90
91
Jaarstukken 2006
Gemeente Leeuwarden
B) Op basis van interviews met afnemers (fase 1)
De sector Communicatie werkt op regiebasis waarbij de nadruk ligt op de kwaliteit van de geleverde prestaties
binnen afgesproken termijnen en waarbij de afnemers de kosten van minder belang vinden. De afnemer mist
een concreet inzicht in de kostendekking uit de projecten en/of uit het reguliere budget van de sector
Communicatie. De geoffreerde kosten worden voor juist aangenomen. Een "gedwongen winkelnering" ontbeert
een prijsinzicht op concurrentiebasis vanuit de vrije markt.
De organisatie vindt de sector Communicatie op operationeel/organisatorisch gebied sterk optreden.
De sector Communicatie is sterk in het toepassen van communicatie-instrumenten (bijvoorbeeld huisstijl,
standaarden voor folders en artikelen). Om dit te realiseren zijn concrete richtlijnen geformuleerd die, indien
nodig, geactualiseerd worden en voor de medewerkers van Communicatie goed toegankelijk zijn. Tevens zijn
met externe bureaus en- adviseurs netwerken opgebouwd die op concurrentiebasis geselecteerd zijn middels
aanbestedingsprocedures. Dit onderdeel scoort op doelmatigheid goed.
Bestuur en directie vinden 'strategische communicatie' belangrijk. IMiet als doel op zich, maar om de strategische
doelen van de organisatie (100.000+, evenwichtige bevolkingsopbouw, HBO-stad, water, duurzaamheid) te
ondersteunen. De inhoud en de vorm van strategische communicatie moeten ontwikkeld worden, de sector
Communicatie moet die inhoud en vorm kunnen bedienen en de sector zit nog niet op het gewenste niveau
(kwaliteit en creativiteit bij de medewerkers om inhoud en vorm aan strategische communicatie te geven). De
huidige als zeer wisselend ervaren kwaliteit voor en invulling aan de ontwikkeling van strategische communicatie
staat een doelmatige dienstverlening voor dit product in de weg.
Het College ontwikkelt in samenwerking met Communicatie een visiedocument over de betekenis en inhoud van
overheidscommunicatie richting de Raad, het College en het ambtelijke apparaat. Het moet de rol van de sector
Communicatie helder maken.
Naast het ontbreken van de strategie voor de advies en signaalfunctie over strategische
communicatievraagstukken is er geen jaarplan en activiteitenplan voor dit product. De sectormanager vindt het
format van het sectorplan ontoereikend om een jaarplan voor strategische communicatie hierin op te nemen.
Opdrachtgevers ervaren een constructieve flexibele inzet vanuit Communicatie. Zij vinden wel regelmatig dat de
eigen inhoudelijke inzet te groot moet zijn door een sterk wisselend kwaliteitsniveau (inhoudelijke basiskennis)
van de sector Communicatie.
C) Op basis van interviews met sector Communicatie (fase 2)
De waan van de dag doet een beroep op een groot improvisatievermogen. Zowel bestuurlijk als vanuit de
samenleving kunnen onvoorspelde zaken de geplande activiteiten en daarmee de inzet van communicatie
medewerkers overrulen. Communicatie pakt dit op en verkoopt geen nee. Dit kan de doelmatigheid negatief
beïnvloeden. De prestatie staat voorop.
De insteek van Communicatie is de gevraagde afgesproken prestaties leveren binnen de daarvoor afgesproken
termijnen. De factor kosten (ureninzet) wordt daarbij, indien noodzakelijk, besproken met de sectorleiding.
Wanneer de gevraagde en/ of te leveren ureninzet wordt overschreden wordt dit opgelost door overwerkuren
en/ of extern in te huren capaciteit.
De productieve uren per medewerker, geraamd op gemiddeld 1472 uur5, blijken op basis van besteding
gemiddeld 1600 uur (10% extra productief werk). Het illustreert een hoge betrokkenheid en
verantwoordelijkheidsgevoel van de medewerkers om te voldoen aan termijnen, afspraken na te komen en geen
nee te hoeven zeggen. Er is een laag ziekteverzuim en men werkt veel buiten de kantooruren. Door de
medewerkers afgegeven signalen naar de sectorleiding hebben nog niet geleid tot een evenwichtige
tijdsbesteding.
De eigen PR van de sector Communicatie komt volgens eigen inzichten onvoldoende uit de verf. Een eerste
aanzet tot verbetering hiervan is het sectorjaarverslag 2004.
In de begroting van de sector Communicatie is structureel 2 fte opgenomen voor projectgebonden
werkzaamheden. Ieder jaar worden met de relevante sectoren de geprognosticeerde projecten doorgenomen en
vastgelegd. Er is geen beleid geformuleerd voor het geval de vraag vanuit projecten achterblijft (wat te doen
met een mogelijke overbezetting).
