Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest FrysMn
Voor de afdeling planning en control betekent dit'fiaast een grootse eenmalige aanpassing van
verantwoordingsstukken, dat zij nu niet meer op dienstniveau informatie verzamelen,
analyseren en rapporteren om vervolgens de financiele gevolgen voor de gemeenten te
berekenen, maar dat zij voor 8 gemeenten informatie zullen gaan verzamelen, analyseren en
rapporteren.
Uiteraard wordt er nu ook veel informatie op gemeenteniveau bijgehouden. Er zal dan ook
niet sprake zijn van een 8 maal zo grote administratieve last, maar dan toch zeker wel tot 3
keer zoveel. Op jaarbasis worden nu bij de Dienst ca. 1,5 fte aan uren ingezet voor het
opstellen van begrotingen, tussentijdse rapportages, managementinformatie en jaarstukken.
Dit zou per 1 januari naar zo'n 3 a 4 fte uitgebreid moeten worden. Dit zijn slechts de
gevolgen voor de afdeling planning en control van de Dienst. Ook de financiele afdelingen
van gemeenten zullen door de extra informatie een lastenverzwaring gaan ervaren.
Administratieve verwerking van geldstromen:
Doordat per 1 januari 2007 elke gemeente haar eigen budget krijgt overgemaakt, ontstaan er
zowel bij de gemeenten als het samenwerkingsverband meer lasten van de administratieve
verwerking van ontvangen voorschotten. Werd er voorheen bij ontvangst van een voorschot
een administratieve boeking gedaan, per 1 januari zullen voor de verwerking van een
voorschot 24 administratieve boekingen verricht worden.
In totaliteit betekent dit op jaarbasis voor onze 8 gemeenten en het samenwerkingsverband
een verzwaring van de administratieve urenlast met ca. 100 uren.
Interne controle on de rechtmatigheid:
De single audit op de rechtmatigheid van de uitgaven vindt bij de Dienst plaats op basis van
steekproefbepaling (Smashmodel van Deloitte Enterprise Risk Services). De steekproef
wordt berekend over het totaal van de uitgaven van de gehele Dienst. Dit kan omdat de Dienst
een budget ontvangt, een beleid voert bij de besteding van het budget en een verantwoording
indient over de besteding van het budget. Uit de steekproef blijkt vervolgens hoeveel dossiers
gecontroleerd moeten worden.
Gelukkig kan deze systematiek met de komst van de SISA voor het verantwoordingsjaar 2006
gehandhaafd blijven. Een lastenverlichting is de SISA voor het jaar 2006 echter niet of
nauwelijks. De versturing van een verantwoording naar het Ministerie wordt vervangen door
versturing van verantwoordingen naar de individuele gemeenten. In de steekproefbepaling is
slechts sprake van een lichte daling van het aantal te controleren dossiers. Dit komt doordat
bij samenwerkingsverbanden de totale uitgaven in de jaarrekening voor ca. 85% bestaan uit
uitgaven WWB. Een rechtmatigheidnorm van 1% op het totaal van de uitgaven van de
jaarrekening in plaats van 1% van het WWB-budget leidt dus niet tot aanzienlijke verschillen.
Voor 2007 is er wel sprake van een groot verschil, maar dan wel een lastenverzwaring.
Wanneer er per 2007 8 aparte budgetten worden toegekend zal de Dienst zich ook voor 8
budgetten over de rechtmatigheid rechtstreeks moeten verantwoorden richting gemeenteraden.
De steekproef die bepaalt hoeveel dossiers gecontroleerd moeten worden, zal dan in overleg
met de gemeentelijke accountant bepaald moeten worden. Ondanks een verlichting in
goedkeuringstoleranties en een ruimere rapporteringstolerantie van gemiddeld 10% zullen er
door splitsing in 8 budgetten in totaliteit meer dossiers gecontroleerd moeten worden.
Op jaarbasis is er voor onze Dienst sprake van een benodigde uitbreiding van 2000 directe
uren op jaarbasis. In fte's vertaald betekent dit voor de Dienst ca. 1,5 extra fte's voor IC-
werkzaamheden.
8
Aut: RD
d.d.: 1-11-2006
