Bijlage 1:
Communicatie en periodiek overleg
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar
2010. Uit het oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken
te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de
volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van
toepassing zijn.
Aantal
Toelichting
per jaar
Presidium
De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. Het
presidium is het aanspreekpunt voor de accountant voor de
opdrachtformulering. Met het presidium zal voorafgaand aan de
controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een
afstemming inzake de nadere invulling van de controle-opdracht.
Wellicht kan dit worden gecombineerd met het pre-audit gesprek
dat ambtelijk wordt gevoerd. Eventuele tussentijdse belangrijke
bijstellingen van de controle zullen tussentijds worden
teruggekoppeld naar het presidium. Daarnaast kunnen de
bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het concept
en definitief rapport van bevindingen) worden besproken in het
presidium.
Griffier
Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking
(ook als lid van de commissie). Informeel voortgangsoverleg naar
de behoefte.
Financieel management
Minimaal
drie
Het financieel management is voor de accountant het eerste
aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit
gesprek, de bespreking van de interim-controle en van de
eindejaarscontrole. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen
voor tussentijdse voortqanqsqesprekken
Sectoren
PM
Binnen de sectoren zal, in het kader van onze controle, nader
overleg van toepassing kunnen zijn met de sectorhoofden en
verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.
Portefeuillehouder
Financien
Minimaal
een
Eindejaarscontrole.
College van
burgemeester en
wethouders en
qemeenteraad
PM
Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van
het college van B&W en gemeenteraad