Voorstel
17.5.1977
Notulering gemeenteraadsvergadering
Aan
de gemeenteraad
Bij besluit dd31 oktober 1974 werd door uw kollege het maken van de notulen voor-
taan beperkt tôt het maken van een besluitenlijst naast het opnemen op de band van
het gesprokene.
Bekeken zou worden hoe deze procédure werkte.
De ervaringen hiermee hebben onze fraktie bewogen u nu een voorstel te doen met be-
trekking tôt een gedeeltelijke wijziging.
Een aantal redenen zouden we daarvoor willen aanvoeren.
1De openbaarheid van het raadsverslag.
Hoewel de besluitenlijst en de band voor een ieder toegankelijk zijn, leert de
ervaring dat in de afgelopen twee jaar slechts ëén tweemaal gebruik gemaakt
is van de mogelijkheid tôt afluisteren van de band op het gemeentehuis
De besluitenlijst geeft slechts zeer summier iets weer van hetgeen gezegd werd.
Hoewel de verslaglegging dus naar de letter openbaar is, is hiervan in de prak-
tijk nauwelijks sprake. Het zou daarom een taak van de overheid zijn die open
baarheid te bevorderen.
2. Besluitenlij st
Deze is een grove samenvatting van het gesprokene en doet daardoor soms geen vol-
doende recht aan de argumenten die een spreker bewogen een bepaald standpunt
in te nemen.
De één vindt dit en de ander dat belangrijk.
Op grond van bovenstaande zou gepleit kunnen worden voor het maken van een woor-
delijk verslag en ruime verspreiding daarvan.
Sommige gemeenten hanteren dit systeem.
Bij vorige gelegenheden is reeds gewezen op de nadelen zoals de kosten en de er-
mee gemoeide tijd waardoor soms lange tijd moet verlopen eer tôt vaststelling
kan worden besloten.
Wij zouden dan ook het volgende willen voorstellen:
a. Opname van de raadsvergadering volgens het tôt nu toe gevolgde systeem op een
bandrecorder
b. Maken van een besluitenlij st bevattende: De aanwezige leden, de besluiten, de
stemmingen en moties en amendementen.
Dit zijn de in het règlement van orde in artikel 14 lid 2 opgenomen punten
a t/m f.
c. Kopiëring van de band op cassettebandjeswelke aan de raadsleden worden ver-
sterkt en door hen ingeleverd voor de raadsvergadering twee maanden na die
waarop die bandjes betrekking hebben.
Hiervoor is het nodig dat er een aantal kassetterecorders worden aangeschaft.Een
offerte werd gevraagd en verkregen.
Daaruit blijkt het volgende:
Benodigd
20 recorders Philips N 2215, incl. 20 x 2 (type C 90) cassettebandjes en aansluit-
kast voor 6 recorders voor 4.800,
Het type dat boven genoemd wordt is de goedkoopste met een telwerk en wordt in de
gemeente Smallingerland naar voile tevredenheid gebruikt.
Het aantal van 20 extra bandjes is benodigd ter overbrugging van een maand, omdat
er dan 13 bandjes door de raadsleden gebruikt worden, terwijl 6 in reserve dienen
te worden gehouden voor de kopiëring. Wanneer dat tweemaal gedaan wordt, worden
12 bandjes verkregen. Bovendien lopen tijdens de raadsvergadering twee bandjes
via de bandrecorder mee, omdat dan meteen de standen van het werk genoteerd kunnen
worden. Totaal worden zo 13 verslagen op kassette verkregen. De laatste recorder
zouden wij graag geplaatst zien in de openbare bibliotheek te Stiens. De direktie
daarvan had een welwillend oor voor deze suggestie, en wilde graag meewerken aan
het verder openbaar maken van de raadsvergaderingen.
f -
