Bijlage II: Communicatie en periodiek overleg
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar
2005. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te
combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende
contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.
Aantal
per jaar
Toelichting
B egeleidingscommissie
(indien hiervoor wordt
gekozen) of een ander
overlegorgaan
2/3 keer
De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De
begeleidingscommissie is het aanspreekpunt voor de ac
countant. Met de begeleidingscommissie zal voorafgaand
aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot
een afstemming betreffende de nadere invulling van de con
troleopdracht. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellin
gen van de controle zullen worden teruggekoppeld naar de
begeleidingscommissie. Daarnaast zullen de bevindingen
van de eindejaarscontrole (op basis van het concept en defi
nitief rapport van bevindingen) worden besproken in de be
geleidingscommissie.
Griffier
Periodiek
Met de griffier vindt periodiek overleg plaats over de op
drachtverstrekking en de voortgang.
Gemeentesecretaris/
(concern) controller
Periodiek
De gemeentesecretaris en (concem)controller zijn voor de
accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeen
telijke organisatie.
Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de
bevindingen van interim-controle (op basis van de concept
managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van
het concept rapport van bevindingen).
Financieel manage
ment
Minimaal
drie keer
Het financieel management is voor de accountant het eerste
aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-
audit gesprek, de bespreking van de interim-controle en van
de eindejaarscontrole. Daarnaast kan naar behoefte worden
gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.
Sectoren/ diensten
PM
Binnen de sectoren/ diensten zal, in het kader van onze con
trole, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de di
recteuren/ hoofden en verantwoordelijken voor de relevante
primaire processen.
Portefeuillehouder Fi
nanciën
Minimaal
drie keer
Pre-auditgesprek, bespreking bevindingen interim-controle
en eindejaarscontrole.
Protocol accountant 2005 pagina 16
Bijlage III: Rapportage
De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend:
4
Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Gericht aan
Managementletter dan
wel Verslag van be
vindingen interim
controle
Na afron
ding van de
interim
controle.
Mogelijke risico's, verbeter- en
aandachtspunten betreffende de
processen en procedures (be-
heersingsstructuur), beheersing
specifieke subsidiestromen
evenals overige van belang zijn
de onderwerpen. Voortgang
groeiproces invoering rechtma
tigheid.
Raad (hoofd
lijnen) en
College
Verslag van bevindin
gen
Na afron
ding van de
controle van
de jaarreke
ning.
Wettelijk: De vraag of inrichting
van het financieel beheer en van
de financiële organisatie een ge
trouwe en rechtmatige verant
woording mogelijk maken.
Daarnaast resterende fouten, on
zekerheden of verbeteringen op
het gebied van verslaglegging
rekening houdend met afgespro
ken rapporteringstoleranties. Re
latie tussen de controletolerantie
ingevolge controleverordening
en de feitelijke bevindingen.
Raad
Accountantsverklaring
Na afron
ding van de
controle van
de jaarreke
ning.
Ons oordeel over de mate waar
in de gemeenterekening een ge
trouw beeld geeft i.o.m. ver-
slaggevingsvoorschriften en
voldoet aan de eisen van recht
matigheid.
Raad
4'
Protocol accountant 2005 pagina 17
