4. Organisatie
Met de start van de nieuwe programmering voor de periode 2007 - 2010 is het wenselijk de
organisatiestructuur van en rond de Westergozone vast te leggen. Schematisch is deze in
bijlage 3 (organogram) weergegeven. Daarbij is gekozen voor een eenvoudige structuur,
waarbij uit wordt gegaan van de al bestaande organisatie. Doel is een effectief en efficiënt
werkproces. Deze organisatiestructuur laat zich beschrijven door de aspecten
procesbesturing, programmering en rapportage.
Procesbesturing
De overlegstructuur in de Westergozone bestaat bestuurlijk uit de Stuurgroep Westergozone
en de Ondernemersfederatie Westergozone (OFW) en ambtelijk uit de coördinatorengroep
Westergozone. De Ondernemersfederatie Westergozone omvat de
ondernemersverenigingen in het gebied, deze hebben zich bestuurlijk in één federatie
verenigd. De samenstelling en vergaderfrequentie van deze overleggen is als volgt:
Stuurgroep Westergozone: de portefeuillehouders van resp. Gedeputeerde Staten van
Fryslan (voorzitter) en de gemeenten Leeuwarden, Menaldumadeel, Franekeradeel en
Harlingen. Secretaris is een door Gedeputeerde Staten aan te wijzen provinciaal
ambtenaar. De projectmanager en de communicatiemedewerker van de
projectorganisatie wonen de vergadering van de Stuurgroep bij. De vergaderfrequentie
bedraagt viermaal per jaar. Tweemaal per jaar vindt een gezamenlijke bijeenkomst met
het Bestuur van de OFW plaats.
Ondernemersfederatie Westergozone: valt uiteen in twee delen, namelijk de
bestuursvergadering en de deelnemersvergadering. Aan de bestuursvergadering nemen
deel de Commerciële Club Leeuwarden, Commerciële Club Noordwest Friesland
Commerciële Club Menaldumadeel, Bedrijvenvereniging Leeuwarden West, LEON. Aan
de deelnemersvergadering nemen meerdere bestuursleden van de
ondernemersverenigingen deel. De bijeenkomsten van het bestuur en de
deelnemersvergadering worden bijgewoond door het projectmanagement. Het lijkt
verstandig om de vergaderingen van Stuurgroep en OFW op elkaar af te stemmen. Dat is
overigens de competentie van de OFW.
Coördinatorengroep Westergozone: secretaris van de Stuurgroep Westergozone
(voorzitter), ambtelijke vertegenwoordigers van de gemeenten Leeuwarden,
Menaldumadeel, Franekeradeel en Harlingen en het projectmanagement. De
vergaderfrequentie is gelijk aan die van de Stuurgroep. De coördinatorengroep bereidt de
agenda van de Stuurgroep voor en komt derhalve drie weken voor de Stuurgroep bijeen.
Schematisch ziet de overlegstructuur in de Westergozone er als volgt uit:
De Westergozone in perspectief
12
In deze opzet is de Stuurgroep Westergozone eindverantwoordelijk voor de vaststelling en
uitvoering van het (jaarlijkse) projectenprogramma, met daarbij inbegrepen de activiteiten
van het projectmanagement en de bestuurlijke gang van zaken binnen de Westergozone.
De Stuurgroep wordt geadviseerd door de ambtelijke Coördinatorengroep Westergozone.
Deze stelt ook het concept-projectenprogramma samen, bespreekt de voortgang van de
uitvoering van het jaarlijkse programma met de projectmanager, zorgt voor input vanuit en
terugkoppeling binnen de eigen organisatie en adviseert de Stuurgroep (gevraagd én
ongevraagd) over alle aspecten die samenhangen met de Westergozone.
Het bestuur en deelnemers van de Ondernemersfederatie kunnen ten allen tijde ideeën en
projecten aandragen. De Ondernemersfederatie is daarmee een belangrijke gesprekspartner
en adviseur voor de Stuurgroep en de projectorganisatie Westergozone. Tweemaal per jaar,
in het voor- en najaar, vindt dan ook een gezamenlijke vergadering plaats. De
deelnemersvergadering Westergozone dient als klankbord voor het bestuur van de
Ondernemersfederatie. Hierin kunnen ideeën worden getoetst, projecten worden uitgezet en
terugmeldingen plaatsvinden.
De activiteiten van het projectmanagement worden vastgelegd in een overeenkomst met de
Stuurgroep Westergozone. De uitgangspunten hiervan worden verwerkt in het jaarlijkse
projectenprogramma. Formeel fungeert de provincie Fryslan als contractspartner voor de
projectmanager. Voor de dagelijkse gang van zaken is de secretaris van de Stuurgroep
Westergozone gesprekspartner voor de projectmanager. De projectmanager stelt 4 maal per
jaar, dus elk kwartaal, een voortschrijdend overzicht van zijn werkzaamheden en de
financiële stand van zaken samen. Voor het omgaan met het werkbudget van het
projectmanagement wordt op korte termijn een Administratieve Organisatie (AO) opgesteld.
Programmering
Jaarlijks wordt het projectenprogramma vastgesteld door de Stuurgroep Westergozone. De
leden van de Stuurgroep worden daartoe gemandateerd door de organisatie die zij
vertegenwoordigen. Het programma wordt vastgesteld in november van het jaar voorafgaand
aan het kalenderjaar waarop het betrekking heeft. De voorbereidingen voor het nieuwe
programma beginnen al in april. Daarmee kunnen deelnemers de voornemens financieel
vertalen en, indien noodzakelijk, mee laten lopen met de begrotingsvoorbereiding voor het
daaropvolgende jaar. De voortgang van het projectenprogramma komt in iedere
Stuurgroepvergadering aan de orde, waarbij altijd aanvullingen mogelijk zijn.
Het programma bevat een overzicht van de Westergo projecten. Het betreft projecten die
door het projectmanagement direct worden getrokken alsook projecten die worden
gecoördineerd, maar door deelnemende organisaties worden getrokken. Daarbij is tevens
aangegeven welke partijen bij het betreffende project betrokken zijn, de doorlooptijd en
tijdsinzet en welke de met het project gemoeide kosten zijn.
Het projectenprogramma wordt voorbereid door het projectmanagement, in samenspraak
met de (ambtelijke) coördinatorengroep Westergo. Daarbij worden ook de visie van het
bestuur van de Ondernemersfederatie Westergozone en de projectinput vanuit
ondernemerszijde betrokken.
Rapportage
De voortgang van het projectenprogramma vormt in elke vergadering een vast agendapunt.
Daarbij wordt ook de (kwartaal- en voortschrijdende) rapportage van de projectmanager
betrokken. Éénmaal per jaar, in het vierde kwartaal, wordt de balans opgemaakt met een
jaarrapportage. Deze wordt tegelijk met het programma voor het volgende kalenderjaar
vastgesteld en als formele terugkoppeling aan alle betrokken organisaties binnen de
Westergozone gestuurd. Daarnaast kan er aanleiding zijn om tussentijds te rapporteren of
terug te melden, hierover worden dan per geval afspraken gemaakt.
M
41
De Westergozone in perspectief
13