2. Beleidsbegroting
2.2 De paragrafen; Bedrijfsvoering
2.2.5 Bedrijfsvoering
Inleiding
De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de voornemens met betrekking tot
de gemeentelijke bedrijfsvoering.
Onder gelijktijdige beschikbaarstelling van de daarvoor benodigde middelen voor flankerend beleid
heeft uw raad bij de begroting 2004 en 2005 besloten tot ingrijpende ombuigingen op de
bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie. De uitvoering van deze besluiten hebben wij ter
hand genomen. Over de realisatie van de ombuigingen en de besteding van de middelen voor
flankerend beleid hebben wij u in het kader van de Tussenrapportage 2005 geïnformeerd.
Het onlangs afgesloten verbetertraject Bedrijfsvoering in Beeld heeft een belangrijke bijdrage geleverd
aan het verkrijgen van een rechtmatigheidverklaring van de accountant. Inmiddels is een start
gemaakt met een nieuw programma gericht op de verdere verbetering van de gemeentelijke
bedrijfsvoering.
Audits
Op basis van artikel 213a van de gemeentewet is in maart 2003 de verordening voor onderzoeken
naar doelmatigheid en doeltreffendheid door de raad vastgesteld. Als uitwerking hiervan wordt jaarlijks
door ons een jaarplan vastgesteld. In het jaarplan staan aangegeven de voor het betrokken boekjaar
voorgenomen audits en is tevens een actualisatie van het meerjarenprogramma opgenomen.
Uiteindelijk worden alle organisatieonderdelen en beleidsterreinen aan een onderzoek onderworpen.
De planning is tot stand gekomen samengesteld op onder meer de volgende criteria:
datum laatste onderzoek;
uitkomsten risico inschatting;
in gang gezette verbetertrajecten;
mate waarin de te kiezen organisatieonderdelen, processen en thema's aansluiten bij de
rechtmatigheidsonderzoeken van de accountant;
passend in het ontwikkelperspectief waarbij in eerste instantie het accent komt te liggen op
operational auditing (toetsen van beheersmaatregelen); vervolgens worden de accenten
verschoven naar doelmatigheids- en uiteindelijk doeltreffendheidsonderzoeken; het uitvoeren van
operational audits levert namelijk de informatie op die als belangrijke voorwaarde gezien kan
worden voor het uitvoeren van doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken.
In het auditjaarprogramma 2006 zijn onderzoeken gepland naar:
de sector Werk Inkomen;
de Brandweer;
het onderdeel Grondzaken (van de sector GEV);
het uren registratie- en verlofbeleid (thematisch onderzoek).
Het is mogelijk dat het naderhand vastgestelde definitieve auditprogramma, dat u gelijktijdig met de
begrotingstukken ter kennisgeving is toegezonden, enigszins afWijkt van deze voorlopige opgave.
Daarnaast lopen een tweetal onderzoeken uit 2005 door in 2006. Het gaat hier om de onderzoeken
naar:
de sectoren bedrijfsvoering (alle diensten);
de sector Jeugd en Onderwijs
In 2006 wordt het Auditmodel Leeuwarden (AML) toegepast voor vooral het uitvoeren van operational
audits. In dit model wordt de bedrijfsvoering van de gemeente Leeuwarden onderverdeeld in een
viertal aandachtsgebieden; beleid, proces, structuur en cultuur. Per aandachtsgebied zijn een aantal
vragen geformuleerd die grotendeels gebaseerd zijn op de voor de gemeente Leeuwarden geldende
en vastgestelde beleidsnotities, formats en protocollen.
Als onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag zullen wij, conform de opgenomen
gedragslijn in de betreffende verordening, rapporteren over de voortgang en uitkomsten van de voor
2005 geplande onderzoeken en de naar aanleiding daarvan ondernomen verbeteracties. Dan ook
zullen wij de rapporten van de onderzoeken aan u ter beschikking stellen.
166
Organisatie
Voor 2006 worden op dit moment geen ingrijpende veranderingen in de organisatiestructuur voorzien.
Waar mogelijk wordt steeds vaker gekozen voor minder abrupt verlopende transformatieprocessen
boven schoksgewijze structuurveranderingen. Met de Ondernemingsraad is hiervoor een protocol
organisatieveranderingen overeen gekomen.
Het is denkbaar dat de invoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning aanleiding is voor een
transformatieproces. Ook is nog niet in te schatten welke gevolgen de mogelijke introductie in 2006
van een 'integrale vrom-vergunning' heeft door het gelijknamige ministerie.
Het werken met wijkprogramma's zal in 2006 consequenties hebben voor de manier van werken,
maar niet voor de hoofdstructuur van de organisatie.
Personeel
Competentiemanagement
Onder de titel Talent Boven Water' is competentiemanagement in de hele organisatie ingevoerd.
Competenties spelen nu een belangrijke rol bij zaken als opleiding ontwikkeling, functioneren,
werving selectie van personeel. Jaarlijks wordt een centraal opleidingsaanbod gedaan dat tegemoet
komt aan de geconstateerde behoefte van leidinggevenden en medewerkers om hun competenties,
kwaliteiten en talent verder te ontwikkelen.
Sociaal Akkoord
Het Sociaal Akkoord staat voor:
geen gedwongen ontslagen;
meer sturing op interne mobiliteit;
investeren in kwaliteit organisatie en mensen
Dit akkoord loopt nog tot ultimo 2007 en blijkt onmisbaar voor de realisatie van de
ombuigingstaakstellingen.
Vergrijzing
De leeftijdsopbouw laat een onevenwichtig beeld zien. Ruim 65% van de werknemers is ouder dan
40 jaar en ongeveer 32% is ouder dan 50 jaar.
Het verloop (27 personen over de eerste 6 maanden van 2005) draagt uiteraard bij aan het realiseren
van de taakstelling zonder gedwongen ontslagen, maar betekent -ook de komende jaren - een
gevoelige aderlating op het terrein van kennis en ervaring. Investeren in de zittende mensen is dan
ook cruciaal. Ook is er de komende jaren alertheid geboden ten aanzien van de arbeidsmarktpositie
van de organisatie voor het aantrekken van nieuw talent. Vooral in het segment van HBO en hoger is
deze positie kwetsbaar.
E-HRM (elektronische ondersteuning van p&o-activiteiten)
De behoefte bij bestuur en management aan informatie met betrekking tot de bedrijfsvoering op het
terrein van personeel en organisatie enerzijds en nieuwe geavanceerde mogelijkheden voor het
beheren en verwerken van gegevens, noopten tot een nauwkeurige vaststelling van de gewenste
functionaliteiten van HRM-applicaties. Een project tot vervanging van het bestaande personeels- en
informatiesysteem en vervanging c.q. introductie van (nieuwe) HRM applicaties is in het najaar 2005
opgestart en zal in 2006 worden gecontinueerd.
Kengetallen personeel en formatie
SECTOR DIENST
STERKTE HUIDIGE STERKTE VORIGE
BEGROTING BEGROTING
(IN FTE) (IN FTE)
Gemeentesecretaris
1,00
1,00
Concerncontrol
2,00
2,00
Concernstaf
15,78
15,78
Gemeenteraad en College
43,00
43,00
Griffie
5,99
3,83
Totaal Bestuur en Concernstaf
67,77
65,61
Middelen Welzijn
sector Bedrijfsvoering Welzijn
sector Sociale Zaken (incl. provinciale sociale
13,35
17,62
150,23
13,34
18,61
138,57
recherche en bureau zelfstandigen: 12 fte)
