5.8 Rol Ondernemingsraden
De Ondernemingsraden oefenen, ieder voor zich, hun wettelijke bevoegdheden uit. Ter
voorbereiding, afstemming en overleg vormen zij tezamen het Platform Ondernemingsraden
Middelsee, waaraan delegaties van de betrokken medezeggenschapsorganen deelnemen. De
voorzitter en secretaris van dit platform hebben maandelijks een voortgangsoverleg met twee
gemeentesecretarissen namens het Secretarissenoverleg Middelsee. De ondernemingsraden
vervullen, in de projectorganisatie, feitelijk de rol van toetser en (personeel)adviseur.
6. Voorbereiding deelproiecten
6.1 Projectvoorstel.
Fiat voor (het starten van) deelprojecten wordt gegeven door de colleges van B&W, ieder
voor zich en gezamenlijk (zie 5.1). Er kan geen deelproject starten (d.w.z. voorbereiding van
een projectvoorstel) zonder dat de colleges met dat deelproject hebben ingestemd. Het fiat
voor het starten van een deelproject wordt voor elk deelproject afzonderlijk gegeven op basis
van een projectvoorstel waarin projectdoelstelling bestuurlijke opdracht), producten,
afbakening, randvoorwaarden en uitgangspunten, toegevoegde waarde, tijdpad en kosten
(inclusief ureninzet) zijn geformuleerd. Voor een projectvoorstel is een standaard sjabloon
beschikbaar. Besluitvorming over (het starten van) deelprojecten vindt, vanwege integrale
afweging van prioriteiten, bij voorkeur plaats in het kader van het Ontwikkelprogramma
Middelsee.
6.2 Initiatief en afstemming projectvoorstellen
Initiatieven voor deelprojecten kunnen afkomstig zijn uit alle onder paragraaf 5 genoemde
geledingen. De initiatieven worden allereerst voorgelegd aan het SOM. Het SOM besluit of
een voorbereidingsnotitie wordt opgesteld op basis waarvan de colleges van B&W kunnen
beslissen of het beoogde deelproject daadwerkelijk gestart wordt. Ten behoeve van
voorbereiding van een voorbereidingsnotitie kan het SOM in of buiten de projectorganisatie
opdrachten geven aan medewerkers. Opdrachten worden ter afstemming besproken met de
betreffende leidinggevende(n), en ter kennis gebracht aan de betreffende portefeuillehouders
en het BOM. Het SOM initieert deze afstemming en kennisgeving.
7. Uitvoering deelproiecten
Na flattering van een projectvoorstel (zie 6.1) vindt uitvoering van het project (de bestuurlijke
opdracht) plaats middels het voortbrengen van een beslisnotitie. Een beslisnotitie omvat
minimaal een beschrijving van het proces dat is doorlopen, de wijze waarop communicatie en
afstemming heefit plaatsgevonden, de bevindingen met betrekking tot de projectdoelstelling en
aanbevelingen over het verdere vervolg. Als aanbevolen wordt om tot implementatie in
Middelsee verband over te gaan, dan wordt in de beslisnotitie tevens aangegeven binnen
welke randvoorwaarden, uitgangspunten, kosten en tijdpad een implementatieplan tot stand
wordt gebracht.
8. Ondersteuning
Het project en de deelprojecten worden door de vier colleges van B&W gezien als regulier
taakveld voor de ambtelijke organisaties. Dit betekent dat, binnen het stramien van de
normaal gebruikelijke planningscyclus, de uit het project voortvloeiende werkzaamheden
worden afgewogen in relatie tot (effecten op) werkzaamheden voortvloeiend uit andere
taakvelden.
