Bedrijfsvoering in Beeld
Aanbevelingen audits in bredere context
Noties in de auditrapporten over het besturingsconcept hadden betrekking op
integraal management. Met de invoering van programmatisch werken (om
beleidsambities te realiseren) en dualisering verandert het besturingsmodel voor een
deel van de organisatie. Dat heeft weer invloed op de plannen voor
managementdevelopment en competentiemanagement.
Ditzelfde geldt voor een visie op de juridische functie en de daarvan af te leiden
taakverdeling centraal- decentraal. De in die audit genoemde aanbeveling tot het
opzetten van contractbeheer zou heel goed in samenwerking met Centrale Inkoop
opgepakt kunnen worden.
De impuls voor Centrale Inkoop (voorvloeiende uit de audit aanbestedingen) kan
gerelateerd worden aan de aanbevelingen uit een eerder doelmatigheidsonderzoek
en de taakstelling uit het collegeprogramma, de kosten kunnen gedekt worden uit
het frictiebudget.
In de audits naar de P&O-functie en Grondexploitatie wordt aandacht gevraagd
voor procesbeheersing en het beschrijven van de processen, de ao/ic. Deze zorg
geldt voor veel meer processen in de organisatie, bijvoorbeeld de procesbeheersing
binnen de afdeling belastingen.
Waar de audit op de regiefunctie geen alarmerende signalen afgaf, verdient deze
functie in de context van de organisatieontwikkeling wel extra aandacht. Hoe zal
verder vorm gegeven worden aan de relatie tussen beleidsontwikkeling en
beleidsuitvoering (al dan niet op afstand)
De in het collegeprogramma geuite wens tot een verschuiving van beleid naar
strategie en uitvoering heeft gevolgen voor competentiemanagement. Verwacht
wordt dat met het sturen op competenties een deel van deze verschuiving
gerealiseerd kan worden. Naast competentiemanagement wordt in het (nu nog
conceptnota) Personeelsbeleid 'prestatiesturing' geïntroduceerd. Dit zal
raakvlakken hebben met het bedrijfsplan uit de P&C-cyclus.
Naast de aanbevelingen in de audit, liep al een 'intern traject' als gevolg van de
risicoanalyse. In dit traject worden de meest ernstige risico's uit de inventarisatie
beheersbaar gemaakt door het treffen van maatregelen. Dit traject zal voortgezet
moeten worden zodat ook voor de risico's uit de overige categorieën oplossingen
gevonden worden.
Begrenzing van het bedrijfsvoeringprogramma
Bovenstaande noties leiden tot het inzicht dat structuur en samenhang moeten worden
aangebracht in alle acties die voortvloeien uit de (breder getrokken) aanbevelingen en
daarmee samenhangende initiatieven. Aangezien het voorliggende plan van aanpak in
eerste aanleg zijn oorsprong vindt in de uitkomsten van de zelfanalyse, bevat het plan
een sterke focus op risicobeheersing.
Vervolgens zijn een tweetal projecten toegevoegd. De invoering van gebiedsgericht
werken, welke moet leiden tot het realiseren van een taakstelling heeft sterke
raakvlakken met aanpassingen in de onderlinge coördinatie en kan daarom niet los van
de bedrijfsvoering opgepakt worden. Datzelfde geldt voor het tweede project, het
versterken van klant- en vraaggericht werken.
Later kan. gefaseerd in de tijd, bezien worden in hoeverre andere lopende
verbeteringsacties (een eerste inventarisatie telde meer dan 100) ingepast kunnen
worden binnen het bedrijfsvoeringprogramma en op welke wijze nadere prioritering
plaats kan vinden. Dit speelt onder andere voor het bedrijfsplan O&I. Veel
informatiseringprojecten hebben overlap met de projecten uit voorliggend plan van
aanpak; verbetering en beheersing van de vele processen, ondersteuning planning
Bedrijfsvoering in Beeld
control, informatiebeveiligingsbeleid. Afstemming is hier van groot belang, daar wordt
bij de planning en bemensing van de projecten rekening mee gehouden. Vooralsnog is
niet gekozen voor het integreren van de circa 50 projecten uit het bedrijfsplan O&I
omdat de aansturing daarvan op zich goed geregeld is. Wel wordt uiteraard gezorgd
voor een programmatische afstemming tussen de O&I-activiteiten en de projecten van
dit bedrijfsvoeringprogramma. Ook de ontwikkelinitiatieven met betrekking tot het
vraaggestuurde werken (ontwikkeling dienstverlening ca) maken, om dezelfde redenen
als hierboven aangegeven m.b.t. het O&I-domein, vooralsnog geen deel uit van het
onderhavige programma. Ook voor dit ontwikkeltraject geldt dat inhoudelijke
afstemming zal plaats vinden via de besturingslijnen van de in dit plan van aanpak
geschetste projectorganisatie.
Naast de inhoudelijke afstemming spelen nog meer criteria voor de prioritering van de
projecten en de activiteiten daarbinnen. Deze ciriteria betreffen de vraag of het om
bedrijfskritische processen gaat, de benodigde capaciteit, risico's en de bijdrage aan het
in control brengen van de organisatie. De overal-afweging zal in samenspraak met de
sectoren gemaakt worden. Het totale pakket en de prioritering daarbinnen zal
vervolgens door de directieraad geaccordeerd worden.
Van risico-analyse naar risicomanagement
In de commissie vergadering van 19 juni j.l. waarin de uitkomsten van de audits
gepresenteerd werden, zijn naast een plan van aanpak ook de uitkomsten van de
'Strategische Risico Analyse' toegezegd. Dit betreft een top-down analyse die het
college samen met de directieraad heeft uitgevoerd onder begeleiding van het
adviesbureau Deioitte en Touche. Daarbij waren een aantal van de doelstellingen uit het
collegeprogramma uitgangspunt.
Deze analyse heeft ertoe geleid, dat het college besloten heeft in de
programmabegroting 2004 per programma aandacht te besteden aan de daaraan
verbonden risico's en zo nodig de maatregelen, die daarop genomen moeten worden, in
beeld te brengen. De ambtelijke en de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor ieder
programma, respectievelijk een programmamanager en een programmawethouder
neergelegd, omvat ook de verantwoordelijkheid voor de risico's en het nemen van
maatregelen.
Met het benoemen van de risico's in de programmabegroting kan de risicoaanpak een
structureel karakter krijgen.
Een afgewogen opsomming van deze risico kunnen we nu nog niet presenteren omdat
een en ander nu nog niet voldoende is uitgekristalliseerd. Wel ontvangt u binnenkort de
rapportage van Deioitte en Touche met daarin de resultaten van de Strategische Risico
Analyse.
