- 4 -
1. De secretaris is in dit geval "belast met het beheer van de archiefbescheiden
welke naax de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Het is nuttig, dat hij nu
reeds inspraak heeft in de wijze van ordening en verzorging van die archiefbe
scheiden. Het toezicht verschaft hem deze inspraak, door middel waarvan hij
richting kan geven aan ordening enz.
2. In de archieven van vrijwel aile gemeentelijke organen komen archiefbescheiden
voor, welke 6ôk (en veelal in origineel) in het secretarie-archief zijn opgenomen.
Vooral in verband met het voorkomen van het ontstaan van dubbele verzamelingen
en het vernietigen van dubbele verzamelingen archiefbescheiden is coordinatie
noodzakelijk. Door middel van het hem opgedragen toezicht kan de secretaris co-
ordinerend optreden.
3. Volgens deze regeling moet de secretaris bij diverse door burgemeester en wet-
houders te nemen beslissingen worden gehoord. Het toezicht verschaft hem de moge-
lijkheid inzicht in de archiefordening en -verzorging bij de gemeentelijke organen
te verkrijgen, waardoor hij beter in staat zal zijn burgemeester en wethouders
met een zinvol advies terzijde te staan.
Het zal de secretaris veelal niet mogelijk zijn dit toezicht persoonlijk uit te
oefenen. In de grotere gemeenten zal in het algemeen de chef van de afdeling in
terne zaken ter secretarie wel als deskundige, die de secretaris, bijstaat, kunnen
worden aangemerkt. In de relatie tussen deze chef en de diensten en bedrijven met
veelal hun eigen problmatiek ter zake zal het Centraal adviesbureau voor organi-
satie, documentatie, registre,tuur en personeelsbeheer van de Vereniging van
Nederlandse Gemeenten de nodige diensten kunnen verlenen.
Dit bureau is bereid desgewenst als "deskundige" te worden aangewezen en als zo-
danig de secretaris bij het uitoefenen van het toezicht bij te staan.
Het is moeilijk te omschrijven wat het toezicht op het beheer zal moeten omvatten.
Burgemeester en wethouders hebben de zorg voor de archiefbescheiden en zullen
regelmatig op de hoogte gehouden moeten worden hoe de aan hun zorg toevertrouwde
archiefbescheiden worden beheerd. Eer periodieke verslaggeving is daarom r.codza—
kelijk. Voor het overige kan aansluiting worden gezocht bij de bepalingen van het
besluit.
6. Archiefbewaarplaats
6.1. Aanwijzing.
Artikel 5» eerste lid, van de wet bepaalt, dat de onder deoverheidsorganen berus—
tende archiefbescheiden welke ouder zijn dan 5^ jaar binnen een tijdvak van 10
jaar naar de bij of krachtens de wet voor de bewaring daarvan aangewezen archief
bewaarplaats en worden overgebracht.
6.2. Overbrenging.
De overbrenging van de archiefbescheiden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats
geschiedt ingevolge artikel 17 van het besluit op last van burgemeester en wet
houders. Terzake van de feitelijke overdracht wordt door de (vorige)beheerder en
de beheerder van de archiefbewaarplaats gezamenlijk een verklaring opgemaakt.
Zij bewaren ieder een door beiden ondertekend exemplaar van die verklaring.
Archiefbescheiden welke jonger zijn dan 50 jaar mogen naar de archiefbewaarplaats
worden overgebracht wanneer er naar het oordeel van de beheerder van de archief
bewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.
Anders dan in het geval van artikel 17 van het besluit is ten aanzien van deze onver-
plichte overbrenging wel voorgeschreven, dat de beheerder in eerste aanleg moet be-
slissen of hiervoor de nodige ruimte beschikbaar gesteld kan worden.
