1.2.2 AO/IC
P&O
Het beschrijven van de werkprocessen op het gebied van P&O
waardoor helderheid ontstaat in de onderlinge taakverdeling tussen
integraal managers en P&O-afdelingen. Dit moet leiden tot uniformering
van handelen, waarbij wel altijd de mogelijkheid moet bestaan voor
maatwerk.
Grondexploitatie
Het vastleggen van de administratieve organisatie en interne controle
ten aanzien van de diverse processen rondom projecten en het uitdragen
daarvan in de organisatie, waardoor de betrokkenheid en houding van het
personeel in de organisatie professionaliseert en zorgt voor helderheid en
eenduidigheid in de te volgen procedures. Tevens wordt hierdoor de
integraliteit op dienstniveau, maar ook op ambtelijk niveau, verbeterd.
Verder dient interne controle plaats te vinden bij de totstandkoming
van de hercalculaties en de notitie egalisatiereserve grondexploitatie.
-> deelproject 3B procesbeheersing Grondexploitatie
Juridische functie
De mandaat- en delegatieregeling van de gemeente Leeuwarden laten
aansluiten op de taakverdeling zoals deze reeds in de inventarisatiematrix
is vastgelegd, voor zover de taken niet formeel door het College, de Raad
of de burgemeester worden uitgeoefend.
Aanbestedingen
Het vaststellen van de grenzen van bevoegdheden van het integraal
management.
Het vaststellen dat voor alle aanbestedingen boven een bepaald
drempelbedrag te allen tijde de afdeling centrale inkoop moet worden
ingeschakeld.
1.2.3 Planning Control
P&O
De bedrijfsplannen en managementrapportages van de sector P&O-
advies moeten gaan fungeren als sturings- en verantwoordingsinstrument
ter beheersing van de vraag en inhoud van de P&O-diensten. Ten
behoeve van de managementrapportages moeten factoren worden
benoemd waarop sturing en verantwoording kan plaatsvinden en deze
factoren worden tevens vermeld in het bedrijfsplan.
Grondexploitatie
Het verder uitwerken en implementeren van de opgezette initiatieven
voor de P&C-cyclus rond projecten.
Het opstellen en vaststellen van de notitie egalisatiereserve en de
jaarlijkse (her)calculaties inpassen in het jaarrekeningtraject.
-> deelproject 3B procesbeheersing Grondexploitatie
Juridische functie
Het aangeven van duidelijke prestatie-indicatoren met betrekking tot
de kwaliteit van de juridische dienstverlening waaraan sectormanagers
moeten voldoen. Deze indicatoren dienen daarnaast alle overige aspecten
van de gemeentelijke bedrijfsvoering te behelzen en niet alleen financieel
of kwantitatief te zijn.
Het op directie- en concernniveau actief monitoren in hoeverre
prestatie-indicatoren worden bereikt.
Het door de juridische controlfunctie laten opstellen en uitvoeren van
een auditplan per sector om de stand van zaken in kaart te brengen met
betrekking tot de beheersing van de juridische aspecten van de
dienstverlening.
Inventariseren welke informatie benodigd is om te kunnen sturen op
het gebied van juridische aspecten van de gemeentelijke dienstverlening
en inbedden in de managementrapportage.
Aanbestedingen
Het door directie en op concernniveau monitoren in hoeverre
sectormanagers binnen de kaders van hun bevoegdheden blijven. Dit kan
door middel van een steekproef op de afgesloten aanbestedingen door de
(concern)controller of door het regelmatig laten uitvoeren van een audit
op de aanbestedingsprocedures door een interne auditafdeling (binnen de
concernstaf) of door de externe accountant. Een andere mogelijkheid is
het verplicht inschakelen van de afdeling centrale inkoop voor
aanbestedingen boven een bepaald bedrag. Dit biedt een extra waarborg
voor het management dat de juiste procedures worden gevolgd.
-> project 5 Professionalisering Centrale Inkoop
Bedrijfsvoering in Beeld
-> deelproject 3B procesbeheersing P-fundie
Reeds uitgevoerd
-> project 5 Professionalisering Centrale Inkoop
Bedrijfsvoering in Beeld
-> deelproject 3B procesbeheersing P-functie
-> deelproject IB verbeteren P&C-cyclus
-> project 6 Versterken juridische functie
