Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2007.
Uit het oogpunt van doelmatigheid heefit het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren.
In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de
accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.
Aantal
per jaar
Toelichting
Presidium
De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. Het presidium is
het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met
het presidiun e zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden
om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de
controle-opdracht. Wellicht kan dit worden gecombineerd met het pre-
audit gesprek dat ambtelijk wordt gevoerd. Eventuele tussentijdse
belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijds worden
teruggekoppeld naar het presidium. Daamaast kunnen de bevindingen van
de eindejaarscontrole (op basis van het concept en defmitief rapport van
bevindingen) worden besproken in het presidium.
Griffier
Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking (ook als
lid van de commissie) informed voortgangsoverleg naar de behoefte.
Financieel management
Minimaal
drie
Het financieel management is voor de accountant het eerste
aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek,
de bespreking van de interim-controle en van de eindejaarscontrole.
Daamaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse
voortgangsgesprekken
Sectoren/ diensten
PM
Binnen de sectoren/ diensten zal, in het kader van onze controle, nader
overleg van toepassing kunnen zijn met de directeuren/ hoofden en
verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.
Portefeuillehouder
Financien
Minimaal
een
Eindejaarscontrole.
College van burgemeester
en wethouders en
gemeenteraad
PM
Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van collega
en gemeenteraad