=U Ernst &Young
EU Ernst&Young
Ernst Young Accountants
7.2 Dienst Algemene Zaken
Hoewel wij begrip hebben voor de inspanningen die met de reeds genoemde organisatorische
veranderingen gemoeid zijn, zijn wij van mening dat het van belang is om aan de gesignaleerde
bevindingen spoedig follow-up te geven, aangezien het in veel gevallen gaat om de basisproces
sen die moeten garanderen dat de organisatie in 'control' is. De belangrijkste kunnen als volgt
worden samengevat:
Proces belastingen en heffingen: een gestructureerde analyse en beschrijving van de admi
nistratieve organisatie, gebaseerd op een risicoanalyse en een gestructureerd management
informatiesysteem zal in de loop van 2004 gereed moeten zijn. Voorts dienen procedures te
worden opgezet omtrent het beheer en de analyse van stopcodes (bezwaren en opschortin
gen).
Invoering CODA:
- het actualiseren van bestaande parafenlijsten en autorisatiebevoegdheden en de tijdig
heid van betaling van crediteuren dienen voor medio 2004 gereed te zijn;
- het opzetten van procedures met betrekking tot het waarborgen van de volledigheid
van geregistreerde verplichtingen;
het periodiek analyseren en verwerken van tussenrekeningen dient in 2004 opera
tioneel te zijn;
- het opzetten van ouderdomsanalyses van debiteuren om de incassorisico's inzichtelijk
te maken; vanuit CODA kunnen tot op heden geen standaard ouderdomsoverzichten
worden gegenereerd.
Het opstellen van richtlijnen inzake BTW op verkoopfacturen en het uitvoeren van perio
dieke steekproeven op de te betalen BTW, in verband met het BTW-compensatiefonds.
7.3 Dienst Stadsontwikkeling en -beheer
De administratieve organisatie en inteme controle van de Dienst Stadsontwikkeling en -beheer is
van een voldoende niveau. Op de volgende onderdelen zijn naar onze mening verbeteringen
noodzakelijk:
werking en borging van procedures en richtlijnen in het kader van de grondexploitatie
middels het verder uitwerken van het grondbeleid;
uitvoeren van individuele risicoanalyses van omvangrijke/risicovolle complexen gerela
teerd aan de minimaal benodigde omvang van de egalisatiereserve grondzaken;
verbeteringen ten aanzien van het waarborgen van de volledigheid (en daarmee de betrouw
baarheid) van geregistreerde verplichtingen, mede als gevolg van de implementatie van
CODA;
het verder ontwikkelen van (bestaande) procedures ter bewaking van de naleving van sub
sidievoorwaarden gedurende de looptijd van projecten.
18
m Ernst Young Accountants
7.4 Dienst Welzijn
Ten aanzien van de dienst Welzijn zijn tijdens de interim-controle de processen met betrekking
tot subsidieverstrekkingen, onderwijs, sociale zaken en subsidieregelingen in het kader van ESF-
3 onderzocht. Gerapporteerde bevindingen en verbeteringsmogelijkheden kunnen als volgt wor
den samengevat:
Een financiële en juridische toets ten aanzien van subsidieverstrekkingen heeft in 2003 niet
structureel plaats, mede door tijdsdruk. In het kader van budgetbeheersing en rechtmatig
heid is het van belang dat deze toets plaatsvindt.
Vanwege de financiële verwevenheid met Proloog adviseren wij u maatregelen te treffen
ter waarborging van de beheersing van geldstromen, gerelateerd aan het primair openbaar
onderwijs van de gemeente Leeuwarden.
In het kader van de WIW wijzen wij u erop dat reïntegratiebedrijven moeten voldoen aan
de wet- en regelgeving (rechtmatigheid en juistheid van bestedingen). Bij het afsluiten van
contracten dient extra nadruk te worden gelegd op inhoudelijke en financiële verantwoor
ding.
In 2003 heeft geen structurele afstemming plaatsgevonden tussen toegezegde kredieten en
de daadwerkelijke uitgaven in het kader van investeringen in onderwijshuisvesting. Intern
is inmiddels actie ondernomen om dit te verbeteren.
De logische toegangsbeveiliging en functiescheiding ten aanzien van de subsidieadministra-
tie (ISA4LL) was in 2003 onvoldoende. Inmiddels zijn maatregelen getroffen om dit te
verbeteren.
Het beleid ten aanzien van de rechtmatigheid van bestedingen dient verder ontwikkeld te
worden in het kader van de activiteiten die worden gesubsidieerd door Rijksoverheid,
Provincie en andere instanties.
8 Evaluatie accountantscontrole 2003
Zelfcontrolerend vermogen
Op dienstniveau zijn gedetailleerde lijsten met op te leveren stukken voor een efficiënte uit
voering van de jaarrekeningcontrole opgesteld en besproken met de verantwoordelijke mede
werkers. Desondanks is ons tijdens de jaarafsluiting gebleken dat de kwaliteit van de oplevering
van brondocumenten en specificaties per dienst verschilt.
Overigens heeft de invoering van CODA gedurende 2003 en de toepassing van de BBV (met
name voor voorzieningen en reserves) voor de diensten extra inspanningen gevergd om een
kwalitatief balansdossier op te leveren.
De inhoudelijke beoordeling van aangeleverde specificaties door de afzonderlijke diensten is over
het algemeen ten opzichte van voorgaande jaren verbeterd, hoewel naar onze mening een verdere
aanscherping mogelijk is.
19
