3. Beheer en beheerder.
Burgemeester en wethouders zijn zonder meer "bevoegd regelen omirent het beheer
van de archiefbescheiden der gemeentelijke organen te stellen. De Vereniging van
Nederlandse Cemeenten is bereid desgewenst voor concept-formuleringen te urgen.
Volgens artikel 25, eerste lid, van de wet is de secretaris belast met het beheer
van de gemeentelijke archiefbewaarplaats.
Noch in de wet, noch in het besluit is gesteld wie belast is met het beheer van de
niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Het verdient
aanbeveling duidelijk te stellen wie als "beheerder" wordt aangemerkt. Het ligt
voor de hand, dat het hoofd van elk gemeentelijk orgaan als zodanig wordt aange-
wezen. Wie met "hoofd11 van een gemeentelijk orgaan wordt bedoeld, zal in het alge-
meen geen vraagpunten opleveren. In gevallen, waarin het minder duidelijk is, zal
telkens kunnen worden bepaald wie in de zin van deze regeling als hoofd is te be-
schouwen. (zie artikel 3).
4. Vernietiging, vervreemding, in bewaring geving en raadpleging.
4.1. Vernietiging.
Vernietiging van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen geschiedt volgens
artikel 2 van het besluit op last van burgemeester en wethouders.
Volgens de toelichting op het Archiefbesluit bestaat de mogelijkheid dat burgemees
ter en wethouders een algemene opdracht tôt vernietiging gevenj het is dus niet
noodzakelijk dat voor elke vernietiging een afzonderlijke opdracht wordt gegeven.
De vernietiging is een dergelijk belangrijk bestanddeel van de zorg voor de ar
chiefbescheiden, dat een bepaling inzake periodieke vernietiging niet mag ont-
breken. Door de beheerders zullen terzake de nodige voorstellen aan burgemeester
en wethouders worden gedaan, bij welke voorstellende specificaties als bedoeld in
artikel 5 van het besluit zullen worden gevoegd.
De zorg voor de archiefbescheiden en de doelmatigheid in de ordening eisen, dat
maatregelen worden getroffen om het bestaan van dubbele verzamelingen archief
bescheiden zoveel mogelijk te voorkomen. (zie ook punt 4«3«)«
Het is wenselijk en mogelijk ter zake van de vernietiging preventieve maatregelen
te treffen en bijv. door een directe selectie bij de ordening de vernietigings-
werkzaamheden te beperken.
In artikel 3, tweede lid, van het besluit is bepaald, dat de in lijsten omschreven
archiefbescheiden - tenzij in die lijsten anders is bepaald - binnen de daarbij
gestelde vernietigingstermijnen mogen worden vernietigd, mits daarvan repro-
dukties zijn vervaardigd op last van burgemeester en wethouders. Hoewel het in het
algemeen niet zinvol zal zijn van vernietigbare archiefbescheiden reprodukties te
vervaardigen, zullen, indien in een incidenteel geval toch van deze mogelijkheid
gebruik wordt gemaakt (bijv. bij micro-kopiëring de beheerders ter zake de no
dige voorstellen aan burgemeester en wethouders kunnen doen.
Het vaststellen van lijsten van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbe
scheiden van gemeentelijke organen is opgedragen aan de ministers van recreatie
cultuur en maatschappelijk werk en van binnenlandse zaken. Volgens artikel 3,
punt 4 onder e, mogen de archiefbescheiden, die nog niet in lijsten zijn omschre
ven dan wel daarvoor niet in aanmerking komen, worden vernietigd na advies van de
algemene rijksarchivaris, de provinciale inspecteur gehoord of in afwijking van de
ze adviezen met machtiging van genoemde ministers.
