B ENIGE PROGRESSIE
De eerste bouwsteen:het takenpakket
8
Binnen deze bouwsteen gaat het om elementen als aard, omvang en complexiteit
van de taken, eventuele achterstanden, relevante ontwikkelingen binnen het
beleidsveld, alsmede het ambitieniveau van raad en college
De basis voor het verrichten van die werkzaamheden bestaat uit de
sector/clusterplannen.
Deze dienen te bevatten:
1 Een overzicht van de reguliere werkzaamheden, beleid en nieuwe plannen,
de bijdrage als cluster aan gemeentebrede projecten, de flexibele ruimte en
de interne diensten
2 De beleidsontwikkeling
A een heldere opdrachtformulering en prioriteitstelling door de raad ten
behoeve van het college van B&W
B een planmatige vertaling van deze opdracht door het MT
3 De bijdrage per sector of cluster aan sectoroverstijgende projecten.
4 Afspraken over de invulling van de zgn. flexibele ruimte om in te kunnen
spelen op onvoorziene (veelal alledaagse)vragen vanuit het bestuur of de
omgeving.
5 Vaste afspraken met betrekking tot de interne dienstverlening, producten en
spelregels en voorts het benoemen van bestuurlijke en ambtelijke trekkers per
taakveld.
Stand van zaken thans
In 2003 is gestart met de aanwijzing van kwartiermakers, als voorlopers voor de
clustercoordinatoren.
De definitieve aanstelling van de clustercoordinatoren heeft in de eerste helft van
dit jaar zijn beslag gekregen. Tot hun taak behoort o.a. het coordineren van de
taken binnen de cluster.
Zij zijn verantwoordelijk voor de uitvoeringsplanning en voor de kwalitatieve en
kwantitatieve aspecten van de uit te voeren werkzaamheden in hun cluster.
Bij hun planning houden ze in eerste aanleg rekening met de periodiek
terugkerende werkzaamheden en met de te ramen flexibele uren. Aan beide
categorieen wordt het in te zetten aantal uren gehangen, zulks aan de hand van
ervaringscijfers (tijdschrijven) en als die ontbreken wordt een inschatting gemaakt.
De overige uren worden gehangen aan projecten en eenmalige acties. Ook daar
maakt men een inschatting van de in te zetten uren. Het totaal vormt de
clusterplanning voor dat jaar.
Door de kwartiermakers is een eerste opzet gemaakt, door de clustercoordinatoren
wordt deze verfijnd en getoetst aan de uitkomsten van het tijdschrijven. Het
systeem van tijdschrijven geeft, naarmate de periode langer duurt, een steeds
beter inzicht in de verschillen tussen raming en werkelijkheid.
De bijdrage aan cluster/sectoroverstijgende projecten blijft een punt van zorg. Ook
hier geldt dat een langere ervaring het correcter inschatten van de vereiste in te
zetten uren betrouwbaarder maakt.
