GEMEENTE LEEUWARDEN
JAARVERSLAG 2002
Ziekteverzuim0
2001
2002
DWZ DSOB DAZ BrW CS
dienst
Integratie Mobiliteitscentrum en P&O-Advies
De directieraad heeft in 2002 een projectgroep samengesteld en opdracht gegeven een integratie voor te bereiden van
het Mobiliteitscentrum en P&O-advies. Deze integratie moet in januari 2003 klaar zijn. In oktober 2002 werd een advies
aanvraag aan de Ondernemingsraad gedaan met voorstellen voor een reïntegratie in technische zin. De met de inte
gratie verbonden taakstelling van 95.000 kon worden gerealiseerd zonder directe personele consequenties.
Werkprocessen Mobiliteitscentrum en P&O-Advies
In 2002 zijn de werkprocessen beschreven met betrekking tot de basisdienstverlening (serviceproducten) en de rol
verdeling daarbij tussen het management en P&O-advies. De geplande uitvoering (voorlichting en instructie) heeft
binnen één dienst plaatsgevonden. De totale implementatie zal in februari 2003 zijn afgerond. Na een half jaar zullen
de ervaringen worden geëvalueerd. In 2003 zullen tevens de beheersprocessen nog eens kritisch worden doorgelicht.
6.4. Informatie en Organisatie
Vanuit de overtuiging dat ICT cruciaal is voor het bereiken van de organisatiedoelstellingen, heeft de raad in maart 2002
de ICT-visie getiteld Stroom vastgesteld. Tegelijkertijd is de nota Onder Architectuur vastgesteld. In die nota is een con
crete blauwdruk voor de verschillende elementen in de interne informatiehuishouding weergegeven.
Centralisatie financiële administraties
Tot dusverre beschikte elke dienst over zijn eigen financiële administratie. In 2002 zijn de voorbereidingen getroffen om
op 1 januari 2003 met een centrale financiële administratie voor de gehele organisatie van start te gaan. De voorberei
dingen zijn voorspoedig verlopen en inmiddels is de centrale financiële administratie daadwerkelijk gestart. Gelijktijdig
met de centralisatie van de financiële administraties is ook het financieel informatiesysteem ven/angen. De gemeente
heeft hierbij gekozen voor het systeem van de firma CODA. Dit systeem is inmiddels operationeel.
Workflow Management en Documentair Informatie Systeem
In 2002 is intensief voorbereidend werk gedaan voor het aanleggen van een digitale infrastructuur, het zogeheten docu
ment en workflow managementsysteem. Doel daarvan is dat zoveel mogelijk processen gebruik maken van dezelfde
gegevens en dat alle gegevens van die ene klant in de hele organisatie desgewenst beschikbaar zijn. Dit betekent dat
archieven (documenten) gedigitaliseerd beschikbaar moeten komen. In 2003 zal als eerste project het proces van
besluitvorming worden geautomatiseerd.
46
GEMEENTE LEEUWARDEN
Service Level Agreement (SLA) Informatietechnologie
De afspraken over de (basis)dienstverlening met de klant op het terrein van Informatietechnologie zijn vastgelegd in een
zogeheten service-contract Service Level Agreement (SLA). Met dit instrument hebben zowel opdrachtnemer (IT) als
opdrachtgever (de klanten van IT) meer expliciet gemaakt tot welk niveau de dienstverlening gaat, met andere woor
den, waar de klant op kan rekenen en waar IT als leverancier op kan worden 'afgerekend'.
Ontwikkelingstraject Facilitair Bedrijf
In 2002 is hard gewerkt aan het ontwikkelingstraject van het Facilitair Bedrijf. De jaren 2000 en 2001 waren vooral een
periode van opstarten, verkennen, onderzoek en analyse, 2002 kenmerkte zich al meer als de fase van 'het in de greep
krijgen' en het borgen van de aangebrachte verbeteringen. In 2002 is het ook gelukt al een flink deel, namelijk
590.000 van de per 1 januari 2004 opgelegde taakstelling van 680.000 te realiseren. Het Facilitair Bedrijf ligt dus
financieel op koers. Het management hecht minstens zoveel waarde aan het halen van een eigenlijk nog belangrijker
doelstelling, namelijk het realiseren van een modern, flexibel, klantgericht en professioneel Facilitair Bedrijf dat tegen
marktconforme kosten in staat is het primaire proces van de gemeente Leeuwarden te faciliteren.
Voorbereiding verankering Servicemeldpunt (SMP)
Het ServiceMeldpunt (SMP) is voortgekomen uit het project Gemeentewinkel. Het is het centrale punt in het stads
kantoor waar alle eerste contacten binnenkomen en van waaruit de klant wordt geholpen of naar de juiste persoon of
afdeling wordt doorverwezen. Naar verwachting zal vanaf 1 april 2003 het SMP in de organisatie zijn verankerd en
beschikt het over een structurele en dekkende begroting met vast personeel. In 2002 zijn daarvoor de voorbereidingen
getroffen. Functies zijn beschreven, taken en werkwijzen zijn vastgesteld.
Ontwikkelingstraject Historisch Centrum Leeuwarden
Ook voor de ontwikkeling van het Historisch Centrum Leeuwarden was 2002 een belangrijk jaar. De noodzakelijke
modernisering van de organisatie om deze sterker op de dienstverlening te kunnen richten, werd mogelijk gemaakt. De
sector werkt met nieuw elan aan een verdere versterking van zijn positie in de stad en de verlaging van de drempel voor
gewone Leeuwarders. Resultaten waren onder meer te zien in een groter aantal publieksactiviteiten dan ooit. Er werd
gewerkt aan digitalisering van informatiebestanden en beeldmateriaal, en een geheel vernieuwde website. Zo werden
ruim 7.500 items uit de beeldcollectie gescand en bijna 11.000 beschrijvingen uit dezelfde collectie gedigitaliseerd. De
HCL-homepage werd in 2002 bezocht door ruim 107.000 mensen (tegen ruim 99.000 in 2001) en ook het aantal fysieke
bezoeken aan het HCL steeg met 1,2%.
Verbouw stadhuis
Na een gedegen voorbereiding in 2001 kon in februari 2002 de aanbesteding van de eerste fase van de restauratie en
verbouw van het stadhuis en de raadszaal plaatsvinden. Na de bouwvak kon worden begonnen met het inrichten van
het bouwterrein en met het verdiepen van de kelders onder het stadhuis. Dit was eind 2002 voor 95% gereed. Over de
aankoop van de Hoofdwacht werd met de Politie een akkoord bereikt. De uitvoering van de werkzaamheden ligt op
schema en de zaken worden binnen het daarvoor bestemde budget uitgevoerd. Aan de architect is eind 2002 opdracht
gegeven om een voorlopige ruimtestudie van de Hoofdwacht te maken, vooruitlopend op een eventueel positief besluit
van de gemeenteraad om de Hoofdwacht blijvend bij de huisvesting van het bestuur en de ambtelijke organisatie te
betrekken.
6.5. Een toegenomen risicobewustzijn
Van een wat andere aard op het terrein van informatie en organisatie is het versterken van procesbeheersing, control
en bedrijfsvoering. In dat verband moet worden genoemd het begin 2002 door de raad vastgestelde rapport Zelfanaly
se Risicogebieden. Het ontstaan van deze zelfanalyse was ingegeven door de problemen die zich in 2001 rond de
47
