Blad 104
de inrichting en verbetering van de interne (management)
informatievoorziening
Gegevensbeheer, basisregistraties
Een goed gegevensbeheer is de basis voor een goede informatievoorziening.
De kwaliteit van onze gegevenshuishouding, in termen van efficiency,
consistentie, volledigheid, actualiteit en beschikbaarheid, moet omhoog. We
zullen daarom de komende jaren een aantal basisregistraties realiseren
(eenmalige opslag, meervoudig gebruik), waaronder een bedrijvenregister
Daarnaast zullen we een centraal adressenbestand inrichten, zodat het
huidige grote aantal adressenbestanden sterk gereduceerd kan worden. Ook
introduceren we een systeem voor gegevensuitwisseling tussen verschillende
gegevensbestanden. Een en ander zal een grote inspanning van de organisatie
vragen, alsmede investeringen in hard- en software. In eerste instantie is
235.000 benodigd, in 2004 167.000 en vanaf 2005 structureel 107.000.
Geografische Informatie Voorziening
Het ontwikkelen van de geografische informatievoorziening, inclusief
beheersorganisatie, is nodig om gegevens integraal en laagdrempelig te
kunnen ontsluiten via een kaart. Medewerkers en klanten van de gemeente
kunnen dan door te klikken op een perceel, alle relevante administratieve
gegevens op het scherm 'toveren'Ook zal het op termijn mogelijk zijn om
bijvoorbeeld busroutes af te zetten tegen de locaties van bejaardenhuizen.
Met een goed geografische informatiesysteem kunnen dus veel activiteiten
van de gemeente ondersteund worden, van beleidsontwikkeling tot
dienstverlening. Met name ook de handhavingstaken (bodemvervuiling,
horecagelegenheden, bedrijven met gevaarlijke stoffen) kunnen er beter door
vervuld worden.
We hebben op dit gebied een achterstand in te halen. In eerste instantie is
een investering van 562.000 nodig. Daarna jaarlijks een bedrag van
ongeveer 251.000, terwijl op termijn (ingaande 2006) 210.000 kan worden
bespaard op personeelskosten.
Workflow Management en Documentair Informatie Systeem
Echt uitgaan van de klantvraag betekent veel. Het blijft niet beperkt tot
het deel van de organisatie dat producten aflevert, maar heeft ook impact
op bijvoorbeeld onze handhavende taken. Wanneer de naleving van een
milieuvergunning wordt gecontroleerd, moeten de controleurs wel beschikken
over de meest recente vergunning die in de frontoffice is afgegeven. De
rechterhand moet weten wat de linkerhand heeft gedaan en andersom. Zoveel
mogelijk processen moeten gebruik maken van dezelfde gegevens en alle
gegevens van die ene klant moeten in de hele organisatie (indien gewenst)
beschikbaar zijn. Dat betekent weer dat archieven (documenten)
gedigitaliseerd beschikbaar moeten komen. Eerder al besloten wij daarom te
investeren in een document en workflow management systeem. Deze vorm van
digitalisering van documenten is overigens ook randvoorwaardelijk voor het
elektronisch aanbieden van diensten. In 2002 is de belangrijkste (digitale)
infrastructuur neergelegd. Vanaf 2003 wordt die investering benut in
vervolgprojecten, waarbij geleidelijk aan steeds meer processen van de
gemeente gedigitaliseerd worden.
Bedrijvenloket en klantrelatiesysteem
We gebruiken de kennis over vraagpatronen die al door anderen is
ontwikkeld, maar we zullen ook zelf systematisch informatie over de
Blad 105
vraagpatronen van de klant gaan verzamelen. Daartoe introduceren we een
systeem waarmee de klantcontacten bijgehouden kunnen worden, een C(ustomer)
R(elation) M(anagement) Systeem. We doen dit allereerst in de vorm van een
pilot voor het Bedrijvenloketin samenwerking met onder meer de Kamer van
Koophandel
Innovatie van de werkplekken
Beleidsmedewerkers werken steeds vaker wisselend thuis, in de stad of op
kantoor. Binnen het stadskantoor ontstaat behoefte aan verschillende
soorten werkplekken, om samen te werken, om geconcentreerd te werken, om te
netwerken. Dit alles moet met professionele ICT voorzieningen ondersteund
worden. Gelukkig helpen onze goed ontwikkelde IT infrastructuur en de hoge
mate van standaardisatie die al tot stand is gekomen ons daarbijNu al
kunnen medewerkers overal in het standskantoor inloggen op het netwerk.
Voor begin 2003 staat de vervanging van de telefooncentrale op de planning.
Daarbij wordt rekening gehouden met innovatieve werkplekconcepten. Vaste
telefoons behoren snel tot het verleden. Overigens zal ook de ICT
ondersteuning zich moeten uitbreiden tot buiten kantoortijden, wil men
medewerkers en bestuur goed kunnen bedienen.
Informatiefunctie
Om synergievoordelen te behalen en meer vaart te kunnen maken wordt op het
gebied van de informatievoorziening nu al nauw samengewerkt over de
dienstgrenzen heen en wordt één jaarplanning gemaakt. Wanneer de
dienstgrenzen in de nabije toekomst verdwijnen en steeds vaker in ad hoe
verbanden zal worden samengewerkt, ligt het helemaal voor de hand om één
duidelijk punt voor de informatievoorziening en de beleidsontwikkeling op
dat gebied te creëren in de organisatie. In 2003 werken we daar naar toe.
Microsoft licenties
Door een wijziging in het licentiebeleid van Microsoft komt ook de gemeente
Leeuwarden voor het voldongen feit van hogere kosten te staan. Net als
vrijwel alle organisaties, instellingen en bedrijven in Nederland en de
rest van de wereld die gebruik maken van deze kantoorsoftware. Door goed
onderzoek te doen naar de verschillende opties hebben wij een voor
Leeuwarden optimaal contract af kunnen sluiten. Onder de uitzettingen is de
daardoor veroorzaakte kostenstijging meegenomen.
