1.2.3.1 Opdrachtgever/opdrachtnemer relaties
1.2.3.2 Contractbeheer
Het op centraal niveau archiveren van alle lopende contracten.
Vervolgens voor al deze contracten inventariseren wat het doel is, wie de
betrokkenen zijn, de datum van afgifte is, de looptijd, de datum van
beëindiging en omvang.
1.2.3.3 Contract formats
In contracten met externe partijen (in het kader van de regierelatie
van de gemeente) bepalingen opnemen dat van het totale takenpakket
tevens onderdeel uitmaakt het informeren over trends, ontwikkelingen en
signalen vanuit het veld.
In contracten opnemen van prestatie-afspraken. Wederzijdse
verplichtingen zoveel mogelijk concretiseren, zodat duidelijk is wat er
moet worden gedaan, wie het doet en het tijdstip waarop.
In het contract voorwaarden zoveel als mogelijk trachten op te nemen
dat de gemeentelijke financiering gekoppeld is aan de te leveren
prestaties. De prestaties moeten daarvoor helder, duidelijk en meetbaar in
het contract zijn geformuleerd.
In het contract voorwaarden opnemen dat bij het niet nakomen van
verplichtingen de gemeente als opdrachtgever bevoegd is over te gaan tot
sanctionering.
Interne opdrachtgever/opdrachtnemerrelatie formaliseren door middel
van een contract of service level agreement. Onderdeel van de service
level agreement kan onder meer zijn het vaststellen van
competentieprofielen van medewerkers die moeten worden ingezet en
een regeling in geval van uitval.
1.2.3.4 Contract herziening
Het contract herzien met BV Sport. Een jaarlijkse
prestatieovereenkomst is een goed instrument om steeds betere
voorwaarden te stellen waaronder de uitvoering en prestaties door BV
Sport worden verricht. In het nieuwe contract de gewenste prestaties
helder, eenduidig en meetbaar formuleren. Verder in het contract
aanvullende bepalingen opnemen over:
de gereedstelling;
de effectmeting;
het koppelen van de prestatie-indicatoren aan het kostenniveau en
de jaarlijkse subsidieafrekening;
subsidiëring uitdrukkelijk koppelen aan de prestaties die voor de
gemeente worden verricht. Dit laatste betekent dat BV Sport de gemaakte
kosten moeten kunnen verantwoorden.
In contracten bepalingen opnemen dat de P&C-cyclus van
opdrachtnemers synchroon loopt met die van de gemeente.
1.3 Structuur
1.3.1 Besturingsconcept
Het integraal management model duidelijk definiëren, waarbij het
aangeven van de grenzen aan de bevoegdheden van managers een zeker
onderdeel moet zijn.
Grondexploitatie
Zowel voor sectorhoofden als teamleiders als voor projectleiders
moet de rol van de projectentafel duidelijk zijn.
1.3.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Juridische functie
De juridische control een duidelijke plaats geven en neerleggen bij
een van de centrale afdelingen. Dit kan in de vorm van een aparte functie
van juridisch controller, of door het benoemen van de taak en het
verstrekken van de opdracht aan een afdeling.
Het opstellen van uniforme criteria waarmee de aard van de
werkzaamheden bepaald kan worden. Op deze wijze kan een risicoprofiel
worden opgesteld dat, mede aan de hand van audits, up-to-date gehouden
kan worden en relevante managementinformatie kan verschaffen.
Regierelatie
Het benoemen en daarmee verduidelijken van de taakverdeling tussen
opdrachtgever en opdrachtnemer. Met name bij die regierelaties waar
door de gemeente is bepaald dat opdrachtnemer ontwikkelingen op het
gebied van wet- en regelgeving moet volgen en de regiefunctionaris
daarvan op de hoogte moten stellen. Van belang is dan dat er voor beide
partijen duidelijkheid wanneer en hoe deze kennis wordt overgedragen.
Het intern beleggen van verantwoordelijkheden, ook in het geval van
uitval.
1.4 Cultuur
1.4.1 Communicatie
P&O
De sector P&O (bestaande uit P&O-advies en het mobiliteitscentrum)
communiceren op heldere en duidelijke wijze de onderlinge
taakverdeling richting het management en de medewerkers.
Besturingsmodel
Bedrijfsvoering in Beeld
-> project 5 Professionalisering Centrale Inkoop
-> project 6 Versterken juridische functie
-> project 7 Regiefunctie Sport
-> project 5 Professionalisering Centrale Inkoop
-> deelproject 2B Competentiemanagement
-> project 7 Regiefunctie Sport
36
Bedrijfsvoering in Beeld
-> deelproject!A bijstelling besturingsmodel
-> deelproject 3B procesbeheersing grondexploitatie
-> project 6 Versterken juridische functie
-> project 4 ontwerp en implementatie systeem voor risicomanagement
-> project 7 Regiefunctie Sport
Deelproject 3B procesbeheersing P-functie
37
