Bijlage 1:
Communicatie en periodiek overleg
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2016.
Uit het oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren.
In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de
accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.
7
Aantal
Toelichting
per jaar
Presidium
De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. Het presidium is
het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering.
Met het presidium zal voorafgaand aan de controle een overleg
plaatsvinden om te komen tot een afstemming inzake de nadere
invulling van de controle-opdracht. Wellicht kan dit worden
gecombineerd met het pre-audit gesprek dat ambtelijk wordt gevoerd.
Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen
tussentijds worden teruggekoppeld naar het presidium. Daarnaast
kunnen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het
concept en definitief rapport van bevindingen) worden besproken in het
presidium.
Griffier
Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking (ook als
lid van de commissie). Informeel voortgangsoverleg naar behoefte.
Financieel management
Minimaal
drie
Het financieel management is voor de accountant het eerste
aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit
gesprek, de bespreking van de interim-controle en van de
eindejaarscontrole. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor
tussentijdse voortgangsgesprekken
Clusters
PM
Binnen de clusters zal, in het kader van de controle, nader overleg van
toepassing kunnen zijn met de clustercoördinatoren en verantwoorde
lijken voor de relevante primaire processen.
Portefeuillehouder
Financiën
Minimaal
een
Na interim- en/of eindejaarscontrole.
College van burgemeester
en wethouders en
gemeenteraad
PM
Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van het
college en de gemeenteraad
