A VEEL PROGRESSIE
De vierde bouwsteen: de management- en
orqanisatiestructuur
3
Het betreft hier elementen als de mate waarin het werk logisch en efficient is
georganiseerd. Daarbij moet gedacht worden aan de mate van integraliteit,
verkokering en het niet versnipperen van de werkzaamheden - en daarmee de
horizontale lijnen in de organisatie aan de ene kant en anderzijds aan de
hierarchische gelaagdheid - en daarmee de verticale lijnen in de organisatie.
Begrippen als parafensysteem, de overlegstructuur en de verdeling van de
verantwoordelijkheden vallen ook onder deze bouwsteen. (Het gaat in feite om de
vorm/functie van de kapstok waaraan het werk - de jas - kan worden opgehangen.
Het werk (jas) is in deze beeldspraak dan bouwsteen nummer 1
Stand van zaken thans
De structuur van de organisatie is thans helder. We werken met drie sectoren en
onder elke sector "hangen": twee clusters, waarbij de cluster sportcomplex een wat
speciale positie in neemt en daarom wat afwijkende bevoegdheden toegekend
heeft gekregen. Per cluster is er een coordinator en bij het sportcomplex wordt
deze rol vervuld door de bedrijfsleider. De taken van de clustercoordinatoren zijn
ook duidelijk. Zij hebben een rol als planner van de activiteiten en het bewaken van
de voortgang ervan. Zij staan hierarchisch niet boven de medewerkers in de
cluster, maar zijn wel het eerste aanspreekpunt als het gaat om de
werkzaamheden die binnen de cluster verricht moeten worden. De
clustercoordinatoren hebben geen zgn. P-taken (personele taken als het voeren
van werkplangesprekken, functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken).
Dat is voorbehouden aan het sectorhoofd. Een uitzondering hierop vormt de
bedrijfsleider van het sportcomplex. Deze heeft gezien het aantal personeelsleden
dat daar werkzaam is, wel P-taken.
Om het geheel tot zijn recht te laten komen zijn er bindende afspraken gemaakt
over de verschillende vormen van overleg. Zo kennen we clusteroverleg en overleg
tussen de clustercoordinatoren en het sectorhoofd.
Wanneer het bij een bepaald onderwerp de gehele organisatie aangaat, dan
worden er medewerkerbijeenkomsten gehouden. Daarbij is een ieder, voor zover
de voortgang van werkzaamheden dat toelaat, aanwezig. Deze bijeenkomsten
komen een aantal keren per jaar voor.
Het bovenstaande houdt in dat de organisatie er staat en tevens is duidelijk onder
welke sector/cluster de uitvoering van een bepaalde taak valt. De versnippering van
taken, het werken van een medewerker onder meerdere clusters in soms zelfs
meerdere sectoren, behoort tot het verleden. Het afgelopen jaar is dat door interne
verschuivingen van werkzaamheden opgelost. Een ieder valt qua werkzaamheden
onder een cluster en dus ook onder een clustercoordinator en een sectorhoofd.
Het managementteam geeft leiding aan het geheel. In het MT is afgesproken dat
de sectorhoofden elkaar bij afwezigheid onderling vervangen.(de zgn. horizontale
vervanging). Dit bevordert de eenheid van aansturing en vergroot de duidelijkheid
naar de organisatie.
