Bedrijfsvoering in Beeld
kennisinfrastructuur van het middelbaar en hoger
beroepsonderwijs kennisstad)de sterke dienstensector
kantorenstad) en de centrumfunctie voor zorgdiensten (cure
en care
Om deze strategische concepten te kunnen realiseren wordt
daarnaast prioriteit gegeven aan het versterken van het
woningaanbod en de bereikbaarheid van de stad.
Van andere orde, maar evenzeer randvoorwaardelijk voor het
realiseren van de ambities, zijn een solide financieel
beleid en -beheer van de gemeentelijke organisatie en een
gezonde en efficiënte bedrijfsvoering.
De kwaliteit van de dienstverlening aan burgers tenslotte
moet beter, zo is opgetekend in Werk in Uitvoering.
Hoe staan we ervoor?
Als we kijken naar de ruimte die er is tussen ambities en
de mogelijkheden van de organisatie (is deze toegerust?),
dan is er bovenal Werk aan de Winkel. Recente
organisatieonderzoeken" tonen dat ook aan.
Het is noodzakelijk om het besturingsconcept te
actualiseren, als gevolg van de dualisering en in verband
met het programmatisch en projectmatig werken. De
organisatie is nu nog te veel verkokerd en de centrale
regie en de 'soft controls' moeten versterkt worden.
Om het P&C instrumentarium beter aan te laten sluiten bij
de primaire processen, moet het verband tussen meerjarige
visie en dagelijkse activiteiten duidelijker gelegd worden.
Het ziekteverzuim vraagt om aandacht, evenals het afmaken,
verankeren, borgen en monitoren van initiatieven.
Bovendien moeten we meer aandacht besteden aan de
(financiële; haalbaarheid van nieuw beleid.
De belangrijkste opdracht is wellicht net op alle fronten
verhogen van de procesbeheersing.
Enerzijds zal de komende tijd dus veel energie en aandacht
nodig zijn om de organisatie in control te krijgen en om
deze "op maat" te maxen voor de politieke ambities (de blik
naar binnen), terwijl anderzijds een meer externe
oriëntatie op burgers, belangengroeperingen en partners
gewenst is en het organisatievermogen vergroot moet worden.
Dat is een lastig gegeven, waarin voortdurend naar balans
gezocht zal moeten worden. We moeten zorgen dat we niet
teveel tegelijk te willen.
- Risico-inventarisatie, Audits, Rapport Weinreich, Nota
Weggemans
26
Bedrijfsvoering in Beeld
Uit een grove inventarisatie van initiatieven, die nu lopen
ter verbetering van de bedrijfsvoering, blijkt dat dit er
(rijp en groen) al meer dan 100 zijn. Dat is dus niet
werkbaar. Hier is prioritering en centrale regie geboden.
Leidende principes
Leidraad daarbij zijn wat ons betreft de volgende
principes
1. De activiteiten om de bedrijfsvoering te verbeteren
moeten zich met name richten op de omissies die uit o.a.
de audits pregnant naar voren zijn gekomen
2. We moeten van buiten naar binnen blijven redeneren,
vanuit de burger en vanuit de inhoudelijke
doelstellingen: deze bepalen de agenda.
3. Met alleen de systemen of structuren en
(mandaatregelingen redden we het niet: het zijn de
mensen die het moeten doen, zij moeten hun
verantwoordelijkheid (kunnen) nemen en over de benodigde
middelen en competenties beschikken. In die mensen
moeten we dus investeren.
4. We steppen met taken waarvoor geen lijnopdracht is
gegeven en we stoppen met projecten die niet binnen de
stadsvisie passen.
5. Aan de initiatiefase van projecten en
(beleidsontwikkelingsactiviteiten moet meer aandacht
worden besteed. De rollen van opdrachtgever en
opdrachtnemer moeten beter gespeeld worden (steeds de
vraag: waarom zouden we dit doen) en er moet vooraf meer
aandacht besteed worden aan de (financiële) haalbaarheid
van beleid.
6. Om toch onverwachte vraagstukken op te kunnen pakken
(beleidsinitiatieven vanuit de raad, politieke
actualiteit) moeten we voor onszelf enige vrije ruimte
creëren
7We bevorderen een verschuiving van beleid naar strategie
en uitvoering: de laag tussen strategische kaders en
uitvoeringsplannen proberen we zoveel mogelijk te
vermijden. "Beleid" komt dan werkende weg (in interactie
met de omgeving) tot stand, binnen de kaders die daaraan
vooraf gesteld zijn.
8. We blijven vasthouden aan de lijn dat we zoveel mogelijk
iitvoering op afstand van de organisatie plaatsen en ons
concentreren op regievoering.
Om kort te gaan (poging tot motto)
De samenleving cepaait onze agenda.
Mensen ons succes.
Beleid ontstaat, wordt niet geschreven.
Resultaten staan centraal.
27
