Blad 2
najaar van 2 0 02 heeft een audit plaats gevonden om na te
gaan in hoeverre het herstelplan uitgevoerd was
De conclusie van die audit komt voor een groot deel overeen
met de bevindingen van de accountant; achteraf moeten we
constateren dat de implementatie van het nieuwe
belastingsysteem is onderschat. Dit heeft begin 2002 tot
problemen in de bedrijfsvoering geleid en ook tot
vertragingen in het uitvoeren van het herstelplan. De audit
toont er begrip voor dat toen bij de prioritering van de te
nemen acties gekozen werd om het primaire proces te laten
prevaleren boven een aantal herstelacties.
Wel is het goed om aanvullend op te merken dat de audit ook
heeft uitgewezen dat een groot deel van de
herstelmaatregelen getroffen zijn. Daarbij worden genoemd:
de juridische control op uitgaande post, de systematiek
voor de raming van de OZB-opbrengsten, het inlopen van
diverse achterstanden in de werkvoorraden, het naar behoren
aanleveren van bestanden aan belastingdienst en CBS en de
regie op de inhuur van capaciteitOok de formatie en
bezetting zijn op orde gebracht.
Wij concludeerden dat de aandacht ten aanzien van de
resterende verbeterpunten niet mocht verslappen.
De maatregelen die nog genomen moesten worden bij
Belastingen zijn inmiddels verankerd in het sectorplan en
in het bedrijfsvoeringprogramma Bedrijfsvoering in Beeld.
Een belangrijk onderdeel is het beschrijven, analyseren en
verbeteren van de procesgang bij Belastingen. Hierbij zal
veel aandacht worden geschonken aan maatregen van interne
controle en het oprationaliseren van een systeem voor
managementinformatie. Inmiddels is een aanvang gemaakt met
het beschrijven van de administratieve organisatie.
In het rapport van bevindingen noemt de accountant ten
slotte de journalisering tussen het GH+ systeem en de
financiële administratie. In dit kader merken wij op dat
met de implementatie van het nieuwe financiële systeem
(Coda) de journalisering opnieuw is ontworpen en dat
daarmee reeds een behoorlijke verbeterslag is gerealiseerd.
2.2 Bestuurscommissie Proloog
Op 3 april j.l. heeft reeds een gesprek plaats gevonden met
Proloog naar aanleiding van de problematiek met betrekking
tot het opstellen van de jaarrekening door Proloog en de
gevolgen daarvan voor de jaarrekening van de gemeente
Leeuwarden. Tijdens dat gesprek is duidelijk geworden dat
Proloog met ingang van het schooljaar 2003-2004 de
financiële administratie bij een andere administratie
kantoor wil onderbrengen. Het functioneren van het huidige
administratiekantoor wordt door Proloog als een belangrijke
oorzaak gezien voor de gerezen moeilijkheden. Afgesproken
is daarom dat Proloog ons tussentijd zal informeren over de
ontwikkelingen op dit punt.
Blad 3
Verder is naar aanleiding van het voorgaande de conclusie
getrokken dat de administratieve procedures met betrekking
tot dat onderdeel van het financiële verkeer tussen de
gemeente Leeuwarden en de schoolbesturen (waaronder
Proloog) waarbij de problemen zijn ontstaan, zal worden
aangepast. Hoewel de problemen bij het opstellen van de
jaarrekening zich vooral voor hebben gedaan bij Proloog en
niet in de gemeentelijke administratie terzake, kan door
een dergelijke aanpassing van de administratieve procedure
van onze kant een bijdrage worden geleverd aan het
voorkomen van administratieve problemen bij de
'wederpartij'. Inmiddels is opdracht gegeven om een nieuw
ontwerp voor die administratieve procedure te maken.
2.3 Zelfcontrolerend vermogen
De aanbevelingen van de accountant om het
jaarrekeningtraject te verbeteren zullen onverkort worden
overgenomen. De controllers hebben inmiddels opdracht
gekregen zorg te dragen voor het versterken van het inzicht
op de naleving en de borging van de bestaande interne
instructies en richtlijnen betreffende de administratieve
procesgang. In het bijzonder zal aandacht besteed worden
aan het verankeren van werkroutines gericht op de door de
accountant genoemde inhoudelijke beoordeling van een aantal
elementen van de financiële verantwoording. De voortgang op
dit punt zal door ons worden bewaakt
2.4 Grondexploitatie
De accountant noemt in haar rapport (blz.6) een inmiddels
gestart traject ter verbetering van het proces van
grondexploitatie. Binnen dit traject zal aandacht besteed
worden aan de formalisering van het grondbeleid en het
treffen van structurele beheersmaatregelen op de gebieden
die de accountant noemt op blz. 10. Zo zijn inmiddels
afspraken gemaakt om de totstandkoming van de nota
egalisatiereserve in de tijd aan te laten sluiten bij de
procedure van de jaarrekening.
In de nota grondbeleid zal de positie van het Grondbedrijf
herijkt worden. Dit is nodig na een periode waarin grote
projecten zijn opgestart en de marktsituatie nogal in
beweging is. Voorts zullen dit jaar de administratieve
processen worden uitgeschreven.
2.5 Boekwaarde Frisian Expo Center (FEC)
De accountant stemt ermee in dat een afwaardering van het
financieel vaste actief niet heeft plaatsgevonden.
Aanvullend hecht het college eraan te vermelden dat zij dit
voorjaar het plafond van een garantie van een inmiddels
