BIJLAGE 2: Protocol Projectmanager
Project: Middelseerüte fase 2
Verantwoording:
Bij de eerste verantwoording dient een onderbouwing van het gehanteerde uurtarief meegestuurd te worden. Voor dit
uur tarief is 2001 basis en dient de gehele projectperiode gehanteerd te blijven.
Binnen 1 week na afloop van ieder kwartaal wordt door de verantwoordelijke partij het verantwoordingsmodel (bijla
ge 1 ingevuld en doorgestuurd naar de projectmanager.
Bij iedere kwartaalverantwoording moet een uitdraai van het detailgrootboek, kopieën van de bijbehorende facturen en
een overzicht van de urenverantwoording meegestuurd worden.
Het procesverbaal van aanbesteding, de gunningsbrief. het procesverbaal van oplevering, eventuele opdrachten tot
meervverk en overige opdrachtbrieven dienen door de verantwoordelijke partij aangeleverd te worden bij de projectma
nager. Deze gegevens dienen bij de eerst volgende kwartaalrapportage meegestuurd te worden.
Foto's van het projectbord en permanente logo moeten bij de eerst volgende kwartaal rapportage meegestuurd worden
naar de projectmanager.
Van ieder bestek dient de eindtermijn opgestuurd te worden naar de projectmanager, (dit dient te gebeuren nadat de
laatste termijn betaald is).
Aanbesteding/Facturen:
Bij de aanbestedingen dient het factuur adres opgegeven te worden. Het factuuradres is het adres van de eige
naar/beheerder. Indien een derde partij de uitvoering regelt tekent deze partij voor inkoper en stuurt hem vervolgens
door aan de eigenaar/beheerder welke de factuur betaalt. De betaalde BTW kan dan door de beheerder gedeclareerd
worden via het compensatiefonds.
Iedere beheerder besteedt zijn eigen w erk aan of geeft hier opdracht voor.
Declaratie/betaling:
De aangevraagde bijdragen door de gemeenten en afdeling wegen worden beoordeeld door de projectmanager, indien
deze akkoord is wordt de bijdrage overgemaakt aan de gemeenten en afdeling wegen zodra de hiervoor benodigde sub
sidie is overgemaakt aan de projectmanager.
Inrichting financiële systeem:
De nummering van de grootboeknummers moet aansluiten met het verantwoordingsmodel (bijlage 1Elk bestek heeft
dus een afzonderlijk grootboeknummer opgesplitst in
aanneemsom
voorbereiding
toezicht
grondaankopen
diversen
De gedeclareerde uren ten behoeve van voorbereiding en toezicht dienen verantwoord te worden door een afzonderlijke
urenadministratie. uitgesplitst naar onderdeel, voorbereiding en toezicht.
De verantwoording via het verantwoordingsmodel sluit ten alle tijden aan bij het detailgrootboek.
Accountantsverklaring:
Door de projectmanager wordt een accountant uitgezocht welke de deelprojecten en het gehele project beoordeelt en
voorziet van een accountantsverklaring.
Ieder kwartaal wordt er een accountantsverklaring opgesteld op basis van het ingediende verantwoordingsmodel. Indien
nodig kan de accountant de administratie van de betreffende afdeling/gemeente inzien of opvragen.
Kosten welke niet tot het project behoren:
Kosten welke niet tot het project behoren komen voor rekening van de verantwoordelijke partij. Ze kunnen dus niet ten laste
van het project geboekt worden, er zal dus door de verantwoordelijke partijen afzonderlijk interne dekking gezocht moeten
worden.
Kosten welke niet tot het project behoren zijn overeenkomstig de niet-subsidiabele kosten in de kompasbeschikking.
Niet project kosten zijn oa. Bouwrente Leges vergunningen Taxatie- en makelaarskosten Overdrachtskosten
Gerechtskosten boetes.
Tevens zijn alle voorwaarden van de kompasbeschikking van toepassing.
Overige bepalingen/ opmerkingen:
In de bestekken dient te worden opgenomen dat loon- en brandstofprijzen met verrekenbaar zijn.
De projectmanager kan ten alle tijde aanvullende voorwaarden opstellen
Per 1 januari 2003 wordt het BTW-eompensatiefonds waarschijnlijk ingevoerd. De invoering van dit fonds kan aanlei
ding zijn tot aanvulling of wijzing van dit protocol. De aanvulling en/of wijziging van het zal voor een fiscale toetsing
worden voorgelegd aan een externe deskundige.
De gegenereerde rente op het project wordt in eerste instantie gebruikt ter dekking van de accountantskosten. Eventuele
meer gegenereerde rente wordt betrokken in de afrekening zoals bedoeld in artikel 16 lid 4.
