Blad 2
Onderbouwing krediet DIS/WMS 2 0 04
In de oorspronkelijke aanbestedingtraject van het DIS/WMS
in 2002 en 2003 was voorzien in een dekking van 250 DIS- en
250 WMS-licentiesIn 2003 is dit aantal echter op basis
van de toename van het gebruik uitgebreid tot 322 DIS- en
310 WMS-licenties. De extra licenties van in totaal
71.760,- moeten in 2004 nog betaald worden.
Met de leverancier van het generieke DIS/WMS is afgelopen
maanden onderhandeld over de licentiekosten van de DIS/WMS-
programmatuur en bijbehorende scan- en
ontwikkelfunctionaliteitDoel hiervan was in 2 0 04 te komen
tot een gunstiger licentie- en onderhoudskostenplaatje en
minder administratieve rompslomp voor de komende paar jaar.
Het voorstel tot aanschaf van een "site"-licentie kost
éénmalig in totaal €199.400,-. De berekening van de "site"-
licentie-kosten is gebaseerd op de schatting van het
gebruik van het DIS/WMS in de nabije toekomst. Op dit
moment hebben 322 medewerkers een DIS-licentie en 310
medewerkers een WMS-licentie. Het grootste deel van de
organisatie zal binnen 5 jaar gebruik maken van die ene
algemene digitale documentenbak (DIS) en maximaal 500
medewerkers van het generieke, procesoverstijgende WMS. De
geschatte toename van het aantal gebruikers is op dit
moment: ten minste 67 DIS/WMS licenties in 2004 (ca 40
licenties tbv. digitalisering besluitvormingsproces, 5
licenties tbv. de digitalisering van de
gebruiksvergunningen 2 licenties tbv. digitalisering
horecavergunningen, ca 20 licenties tbv. digitalisering
bezwaarschriften)Het totaal komt dan op 389 DIS-licenties
en 377 WMS-licenties. De te realiseren toepassingen in 2004
afkomstig uit de DR-prioritering in december 2003 zijn hier
dan nog niet in meegerekend.
Alleen al bij 190 extra DIS-gebruikers is de gemeente
goedkoper uit dan bij de aanschaf van "gewone" licenties op
basis van de werkelijke toename. De verwachting is dat dit
kantelpunt binnen twee jaar wordt bereikt.
Met de "site"-licentie kunnen we onbeperkt gebruik maken
van het DIS- en de scan-programmatuur en breiden we het
aantal WMS-licenties uit tot 500. Daarmee verwachten we de
groeiende behoefte tot 2007 te hebben afgedekt. Uitgaande
van het maximale gebruik van het DIS/WMS in 2007 is de
gemeente met de "site"-licentie uiteindelijk goedkoper uit
dan met de aanschaf van "gewone" licenties op basis van de
werkelijke toename van het aantal licenties per jaar.
Het alternatief voor de aanschaf van de "site"-licentie is
de aanschaf van "gewone" licenties op basis van de
werkelijke toename van het aantal licenties per jaar. Zodra
er sprake is van 190 extra DIS-gebruikers, is de gemeente
echter altijd duurder uit dan met de "site"-licentie
Blad 3
Onderbouwing supportbudget
De beide applicatie- informatiebeheerders ontwikkelen
zoveel mogelijk toepassingen zelf. Voor het verbeteren en
doorontwikkelen van bepaalde onderdelen van een toepassing
kan echter ondersteuning van de DIS/WMS leverancier gewenst
zijn. De mate waarin is afhankelijk van de complexiteit van
de toepassing. De ondersteuning betreft met name
maatwerk(programmeer)oplossingen en consultancy.
Wij stellen voor om vanaf 2004 structureel een budget van
40.000,- (400 uren x 100,00 standaard uurtarief)ter
beschikking te stellen als supportbudget. Het supportbudget
is bestemd voor het doorvoeren van verbeteringen in de
genoemde reeds door het DIS/WMS ondersteunde processen.
Dekking
De totale bijbehorende onderhoudskosten op de programmatuur
bedragen, gerekend op jaarbasis 16.5% van het totale bruto
licentiebedrag: 44.741,-. De kapitaallasten die
voortvloeien uit het krediet bedragen in totaal 69.146,-.
In Perspectiefnota 2001-2004 is vastgesteld dat in 2004
middelen beschikbaar zijn t.b.v. de dekking van de genoemde
onderhouds-, supportkosten en kapitaallasten (zie bijlage 1
Krediet DIS/WMS 2004) Het restantbudget DIS/WMS in 2004,
ad 94.713,-, wordt meegenomen in de integrale afweging
van de DR voor bedrijfsvoeringprojecten Dit mede in het
licht van de voorgenomen bezuiniging op O&I-kosten ad
500.000,- in de komende beleidsperiode.
Wij verzoeken u te besluiten conform bijgevoegd concept
besluit
Leeuwarden, 6 mei 2 0 04
Burgemeester en wethouders van Leeuwarden,
G. Krol, burgemeester,
drs. C.H.J. Brugman, secretaris.
