproces is het verzamelen van informatie over de prestaties
van de gemeente op de zes gebieden. In alle uitvoeringsvarianten wordt aan het college en het
MT gevraagd om een vragenlijst in te vullen. Antwoorden dienen zoveel mogelijk te worden
onderbouwd met concrete voorbeelden van beleidsvisies, evaluaties, monitors, effectmetingen
en klanttevredenheidsonderzoeken. In de basisvariant worden daarnaast ook vragen
voorgelegd aan de gemeenteraad en aan burgers en maatschappelijke organisaties. Daarbij
moet worden gedacht aan een ronde tafelgesprek met belangengroepen, instellingen en
bestuurlijke partners. Ook kan een telefonische enquête worden uitgevoerd onder burgers.
Op basis van de verzamelde interne en externe informatie schetst de gemeente een beeld van
de huidige bestuurskwaliteit ofwel de prestaties op de zes gebieden. Hierbij wordt ook
aandacht besteed aan de mogelijke verschillen tussen het zelfbeeld van de gemeente (college
en MT), de gemeenteraad en burgers en maatschappelijke organisaties.
Als de prestaties van de gemeente eenmaal scherp in beeld zij gebracht, kan de aandacht
worden verlegd naar het zoeken naar oorzaken/verklaringen voor deze prestaties en het
benoemen van knelpunten. Dit gebeurt in alle uitvoeringsvarianten in een interne sessie met
het college van b&w en het MT van de gemeente. In de eerste bijeenkomst staat de vraag naar
de 'herkenning' van de uitkomsten naar de prestaties centraal en wordt een nadere analyse
gemaakt van de sterke en zwakke punten in het functioneren van de organisatie. De
belangrijkste uitkomst van deze bijeenkomst is een verdiept inzicht in sterke punten en
mogelijke 'belemmeringen' voor optimale prestaties.
Op basis van de uitkomsten van de eerste bijeenkomst bereidt de gemeente een tweede
werkbijeenkomst voor, waarin de discussie over de oplossingsrichtingen centraal staat.
Hierbij moet worden gedacht aan het doorvoeren van interne verbeteringen, het intensiveren
van samenwerking en mogelijk ook herindeling. Aan deze bijeenkomst nemen opnieuw het
college en het MT deel. De uitkomst van deze bijeenkomst is dat voor de belemmeringen
concrete oplossingsrichtingen worden benoemd.
Op basis van de tweede werkbijeenkomst bereidt de gemeente een eindrapportage voor. Het
zelfevaluatierapport verschaft inzicht in de prestaties van de gemeente op de verschillende
gebieden, bevat een analyse van de sterke punten en verbeterpunten in de organisatie en
formuleert conclusies ten aanzien van de oplossingrichtingen. Gemeenten beslissen zelf of zij
het zelfevaluatierapport in de gemeenteraad bediscussiëren. Dit laatste ligt wel voor de hand,
aangezien de evaluatie er immers eerst en vooral bedoeld is om de discussie op lokaal niveau
over (verbetering van) prestaties in gang te zetten.
Het eindresultaat van de zelfevaluatie is dat elke gemeente in Fryslan beschikt over een
scherp inzicht in de eigen prestaties, in de verklarende factoren en de mate waarin
verschillende oplossingsrichtingen een bijdrage kunnen leveren aan het verbeteren van de
bestuurskwaliteit. Ook kunnen concrete maatregelen en acties in gang worden gezet - al dan
niet samen met andere gemeenten - om de prestaties te verbeteren.
Provinsje Fryslan
Zelfevaluatie Bestuurskwaliteit
11 december 2002
Tabel 4.1: de drie varianten in de opzet van de zelfevaluatie
Stap 2: verzamelen informatie
Zelfevaluatie bestuurskwaliteit
9
Provinsje Fryslan
Zelfevaluatie Bestuurskwaliteit
11 december 2002
Stap 3: werkbijeenkomsten college en MT
Stap 4: vaststellen eindrapport
Zelfevaluatie bestuurskwaliteit
10