5 Een fulltime baan omvat 1872 uur per jaar. Standaard gaat hier 400 uur improductief (ziekte, verlof en feestdagen, overig verlof)
vanaf. Dan resteert 1472 uur voor de productieve uren. Doorgaans wordt 100 tot 125 uur voor de indirect productieve uren
(werkoverleg, opleiding, etc.) geraamd. Dat betekent dat de meeste organisatieonderdelen 1350-1375 uur ramen voor direct
productieve uren (rechtstreeks op producten en projecten).
Jaarstukken 2006
Gemeente Leeuwarden
Aanbevelingen
Meer greep op doelmatig werken:
Meer aandacht voor procesbeschrijvingen (en werkinstructies). Het beoordelen van het productenpakket van
Communicatie en voor geselecteerde producten komen tot procesbeschrijvingen en eventueel achterliggende
werkinstructies, en het duiden van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
Door het management geformuleerde actiefst:
AO-beschrijving ontwikkelen: duidelijke procedures en verantwoordelijkheden vastleggen
Heldere sectorstructuur met duidelijke taken en verantwoordelijkheden. Zelfsturende teams
Om strategische communicatie te ontwikkelen en door te voeren:
Samen met bestuur en directie een visiedocument over inhoud en vorm van strategische communicatie6
ontwikkelen en richting de Raad, het College en het ambtelijk apparaat communiceren.
Door het management geformuleerde actiefs):
Visiedocument Strategische Communicatie ontwikkelen
Managementletter maken waarin wordt aangegeven: aan welke kwaliteitseisen de sector Communicatie
dient te voldoen specifiek voor het op een professionele wijze uitvoeren van het strategisch
communicatiebeleid; aan welke kwaliteitnormen de medewerkers en management van de Sector
Communicatie dienen te voldoen voor het op een professionele manier uitvoering geven aan het
strategisch communicatiebeleid en welke acties zijn c.q. worden ondernomen (op welke termijn) om de
sector op dit onderdeel op het gewenste niveau te brengen.
Betere match Communicatie - Concernstaf organiseren: doel is o.a. meer lange termijnplanning
Om kwaliteiten en competenties van medewerkers te verbeteren en de ontwikkeling van strategische
communicatie te stimuleren:
het formuleren van en ontwikkelen van de noodzakelijke competenties
het formuleren van de relevante selectievoorwaarden bij bestaande- en komende vacature invullingen voor
adviseurs.
de vacature-invulling bij Communicatie richten op nieuw aan te trekken medewerkers, die de kwaliteit
hebben om de ontwikkeling van strategische communicatie inhoud en vorm te geven.
Door het management geformuleerde actiefst:
Competenties voor alle communicatiefuncties benoemen en vaststellen
POP-ontwikkelingsplan ontwikkelen en inbrengen bij functioneringsgesprekken
Op basis van visiedocument en wensen Bestuur en DR vacatures opvullen met strategische
communicatieadviseurs.
Voor duidelijkheid over de omgang met projectgebonden formatie:
In het Sectorplan over meerdere jaren aangeven op basis van welke met de sectoren afgestemde en
geprognosticeerde projecten de structurele projectgerelateerde formatie is begroot.
Aangeven hoe met afwijkingen in de bestede uren, zowel positief als negatief, wordt omgegaan.
Aangeven hoe de inzet van formatie is op externe klussen.
Door het management geformuleerde actiefst:
Uitleg Concernstaf over productenbegroting
Na uitleg over productenbegroting: sectorplan 2007 ontwikkelen
Om de PR van de sector Communicatie te verbeteren:
een vervolg geven aan het sectorjaarverslag 2004
een introductiepakket samenstellen voor nieuwe medewerkers, waarin de sector Communicatie zich met
haar medewerkers voorstelt en een inzicht geeft in haar producten van dienstverlening.
Door het management geformuleerde actiefst:
Communicatieplan maken en uitvoering
Jaarverslag le helft 2006 (productencatalogus: wat is door onze sector gerealiseerd?)
6 Tijdens de vraaggesprekken werden de begrippen Strategische communicatie en Corporate Communicatie door geïnterviewden
willekeurig (door elkaar) gebruikt. De betekenis van strategische communicatie is in grote lijnen dat op een proactieve wijze
specifieke boodschappen stelselmatig worden gecommuniceerd met vooraf in kaart gebrachte in- en externe doelgroepen. Bij
Corporate Communicatie gaat het om het bewerkstelligen van het gewenste beeld; het is een managementinstrument waarmee alle
vormen van in- en externe communicatie zodanig op elkaar worden afgestemd dat er een positief beeld ontstaat bij de doelgroepen
waarvan men als organisatie afhankelijk is.
