4. Organisatie Met de start van de nieuwe programmering voor de periode 2007 - 2010 is het wenselijk de organisatiestructuur van en rond de Westergozone vast te leggen. Schematisch is deze in bijlage 3 (organogram) weergegeven. Daarbij is gekozen voor een eenvoudige structuur, waarbij uit wordt gegaan van de al bestaande organisatie. Doel is een effectief en efficiënt werkproces. Deze organisatiestructuur laat zich beschrijven door de aspecten procesbesturing, programmering en rapportage. Procesbesturing De overlegstructuur in de Westergozone bestaat bestuurlijk uit de Stuurgroep Westergozone en de Ondernemersfederatie Westergozone (OFW) en ambtelijk uit de coördinatorengroep Westergozone. De Ondernemersfederatie Westergozone omvat de ondernemersverenigingen in het gebied, deze hebben zich bestuurlijk in één federatie verenigd. De samenstelling en vergaderfrequentie van deze overleggen is als volgt: Stuurgroep Westergozone: de portefeuillehouders van resp. Gedeputeerde Staten van Fryslan (voorzitter) en de gemeenten Leeuwarden, Menaldumadeel, Franekeradeel en Harlingen. Secretaris is een door Gedeputeerde Staten aan te wijzen provinciaal ambtenaar. De projectmanager en de communicatiemedewerker van de projectorganisatie wonen de vergadering van de Stuurgroep bij. De vergaderfrequentie bedraagt viermaal per jaar. Tweemaal per jaar vindt een gezamenlijke bijeenkomst met het Bestuur van de OFW plaats. Ondernemersfederatie Westergozone: valt uiteen in twee delen, namelijk de bestuursvergadering en de deelnemersvergadering. Aan de bestuursvergadering nemen deel de Commerciële Club Leeuwarden, Commerciële Club Noordwest Friesland Commerciële Club Menaldumadeel, Bedrijvenvereniging Leeuwarden West, LEON. Aan de deelnemersvergadering nemen meerdere bestuursleden van de ondernemersverenigingen deel. De bijeenkomsten van het bestuur en de deelnemersvergadering worden bijgewoond door het projectmanagement. Het lijkt verstandig om de vergaderingen van Stuurgroep en OFW op elkaar af te stemmen. Dat is overigens de competentie van de OFW. Coördinatorengroep Westergozone: secretaris van de Stuurgroep Westergozone (voorzitter), ambtelijke vertegenwoordigers van de gemeenten Leeuwarden, Menaldumadeel, Franekeradeel en Harlingen en het projectmanagement. De vergaderfrequentie is gelijk aan die van de Stuurgroep. De coördinatorengroep bereidt de agenda van de Stuurgroep voor en komt derhalve drie weken voor de Stuurgroep bijeen. Schematisch ziet de overlegstructuur in de Westergozone er als volgt uit: De Westergozone in perspectief 12 In deze opzet is de Stuurgroep Westergozone eindverantwoordelijk voor de vaststelling en uitvoering van het (jaarlijkse) projectenprogramma, met daarbij inbegrepen de activiteiten van het projectmanagement en de bestuurlijke gang van zaken binnen de Westergozone. De Stuurgroep wordt geadviseerd door de ambtelijke Coördinatorengroep Westergozone. Deze stelt ook het concept-projectenprogramma samen, bespreekt de voortgang van de uitvoering van het jaarlijkse programma met de projectmanager, zorgt voor input vanuit en terugkoppeling binnen de eigen organisatie en adviseert de Stuurgroep (gevraagd én ongevraagd) over alle aspecten die samenhangen met de Westergozone. Het bestuur en deelnemers van de Ondernemersfederatie kunnen ten allen tijde ideeën en projecten aandragen. De Ondernemersfederatie is daarmee een belangrijke gesprekspartner en adviseur voor de Stuurgroep en de projectorganisatie Westergozone. Tweemaal per jaar, in het voor- en najaar, vindt dan ook een gezamenlijke vergadering plaats. De deelnemersvergadering Westergozone dient als klankbord voor het bestuur van de Ondernemersfederatie. Hierin kunnen ideeën worden getoetst, projecten worden uitgezet en terugmeldingen plaatsvinden. De activiteiten van het projectmanagement worden vastgelegd in een overeenkomst met de Stuurgroep Westergozone. De uitgangspunten hiervan worden verwerkt in het jaarlijkse projectenprogramma. Formeel fungeert de provincie Fryslan als contractspartner voor de projectmanager. Voor de dagelijkse gang van zaken is de secretaris van de Stuurgroep Westergozone gesprekspartner voor de projectmanager. De projectmanager stelt 4 maal per jaar, dus elk kwartaal, een voortschrijdend overzicht van zijn werkzaamheden en de financiële stand van zaken samen. Voor het omgaan met het werkbudget van het projectmanagement wordt op korte termijn een Administratieve Organisatie (AO) opgesteld. Programmering Jaarlijks wordt het projectenprogramma vastgesteld door de Stuurgroep Westergozone. De leden van de Stuurgroep worden daartoe gemandateerd door de organisatie die zij vertegenwoordigen. Het programma wordt vastgesteld in november van het jaar voorafgaand aan het kalenderjaar waarop het betrekking heeft. De voorbereidingen voor het nieuwe programma beginnen al in april. Daarmee kunnen deelnemers de voornemens financieel vertalen en, indien noodzakelijk, mee laten lopen met de begrotingsvoorbereiding voor het daaropvolgende jaar. De voortgang van het projectenprogramma komt in iedere Stuurgroepvergadering aan de orde, waarbij altijd aanvullingen mogelijk zijn. Het programma bevat een overzicht van de Westergo projecten. Het betreft projecten die door het projectmanagement direct worden getrokken alsook projecten die worden gecoördineerd, maar door deelnemende organisaties worden getrokken. Daarbij is tevens aangegeven welke partijen bij het betreffende project betrokken zijn, de doorlooptijd en tijdsinzet en welke de met het project gemoeide kosten zijn. Het projectenprogramma wordt voorbereid door het projectmanagement, in samenspraak met de (ambtelijke) coördinatorengroep Westergo. Daarbij worden ook de visie van het bestuur van de Ondernemersfederatie Westergozone en de projectinput vanuit ondernemerszijde betrokken. Rapportage De voortgang van het projectenprogramma vormt in elke vergadering een vast agendapunt. Daarbij wordt ook de (kwartaal- en voortschrijdende) rapportage van de projectmanager betrokken. Éénmaal per jaar, in het vierde kwartaal, wordt de balans opgemaakt met een jaarrapportage. Deze wordt tegelijk met het programma voor het volgende kalenderjaar vastgesteld en als formele terugkoppeling aan alle betrokken organisaties binnen de Westergozone gestuurd. Daarnaast kan er aanleiding zijn om tussentijds te rapporteren of terug te melden, hierover worden dan per geval afspraken gemaakt. M 41 De Westergozone in perspectief 13

Historisch Centrum Leeuwarden

Raadsverslagen van de gemeente Leeuwarden, 1865-2007 (Bijlagen) | 2007 | | pagina 362