TOELICHTIMG OF DE CONCEPT—ARCHIEFV5RORDENIHG VOOR GEMEEN'IEN
WAAR GEEN ARCHIVARIS IS BENOEMD.
1Indeling.
Door de bepaling van artikel 5» eerste lid, van de wet worden twee archiefdelen
onderscheiden t.w.s
a. niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
b. naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
Aangezien deze archiefdelen weinig of geen voorschriften gemeen hebben en een
eigen bestaan leiden, is de regeling primair ingedeeld naar deze delen en se-*
condair naar de functies met betrekking tôt deze archiefdelen.
2* Ordening en beschri.jving.
Artikel 2 van de wet legt de overheidsorganen de plicht op de onder hem berusten
de archiefbescheiden in goede en geordende staat te bewaren. Het begrip "goede"
slaat op de veilige wijze van berging, als bescherming tegen invloeden van brand.
stof, ongedierte enz. De "geordende staat" legt de verplichting op de archief
bescheiden te ordenen, zonder te treden in de wijze van ordening.
In een regeling inzake de zorg voor de archiefbescheiden mag een bepaling om
irent de ordening niet ontbreken. De ordening is een wezenlijk bestanddeel van
de zorg.
Het zou evenwel niet juist zijn een bepaald ordeningssysteem voor te schrijven
en met name het systeem van de zaaksgevri.jze ordening te vermelden. Iferdoor zou
de indruk gevestigd kunnen worden, dat voor de archiefverordening slechts êén
ordeningscriterium wordt gehanteerd. Daarmede wordt geen enkel belang gediend.
Een dergelijke aanwijzing zou tôt een versmalling van de mogelijkheden kunnen
leiden en bepaald geen recht doen wedervaren aan de werkelijke inhoud van de
V.N.G. concepties met betrekking tôt archiveringsvraagstukken. Het probleem
van de archiefinrichting (structurering) is dermate ingewikkeld, dat "zaaksgewij-
ze" ordening gemakkelijk tôt misverstanden kan leiden.
De gemeentelijke organen moeten de vrijheid hebben de ordening van de archief
bescheiden op de meest doelmatige wijze te richten op het gebruik dat daarvan
wordt gemaakt in verband met de behoefte aan gegevens en in verband met de ver
nie tigingsmaatregelen.
Een inventaris of beschrijving van de archiefbescheiden (eenheden) zal niet mo-
gen ontbreken.
De door de beheerders op te stellen plannen van ordening en beschrijving zullen
door burgemeester en wethouders goedgekeurd moeten worden. Dit collège kan de
belangen en mogelijkheden van de gemeentelijke organen afwegen en aldus coordi-
nerend optreden.
Als leidraad voor deze plannen kunnen dienen de centraal door de Vereniging van
Nederlandse Gemeenten op te stellen en aan de gemeentebesturen aan te bieden
concepties.
De secretaris, die ingevolge artikel 25, eerste lid, van de wet na 50 jaar het
beheer over de archiefbescheiden (in de archiefbewaarplaats) krijgt zal inspraak
moeten hebben in de wijze, waarop de archiefbescheiden thans worden geordend en
beschreven. De feitelijke coordinatie wordt door hem tôt stand gebracht. (zie
artikel 2).
