In deze Algemene subsidieverordening is ervoor gekozen dat de steekproefsgewijze controle
zich richt op het aantonen dat de activiteiten. waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht
en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtinsen. Hiertoe hoeft niet een
gedetailleerd overzicht van inkomsten en uitgaven (boekhouding) te worden bewaard, maar
kan worden volstaan met het bewaren van een bewijs, dat de activiteit heeft plaatsgevonden.
Dat kan ook een foto van of een krantenartikel over bijvoorbeeld een gesubsidieerde
bijeenkomst zijn. Daardoor hoeft bijvoorbeeld een vrijwilligersorganisatie geen extra
documenten te bewaren dan zij ten behoeve van haar reguliere werkzaamheden doet.
Gemeenten lopen niet zoveel financiele risico's bij verstrekking van kleine subsidies. Ga eens
op bezoek bij subsidieaanvragers en -ontvangers, bekijk welke activiteiten ze ontplooien en
waar ze de subsidie voor nodig hebben. Ga er vanuit dat de organisatie met recht en reden om
subsidie vraagt.
Om het risico van verlaging van verantwoordingsplicht voor uw gemeente in kaart te brengen,
kijk dan eens naar de verhouding van het aantal kleine subsidies (bijvoorbeeld tot 5.000 euro),
die uw gemeente verstrekt en welk percentage dat is van het totaalbedrag aan verstrekte
subsidies. Ervaring leert dat vaak 75% van de subsidies wordt verstrekt in kleine bedragen. In
veel van de huidige verantwoordingsregimes wordt geen onderscheid gemaakt op grond van
de hoogte van het subsidiebedrag. Verantwoordingsregimes in subsidieregelingen zijn
ingericht met het oog op de grote verstrekte bedragen (de andere 25%) en de daarmee
samenhangende risico's. Toepassing van deze verantwoording op kleine bedragen leidt tot
onevenredig hoge lasten voor ontvangers en gemeenten. Het middel schiet daarmee zijn doel
voorbij.
Best practice: directe vaststelling en verantwoordingsvrije subsidies
Diverse gemeenten werken naar tevredenheid met een systeem van directe vaststelling en
verantwoordingsvrije subsidies. Een aantal voorbeelden met daarbij het maximumbedrag:
Dantumadiel
1.000,-
Leiderdorp
1.500,-
Lansingerland
2.500,-
Hillegom
500,-
Nieuwegein
1.200,-
Utrecht
5.000,-
Rotterdam
5.000,-
tot maximaal 7.500,- verlening voor 4 jaar
Voordelen:
Minder administratieve lasten - in tijd, kosten en ergemis - voor aanvragers, zoals
vrijwilligersorganisaties. Op deze manier hebben zij meer tijd te besteden aan hun echte werk.
Minder bestuurlijke lasten, want de gemeente hoeft niet meer te wachten op de jaarrekening
van misschien wel honderden kleine instellingen. Daamaast hoeft de gemeente niet meer te
controleren en vaststellingsbrieven op te stellen. Dit scheelt veel tijd.
Nog een mogelijkheid om te kijken naar vereenvoudiging is kritisch te kijken naar de
vereisten, die aan jaarlijkse subsidies of de zogenaamde per boekjaar verstrekte subsidies
worden gesteld. In deze Algemene subsidieverordening is bijvoorbeeld, juist wegens de hoge
regeldruk, afgezien van de mogelijkheid om afdeling 4.2.8 van de Awb in zijn geheel van
